MANAGEMENT SUPPORT OFFICER (m/v/x)

Jobinhoud

Voor het versterken van de  directie Judicial & Legal Sources – dienst Belgisch Staatblad , zijn wij op zoek naar een Nederlandstalige collega.

Als coördinator de dossiers en activiteiten in de dienst(en) van de manager opvolgen en coördineren teneinde te waarborgen dat ze afgewerkt worden in overeenstemming met de richtlijnen, termijnen en kwaliteitsvereisten en bij te dragen tot de goede werking van de directie.

Voorbeeld van taken

• Het bewaken van de circulatie van dossiers: centraliseren, distribueren, enz
• Het bewaken van deadlines, procedures, kwaliteit, vorm, enz
• Het voorbereiden, analyseren, controleren, bespreken van dossiers en missies
• Rapporteren aan de manager, medewerkers, en diensten
• Coördineren en volgen van missies die gezamenlijk uitgevoerd worden door meerdere diensten of eenheden onder leiding van de manager, en zorgen voor gecoördineerde acties

Als intern adviseur het management adviseren over de organisatie van de dienst(en) en/of het vakdomein

Teneinde de besluitvorming te vergemakkelijken en bij te dragen tot een efficiënt beheer van de directie.

Voorbeeld van taken

• Het geven van schriftelijke en mondelinge adviezen bij het opstellen van strategische en operationele plannen en/of bij de uitvoering daarvan
• Het leveren van advies over dossiers, het behandelen van dossiers, het beantwoorden van diverse vragen (van de strategische eenheid,
• parlementaire vragen, enz.)
• Het ondersteunen van de manager bij het implementeren van nieuwe methoden en technieken
• Het volgen van relevante wet- en regelgeving en/of andere technische aspecten, en zo nodig het opstellen van regelgeving

Als organisator verschillende evenementen en vergaderingen op initiatief van de manager voorbereiden en coördineren teneinde ze vlot te doen verlopen.

Voorbeeld van taken

• Vergaderingen plannen en organiseren (zoals locatie regelen, uitnodigingen versturen, materiaal voorzien)
• Verslagen maken van interne en externe vergaderingen
• Actiepunten opvolgen en zorgen dat ze uitgevoerd worden
• Documenten en agendapunten verzamelen en verspreiden
• Interne communicatie verzorgen over geplande vergaderingen en overlegmomenten

Als administratief beheerder complexe administratieve taken uitvoeren en/of de medewerkers van het secretariaat voor een directie of organisatie van minder dan 200 personen aansturen teneinde

de manager op administratief vlak te ondersteunen.

Voorbeeld van taken

• Het waarborgen of delegeren van het opvolgen en verspreiden van correspondentie en dossiers
• Het coördineren van secretariaatswerkzaamheden
• Het opstellen van verslagen van interne en externe vergaderingen
• Het organiseren van vergaderingen

Als contactpersoon optreden voor de diensten en de interne en externe communicatie bevorderen teneinde

de informatie-uitwisseling te verzekeren en de activiteiten of verwachtingen op elkaar af te stemmen.

Voorbeeld van taken

• Het verzamelen van informatie, deze filteren en verspreiden binnen de dienst
• Fungeren als contactpersoon voor het management en andere diensten
• Het ondersteunen van interne en externe communicatie en het ontwikkelen van relaties en netwerken

Als kennisbeheerder zijn/haar kennis ontwikkelen en op de hoogte blijven van de praktijken en tendensen in het vakdomein en aanverwante domeinen teneinde de procedures, werkprocessen en methodes in de dienst(en) continu te verbeteren.

Voorbeeld van taken

• Het deelnemen aan werkgroepen, informatiesessies, opleidingen, netwerkmomenten, enz.
• Het volgen van de wetgevende ontwikkelingen in het vakgebied
• Het delen van verworven kennis met medewerkers en betrokkenen
• Het deelnemen aan projecten en ontwikkelingen binnen het eigen vakgebied
• Ingrijpen bij de meest complexe dossiers en vraagstukken

Als projectleider op basis van de informatie die bij de betrokken partijen werd verzameld de doelstellingen en een concreet actieplan voor een (sub)project van beperkte complexiteit bepalen teneinde het project maximaal af te stemmen op de behoeften van de klanten.

Voorbeeld van taken

• Bepalen van de procedure van het (deel)project en de tijdsplanning in functie van het gedefinieerde resultaat
• Plannen van de uitwerking, begeleiding en de realisatie van projecten op middellange en lange termijn met behulp van een voorafgaande
• haalbaarheidsstudie opdat de directie het businessplan van de projecten kan bepalen (de beperkingen, de uitvoeringstermijnen, de nuttige
• hulpmiddelen, het te bereiken resultaat, enz.)
• Opvolgen en controleren van de realisatie van het project, het vragen van akkoorden aan de directie binnen de grenzen van het toegewezen
• mandaat (projectplan) en toezien op het resultaat van de projecten op administratief, juridisch en financieel vlak
• Meewerken aan de evaluatie van de projecten

Werkgever

Er is 1 vacature bij de dienst Belgisch Staatsblad van de Directie ‘Judicial & Legal Source’  van de Team Support . Deze dienst bevindt zich op de Simon Bolivarlaan 30 (Bolivar30) te Brussel, vlakbij het treinstation Brussel-Noord.

Het Belgisch Staatsblad publiceert en verspreidt de officiële publicaties en overheidspublicaties en verzorgt daarnaast ook de consolidatie van de wetgeving.

De modernisering van het Belgisch Staatsblad speelt een essentiële rol in de democratische transparantie, door te garanderen dat burgers, bedrijven en overheden toegang hebben tot officiële publicaties en de geldende wetsteksten.

De verschillende officiële publicaties en databanken moeten aan een hoog kwaliteitsniveau voldoen en toegankelijk zijn voor de burger.

De directie ‘Judicial & Legal Sources’ staat in voor het beheer van de gerechtelijke en wettelijke bronnen die afhangen van de FOD Justitie.

Ze staat met haar ondersteuningsopdracht ten dienste van de overige directies van het DG Team Support, de andere directoraten-generaal van de FOD en ook de burger, met name door

• de coördinatie, verwezenlijking en follow-up van projecten;
• de beschrijving en verbetering van de klantendiensten;
• de omschrijving en optimalisering van de interne processen;
• de invoering en ontwikkeling van de interne controle;
• de opmaak van boordtabellen voor een goed performance management;
• de uitwerking, uitvoering, begeleiding en follow-up van een actieplan voor verandering in het verlengde van het Redesign-project van de FOD Justitie.

Het DG Team Support wil zich voor zijn klanten een betrouwbare partner tonen bij de verwezenlijking van hun opdrachten door advies, begeleiding en oplossingen aan te reiken in overeenstemming met de wetgeving en volgens de beste kwaliteitsstandaarden.

Het DG Team Support stelt alles in het werk om alle actoren van de FOD Justitie en van de rechterlijke orde te ondersteunen als betrouwbare partner.  Die ondersteuning situeert zich voornamelijk binnen de domeinen die betrekking hebben op

• het aankoopbeleid (Procurement);
• het gebouwenbeheer (Building & Facilities);
• de juridische ondersteuning, onder andere via het Centraal Strafregister, het Belgisch Staatsblad en andere gegevensbanken (Judicial & Legal Sources);

het beheer van het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken, de gerechtskosten en de subsidies (Partners).

De FOD Justitie biedt zijn 27 000 medewerkers een aangename werkomgeving en een bedrijfscultuur die gericht is op de burger maar ook op de eigen medewerkers.

Samen zetten al deze medewerkers zich dagelijks in voor een betere justitie.

De verscheidenheid aan jobs, de uitdagingen en de talrijke loopbaanperspectieven dragen bij tot het welzijn van onze medewerkers. Onze organisatie legt de nadruk op kennis uitwisselen, talenten ontwikkelen en ideeën verzilveren, om samen onze doelstellingen te bereiken.

Maatschappelijk engagement is voor ons net zo belangrijk. De FOD Justitie streeft ernaar een open en moderne organisatie te zijn die meegaat met zijn tijd en rekening houdt met de veranderingen in de maatschappij. Consulteer de website van de FOD Justitie om de verschillende diensten te leren kennen.

Competenties

Vereiste diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van licentiaat, arts, doctor, apotheker, geaggregeerde van het onderwijs, ingenieur, industrieel ingenieur, architect, meester (basisopleiding van 2 cycli), erkend en uitgereikt door de Belgische universiteiten en de instellingen voor hoger onderwijs van het lange type, voor zover de studies ten minste vier jaar hebben omvat, of door een door de Staat of een van de Gemeenschappen ingestelde examencommissies.
• ​Diploma van master uitgereikt door een universiteit of een hogeschool na een masteropleiding van de 2e cyclus van ten minste 60 studiepunten.
• Getuigschrift uitgereikt aan de laureaten van de Koninklijke Militaire School en die gerechtigd zijn tot het voeren van de titel van burgerlijk ingenieur of van licentiaat/master.​​

Leeftijd:

Deze functie is toegankelijk via een startbaanovereenkomst . Een startbaanovereenkomst (of rosettacontract) is een contract van bepaalde duur dat aan jongeren van minder dan 26 jaar de mogelijkheid biedt om professionele ervaring op te doen.

Gedragsgerichte competenties

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door meningen en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je bent in staat interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier te begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening te leveren en constructieve contacten te onderhouden.
• Je geeft advies aan je gesprekspartners en bouwt op basis van jouw expertise een vertrouwensrelatie met hen op.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en neemt verantwoordelijkheid voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede motivatie en een correcte visie t.a.v. de functie is eveneens belangrijk en weegt harder door in de eindscore (2x).

Pluspunten

• Je hebt kennis van de tweede landstaal.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.

Aanbod

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur (startbaanovereenkomst) t.e.m. 31/12/2026  als Management Support Officer (Attaché - niveau A1) met de bijhorende weddeschaal NA11.

Loon

Minimum aanvangswedde: 47.363,64 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen). Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • Glijdende werkuren in een 38-uren week.
  • 26 dagen verlof en vrij tussen kerst en nieuwjaar
  • 12 dagen forfaitaire recuperatieverlof
  • Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • de mogelijkheid tot telewerk (maximaal drie dagen per week).

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • Uitgebreid opleidings- en leeraanbod
  • Uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  • Beschikken over een laptop
  • Mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • Voordelige hospitalisatieverzekering
  • Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • Mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • Voordelen en interessante aanbiedingen via Voir email sur werkenvoor.be
  • mogelijkheid tot valorisatie van relevante werkervaring
  • Allerlei sociale voordelen

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op BOSA , het portaal van het federale personeel.

Procedure

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je motivatiebrief. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.

Je wordt enkel toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden voor een  startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar). 

Interview (ongeveer 1 uur):

Er worden interviews georganiseerd, vanaf het moment dat er geschikte kandidaturen zijn. 

Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten.

Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je CV wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je het vereiste niveau behaalt. 

De procedure wordt afgesloten van zodra de geschikte kandidaat is gevonden.

Feed-back: Vanaf het moment dat je de resultaten van de test hebt ontvangen, heb je 2 maanden de tijd om een schriftelijk verslag hiervan te vragen. Je dient je aanvraag in bij de selectieverantwoordelijke die vermeld staat in de vacature waarvoor je gesolliciteerd hebt. Het verslag zal u per e-mail worden overgemaakt. 

Solliciteren

Bent u geïnteresseerd in deze functie?

Stuur dan uw CV en motivatiebrief naar Voir email sur werkenvoor.be . Vermeld "Rosetta – Management Support Officer - Rosetta" in de onderwerpregel van uw e-mail. U kunt solliciteren tot en met 20/07/2026 .

Zorg ervoor dat uw sollicitatie de volgende punten bevat:

-        uw CV en een begeleidende brief

-        een kopie van uw diploma (zie de rubriek "uw profiel")

-        uw geboortedatum

-        de juiste functietitel in de onderwerpregel en de juiste contactpersoon

Als uw sollicitatie niet volledig is, wordt deze niet in behandeling genomen.

Extra info

Diversiteitsbeleid:

De FOD Justitie voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Heeft u een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kunt u een aangepaste selectieprocedure aanvragen. Neem contact op met ons, op het moment dat u solliciteert.