Office Manager & Executive Assistant Expérimenté

Office Manager & Executive Assistant Expérimenté (H/F/X)

Référence : 000513842

Type de contrat : CDI (Permanent)

Localisation : Bruxelles Centre

Secteur : Family Office / Services Financiers

Notre client est un Family Office prestigieux situé en plein cœur de Bruxelles . Pour accompagner l'équipe de direction dans un environnement international, dynamique et exigeant, nous recherchons un Office Manager & Executive Assistant Expérimenté (H/F/X) parlant le français et l'anglais.

Rattaché directement au CEO et au CFO , votre mission principale sera double : assurer la gestion opérationnelle, logistique et administrative quotidienne du bureau, tout en offrant un support exécutif de haut niveau à la direction, avec une priorité absolue sur l'optimisation de l'agenda du CEO.

1. Executive Assistance & Support de Direction (50%)

• Gestion d'agendas complexes : Planification proactive, gestion des priorités et anticipation des contraintes du CEO.
• Gouvernance & Réunions : Organisation de A à Z des conseils d'administration, comités d'audit, comités d'investissement et réunions stratégiques (Chairman, Deal Flow).
• Logistique de voyage : Organisation complète des déplacements (vols, trains, hôtels, taxis) et gestion des salles.
• Coordination internationale : Liaison fluide avec la Personal Assistant du Chairman et les Office Managers des sites de Paris, Milan et Luxembourg.

1. Office Management & Support Opérationnel (50%)

• Intendance du bureau : Accueil des visiteurs, coordination avec le Welcome Desk, gestion du parking, catering et approvisionnement des fournitures.
• Gestion financière & RH : Encodage et vérification des factures (TVA, validations), suivi des paiements, réconciliation des cartes de crédit/frais de transport, et gestion de l'onboarding/offboarding (matériel informatique, badges, accès).
• Support administratif & IT : Suivi des tableaux de bord internes (congés, présences, frais), support aux procédures de conformité KYC et archivage rigoureux des documents légaux.

Dans le cadre de votre fonction d' Office Manager & Executive Assistant Expérimenté (H/F/X), vous disposez des qualifications suivantes :

• vous justifiez d'une expérience de minimum 10 ans en assistanat de direction auprès d'un C-level ou d'un Comité de direction , idéalement dans un environnement corporate ou financier ;
• vous maîtrisez parfaitement le français et l' anglais , à l' oral comme à l' écrit ;
• vous utilisez avec aisance Outlook ainsi que la suite Microsoft Office ( Excel , Word et PowerPoint ) ;
• vous faites preuve d'une rigueur irréprochable, d'un excellent sens de l'organisation , de proactivité , d' autonomie et gérez efficacement les priorités dans un environnement au rythme soutenu .

Dans le cadre de votre fonction d' Office Manager & Executive Assistant Expérimenté (H/F/X), notre client vous offre :

• un package salarial hautement compétitif à la hauteur de votre expertise ;
• un contrat permanent temps-plein ;
• des avantages financiers : Bonus annuel, primes, chèques-repas et frais nets ;
• des avantages matériels & vie pratique : PC et téléphone portable de fonction, remboursement des frais de transport et indemnités de télétravail ;
• santé & futur : Couverture d'assurance complète (médicale et groupe) ;
• une évolution : Accès à un large plan de formation et de développement professionnel.

Cette fonction d' Office Manager & Executive Assistant Expérimenté (H/F/X) vous intéresse ? Postulez sans plus attendre avec la référence 000513842 !

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