Executive Assistant & Office Coordinator M/V/X
Temps plein
ACTIEF
Beschrijving van de functie
As an Executive Assistant & Office Coordinator, you are responsible for ensuring smooth day-to-day operations in a complex organizational setting: Advanced calendar & priority management- Manage complex agendas across multiple stakeholders, time zones, and competing priorities
- Anticipate conflicts and proactively optimize schedules
- Act as a central point of contact between senior leadership, internal teams, and external partners
- Facilitate communication and ensure alignment across stakeholders
- Organize complex international travel itineraries (flights, accommodation, visas, meetings)
- Ensure travel plans are optimized, compliant, and aligned with business objectives
- Coordinate executive-level meetings, workshops, offsites, and large-scale events
- Handle end-to-end logistics: planning, preparation, execution, and follow-up
- Proactively monitor workflows, action points, and deadlines across multiple initiatives
- Ensure timely follow-up and flawless execution of activities
- Prepare high-quality presentations, reports, and documents with strong attention to detail
- Handle sensitive information with the highest level of discretion and professionalism
Jouw profiel
- 8 years of experience as a Management Assistant, Executive Assistant, or similar role in a complex corporate environment
- Expert multitasker, able to manage multiple priorities without losing oversight
- Remains calm, structured, and solution-oriented in high-pressure situations
- Strong organizational and planning skills, with a proactive and anticipatory mindset
- Service-minded, yet assertive and able to deal confidently with senior stakeholders
- Comfortable working in a fast-changing, international environment
- Communicate fluently in English (Dutch is a plus)
Taalvaardigheden
Frans (troef)
- Begrijpen : Vaardig - (C1)
- Schrijven : Vaardig - (C1)
- Lezen : Vaardig - (C1)
- Spreken : Vaardig - (C1)
L'offre d'emploi a été publiée il y a 12 jours
Des emplois similaires qui pourraient vous intéresserBasé sur l'offre Executive Assistant & Office Coordinator M/V/X à Belgique
- ...tijdelijke opdracht zijn wij op zoek naar een ervaren Executive Assistant & Office Coordinator. In deze veelzijdige functie zorg je voor een efficiënte... ...voor het beheren van complexe agenda's, het coördineren van communicatie tussen verschillende stakeholders en...SuggéréTravail temporaireMissionsTravail à domicilePour 3 moisTravail de bureau3 jours par semaine
- ...conflicts, and optimize priorities. Coordination in a complex ecosystem - Act as the central... ...& meeting management - Coordinate executive meetings, workshops, offsites, and large... ...8+ years of experience as an Executive Assistant, Management Assistant, or similar role...Suggéré
- ...omgeving? Hou je ervan om te plannen, te coördineren en alles achter de schermen vlot te... ...advocatenkantoor in Leuven ben ik op zoek naar een Executive Assistant die als rechterhand fungeert van een... ...en evenementen Algemene office management taken Dagelijkse administratieve...SuggéréIndépendant
- ...Nous recherchons un(e) Executive Assistant pour accompagner la Direction Générale dans la gestion... ...des projets stratégiques et la coordination des activités de l'organisation. Véritable... ...Assistant, Chief of Staff, PMO, Office Manager Senior ou Coordinateur(trice)...SuggéréTemps completTravail de jour
- ...Beschrijving van de functie Als Executive Assistant zijn jouw... ...documenten en correspondentie ; Coördineren van interne en externe communicatie... ...en documenten ; Assisteren bij het organiseren van evenementen... ...een goede kennis van MS Office-toepassingen ; Je werkt...SuggéréIndépendant
- ...appointments for senior stakeholders Coordinate travel arrangements and... ...-to-day functioning of the office Liaise with suppliers,... ...documentation, and filing systems Assist with various ad hoc projects... ...2 years of experience in an Executive Assistant, Management...
- ...remboursements TVA pour les diplomates, le personnel militaire. La société est basée sur Zaventem. Comme Diplomatic Administration Officer, vous serez en charge de : la réception des nouvelles demandes d'affiliation l'encodage la prise de contact pour compléter...Emploi contractuelTemps complet
- ...team verder te versterken, zijn ze op zoek naar een Junior Executive Assistant. In deze rol ondersteun je twee partners binnen het Tax-departement... ...het volgende profiel: Bachelor- of masterdiploma in Office Management Schoolverlater of eerste werkervaring Zeer...
- ...Beschrijving van de functie Robert Half is momenteel op zoek naar Executive Assistant (m/v/x) voor een Managing Partner. Het bedrijf is gelegen in Antwerpen . De verantwoordelijkheden van deze functie als Executive Assistant zijn: Het beheren van een complexe...Indépendant
- ...will join a dynamic team and assist one of the C-levels and his team... ...van de functie As Executive Assistant you will be responsible... ...events & meetings Office management (fleet, facility,... .....) Follow-up of projects (coordination of deadlines, administrative...
- ...directie mee opvolgen Eerste aanspreekpunt en coördinatie tussen verschillende teams Jouw profiel Jouw profiel Bachelor Office Management, Rechtspraktijk of gelijkaardig Eerste ervaring binnen een professionele of internationale omgeving is een plus...
- ...workflows efficiënt en gestructureerd verlopen. Jouw profiel Wie we zoeken Je hebt al eerdere ervaring in de rol van Executive assistant Je bent tweetalig (NL/FR) Je hebt een sterke organisatorische ingesteldheid en werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je...De longue durée
- ...agenda's en afspraken Organiseren en coördineren van vergaderingen Voorbereiden van documenten... ...ervaring binnen administratie, office management of executive support Je hebt enkele jaren ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of een gelijkaardige...
- ...looking for a full-time "Coordinator" to join its Programs... ...related to the daily coordination of some of its... ...leaders in due course . Assist with reporting and data... ...Excellent knowledge of MS Office is a strong requirement... ...strong focus on execution and results - Highly...Temps complet
- ...functie Robert Half is opzoek naar een Office Coordinator (m/v/x) voor een job in regio Berchem .... ...in een mix van office management, executive support, investeerderscommunicatie en... ...(BE & buitenland); Uitnodigen en coördineren van sprekers; Contacten onderhouden met...Temps partielFreelanceBack officeÉtrangerTravail à domicile3 jours par semaine
- ...nonsense mentaliteit met een moderne kijk op samenwerking, duurzaamheid en efficiëntie. Beschrijving van de functie Dagelijks office management en ondersteuning van het kantoor in al zijn opzichten Eerste aanspreekpunt voor bezoekers, leveranciers en collega's...
2800 € - 3200 € par mois
...clients, Robert Half est à la recherche active d'un Assistant Back Office / Office Assistant (h-f-x) parlant le français et l'anglais. Notre client est... ...de documents), notes de frais, suivi des factures, coordination avec le secrétariat social, gestion de base des...Temps completEmploi intérimBack officeÀ distance- ...Voor de verdere groei van een organisatie te Zellik, actief in de automotive, zijn wij op zoek naar een enthousiaste en gedreven Office Assistant. In deze veelzijdige rol ben je een belangrijke schakel binnen het team en combineer je administratieve ondersteuning, CRM-...
- ...en mediabedrijf in Leuven ben ik op zoek naar een veelzijdige Office Manager. In deze sleutelrol zorg je ervoor dat de dagelijkse werking... ...staan Beschrijving van de functie Als toekomstige office assistant voor dit media bedrijf in leuven luidt jouw takenpakket als...Stage
- ...Algemene administratieve ondersteuning van het management Opstellen en optimaliseren van PowerPointpresentaties Ondersteuning bij office management taken Structureren en opvolgen van interne processen Meewerken aan een efficiënte en georganiseerde werkomgeving...
- ...Beschrijving van de functie As a Facility Coordinator your responsibilities are: Act... ...workplace activities such as office moves, meeting rooms coordination. Help ensure safety and... ...sure tasks are completed on time. Assist the Facilities Manager with reporting...
- ...Beschrijving van het bedrijf Dit bedrijf is actief gelegen in Machelen. Beschrijving van de functie Als Office Assistant ben jij de spilfiguur die zorgt voor een vlotte administratieve en organisatorische werking. Heb je interesse in de deze vacature in Diegem...Travail à domicile
- ...in alles wat ze doen. Beschrijving van de functie Als Office Assistant zijn jouw verantwoordelijkheden: Beheren van de algemene... ...Ontvangen van bezoekers en fungeren als aanspreekpunt Coördineren van meetings, events en kantoorplanning Ondersteunen van...
- ...Beschrijving van het bedrijf Als Allround Office Coordinator zorg je ervoor dat alles administratief, organisatorisch en praktisch vlot... ...precisie belangrijk zijn. Beschrijving van de functie Coördineren van de dagelijkse kantoorwerking en bewaken van structuur....Emploi contractuel
2300 € - 3000 € par mois
...Robert Half est à la recherche, pour l'un de ses clients de Wavre, un Office & Community Coordinator (h-f-x) qui jouera un rôle central combinant accueil, gestion administrative et communication dans un environnement dynamique et orienté clients. Notre client est une...Salaire horaireEmploi contractuelTemps completEmploi intérim- ...jezelf in onderstaande Ervaring is mooi meegenomen, maar geen vereiste; Je kan vlot overweg met een computer en de courante Office-toepassingen; Je werkt nauwkeurig en gestructureerd ; Je bent sociaal en communicatief sterk ; Je blijft steeds...
- ...team spirit are key. Beschrijving van de functie Welcome and assist visitors, clients, and colleagues Manage incoming calls and emails Coordinate travel arrangements Order and manage office supplies Oversee meeting room planning and logistics Act as...Temps complet
- ...Beschrijving van de functie Voor onze klant in regio Zellik , actief in de automotive industrie , zijn wij op zoek naar allround office assistant die zal instaan voor een divers takenpakket: Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en externe...
- ...Beschrijving van de functie Berchem | Office + Facility | Internationale omgeving | Interim optie vast Over de organisatie... ...farmaceutische sector, is Hays Antwerpen op zoek naar een Backoffice Assistant om het team te versterken. Je komt terecht in een fijne...Emploi en CDIEmploi intérimBack office
- ...Beschrijving van de functie Willebroek | Office/Travel/Events/Facility | NL/EN/FR |... .... Jouw nieuwe functie Als Management Assistant neem je een centrale rol op binnen de organisatie... ...de CEO Je staat in voor het boeken en coördineren van meetings Je fungeert als eerste...
Voulez-vous recevoir plus d'offres d'emploi ?
S'abonner et recevoir des offres d'emploi similaires à Executive Assistant & Office Coordinator M/V/X. Soyez parmi les premiers à postuler !
Recherches connexes