Executive Assistant H/F/X

Nous recherchons un(e) Executive Assistant  pour accompagner la Direction Générale dans la gestion quotidienne, le pilotage des projets stratégiques et la coordination des activités de l'organisation.

Véritable partenaire de confiance du dirigeant, vous jouez un rôle clé dans l'organisation, la priorisation et le suivi des dossiers à fort enjeu.

Vous transformez les échanges et les orientations stratégiques en plans d'action concrets, structurés et suivis.

Ce poste s'adresse à une personne autonome, rigoureuse et capable d'évoluer dans un environnement exigeant, dynamique et en constante évolution.

Vos responsabilités : 

Support stratégique à la Direction Générale

• 
  Gérer et optimiser l'agenda du dirigeant.
• Préparer les réunions stratégiques et les dossiers décisionnels.
• Assurer le suivi des priorités et des actions décidées.
• Produire des notes, rapports, présentations et documents de synthèse.
• Anticiper les besoins de la Direction et proposer des solutions adaptées.

Gestion de projets et coordination transversale

• 
  Élaborer et suivre les rétroplannings.
• Mettre en place des tableaux de bord et indicateurs de performance.
• Coordonner les différents intervenants internes et externes.
• Assurer le suivi des échéances et des projets stratégiques.
• Identifier les risques, proposer des mesures correctives et assurer les relances nécessaires.

Gestion administrative

• 
  Organiser et gérer la documentation.
• Préparer les rapports, comptes rendus et présentations.
• Assurer le suivi administratif des dossiers.
• Veiller à la qualité, à la conformité et à la confidentialité des informations.

Gouvernance et suivi institutionnel

• 
  Organiser les réunions du Conseil d'administration.
• Préparer les convocations et les ordres du jour.
• Constituer les dossiers préparatoires.
• Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions.

Soutien financier et administratif

• 
  Participer au suivi budgétaire.
• Contrôler les pièces administratives et justificatives.
• Collaborer avec les partenaires comptables et financiers.
• Contribuer à la préparation des prévisions budgétaires.

Profil

Expérience

• 
  Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction similaire.
• Expérience obligatoire auprès d'un CEO, Directeur Général, haut dirigeant ou membre de comité exécutif.
• Une expérience en tant qu'Executive Assistant, Chief of Staff, PMO, Office Manager Senior ou Coordinateur(trice) Exécutif(ve) constitue un atout majeur.

Compétences techniques

• 
  Excellentes capacités rédactionnelles.
• Très bonne maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion de projets.
• Capacité à produire des documents administratifs, stratégiques, financiers et institutionnels.

Langues

• 
  Français : niveau natif ou équivalent.
• Anglais : excellente maîtrise écrite et orale.
• La connaissance du néerlandais constitue un atout.

Qualités recherchées

• 
  Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.
• Excellente capacité d'organisation et de priorisation.
• Forte autonomie et esprit d'initiative.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs projets simultanément.
• Intelligence situationnelle et sens politique.
• Esprit critique et capacité à challenger la Direction lorsque nécessaire.
• Proactivité, réactivité et orientation solutions.
• Excellentes compétences relationnelles et de communication.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)