Ondersteunend medewerker (administratief) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Bij Scwitch zorgen we ervoor dat diensten en producten betaalbaar zijn voor socioculturele organisaties die elke dag maatschappelijk het verschil maken. Door het aanbieden van groepsaankopen (samenaankopen) zorgen we ervoor dat organisaties kunnen besparen. 

Bij Sociare houden we ervan om organisaties te helpen door advies te geven over alles wat te maken heeft met sociale wetgeving. Degelijk, toegankelijk en duidelijk. Meer dan 900 socioculturele organisaties zijn lid van Sociare. We vertegenwoordigen onze leden bij sociaal overleg, brengen ze samen, geven advies en verzorgen opleidingen. 

Scwitch en Sociare werken nauw samen om de socioculturele sector te versterken. 

Beschrijving van de functie

Als ondersteunend medewerker maak je deel uit van het team intern beheer voor Scwitch en Sociare. Je ondersteunt de teamverantwoordelijke en de stafmedewerker intern beheer en werkt nauw samen met je collega van Onthaal en administratie.

Ledenbeheer

• Je ben het eerste aanspreekpunt voor onze leden. 
• Je behandelt nieuwe aanvragen voor lidmaatschappen. 
• Je volgt wijzigingen van lidmaatschappen op en doet daarbij de nodige aanpassingen in onze databank en facturatiesysteem. Je verliest hierbij het overzicht niet en communiceert helder naar leden en collega's. 
• Je staat in voor de facturatie van de lidmaatschapsbijdrage. Na het opvragen van de nodige gegevens, sta je in voor het opmaken en verzenden van de verkoopfacturen. Hiervoor is geen ervaring nodig, dit kan je leren als je iemand bent die zorgvuldig te werk gaat en leergierig is.  

Vormingen - vergaderingen

• Samen met je collega van Onthaal en administratie, verzorg je de praktische organisatie van onze opleidingen, infosessies en overlegmomenten. Deze gaan zowel online als fysiek op kantoor door. Je helpt onder andere bij het opvolgen van de inschrijvingen, beantwoorden van vragen, aanmaken van aanwezigheidsattesten, aanmaken van evaluatieformulieren, opruimen en afsluiten van de zaal, ... 
• Je ben het aanspreekpunt bij het verhuren van onze zaal. Je volgt onder andere de planning op, beantwoordt vragen, brengt alle betrokkene op de hoogte bij annuleringen of wijzigingen.   

Samenaankopen

Je ondersteunt de stafmedewerker Intern Beheer met administratieve taken, zoals het opvolgen van de mailbox samenaankopen in afwezigheid, gerichte acties om nieuwe organisaties aan te trekken voor onze groepsaankopen, ...  

Andere:

• Mee IT-vragen van de collega's opvolgen.  
• Administratieve opvolging van team activiteiten en externe events. 
• Het kantoor mee op orde houden.  

Jouw profiel

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring of bijscholing. 
• Je bent van nature organisatorisch erg sterk (onmisbaar voor deze functie): je kan met verschillende mailboxen werken, gegevens goed bijhouden, prioriteiten inschatten, taken plannen en opvolgen. 
• Je kan vlot overweg met Excel en andere Microsoft toepassingen (Word, Outlook) en het schrikt je niet af om te leren werken met nieuwe IT- programma's (bvb. ons CRM-systeem) 
• Je hebt een open communicatieve houding en bent hierbij klantvriendelijk. Je vindt het fijn om dagelijks met organisaties te bellen/mailen en hun verder op weg te helpen.  
• Je houdt ervan om in een klein en hecht team te werken en bij te springen waar nodig, met de nodige flexibiliteit . Je kan ook taken zelfstandig afwerken.  
• Je ondersteunt de andere collega's, bent oplossingsgericht en hebt een hands-on mentaliteit. 
• Je bent integer. 
• Je wilt je inzetten voor de socioculturele sector. Het besef dat je jouw steentje bijdraagt aan socioculturele organisaties, geeft je alleen maar meer energie. 

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

Voordelen van de betrekking

• Een halftijds contract van onbepaalde duur.  
• Aantrekkelijke loon- en arbeidsvoorwaarden, met o.a. mogelijkheid tot thuiswerk, terugbetaling woon-werkverkeer. 
• Wij voorzien inwerking, vorming en bijscholing. 
• Een fijn en warm team.  
• Een kantoor in het centrum van Brussel (vlakbij het centraal station). 
• Werk in en voor een sector die een wezenlijk verschil maakt voor miljoenen mensen. 

Extra informatie

Wil je bij ons het verschil maken? Mail je motivatiebrief en cv ten laatste op 13 september naar Voir email sur actiris.brussels . Voelen we een match dan word je gecontacteerd voor een gesprek op 2 oktober in de voormiddag. Hou alvast deze datum vrij. 

SCWITCH moedigt iedereen, ongeacht geslacht, gender, afkomst of handicap van harte aan om te solliciteren.

Specificiteit uurrooster

• Deeltijds werk