Secretaresse / Administratief medewerker opde afdeling intensieve zorg (M/V/X) - COD - 20u - 2026-087

De dienst administratieve ondersteuning op de afdeling Intensieve Zorgen is een ondersteunende dienst die geïntegreerd is binnen de afdeling Kritieke Zorg van het ziekenhuis. De dienst werkt nauw samen met het medisch, verpleegkundig en paramedisch team van de afdeling. Hij maakt integraal deel uit van de organisatie van de eenheid en draagt bij aan een efficiënte coördinatie van de dagelijkse werking binnen een hooggespecialiseerde en veeleisende ziekenhuisomgeving.

Als administratief medewerker/-ster op de afdeling Intensieve Zorgen biedt u administratieve en organisatorische ondersteuning aan de medische, verpleegkundige en paramedische teams om de dagelijkse werking van de afdeling vlot te laten verlopen. U draagt bij aan een efficiënte administratieve organisatie en een goede informatie-uitwisseling, terwijl u patiënten en hun naasten op een professionele en respectvolle manier ontvangt, met strikte naleving van de vertrouwelijkheid en de geldende regelgeving.

Uw dagelijkse verantwoordelijkheden zijn :

Dagelijkse taken

• Organiseren van niet-dringende afspraken, versturen van aanvraagformulieren voor onderzoeken en inplannen van onderzoeken voor ontslagen patiënten
• Instaan voor de administratieve opvolging van het Elektronisch Patiëntendossier (EPD)
• De administratieve opvolging verzorgen van werkopdrachten en aanvragen voor herstellingen van materiaal
• Herstellingen van medisch materiaal en bedden opvolgen, inclusief het opstellen van controlefiches
• Controle en opvolging van herinneringen met betrekking tot medische attesten, ontbrekende uurroosters en aanvragen voor interim- of versterkingspersoneel (EMRI)
• De dossiers van opgenomen patiënten voorbereiden en de dossiers van ontslagen patiënten administratief afsluiten
• Patiënten, familieleden en bezoekers professioneel, empathisch en discreet onthalen
• Externe telefoongesprekken beantwoorden wanneer de afdeling niet bereikbaar is en de oproepen doorverwijzen naar de bevoegde personen
• Instaan voor de verdeling van de interne en externe post
• Interne communicatie, dienstnota's en andere nuttige informatie voor het team actualiseren en verspreiden.

Wekelijkse taken

• Wekelijkse bestellingen beheren (Datameal, printercartridges, kantoorbenodigdheden, medisch materiaal, aanvraagformulieren voor onderzoeken, brochures, gele afvalcontainers, naaldcontainers en Magistra)
• De voorraad controleren en tijdig zorgen voor de aanvulling ervan
• Herstellingen van materiaal opvolgen en leveringen coördineren, inclusief het contacteren van leveranciers of firma's
• De voorraad van verbruiksartikelen voor bloedgasanalyses controleren en indien nodig aanvragen indienen bij het laboratorium
• Wijzigingen in PEP registreren
• Aanvragen voor fotokopieën en het plastificeren van documenten behandelen
• Agenda's van diensthoofden beheren, vergaderingen organiseren en administratieve opvolging van projecten verzorgen
• Het administratieve onthaal van nieuwe medewerkers en studenten voorbereiden (onthaalbrochure, Salto-toegangen, evaluatieboekje, enz.) en problemen opvolgen met badges, toegangsrechten, kleedkamers, lockers en werkkledij, in samenwerking met de ICANES
• Controlelijsten en registratiedocumenten voorbereiden (koelkasten, schoonmaak, defibrillatoren, enz.)
• Zorgen voor een vlotte informatie-uitwisseling tussen de verschillende betrokkenen van de dienst, onder meer in het kader van de opvolging van revalidatiedossiers
• Meewerken aan de organisatie en administratieve opvolging van interne opleidingen voor de teams, waaronder het reserveren van vergaderzalen, het plannen van vergaderingen en het beheren van agenda's
• De voorraad van medicatie-etiketten voor de ziekenhuisapotheek (PS) en de afdelingen controleren, etiketten afdrukken, uitsnijden en verdelen.

Maandelijkse en overige taken

• Nieuwe uurroosters registreren in PEP
• Tijdsregistraties controleren en corrigeren bij de verwerking via de PEP-interface
• Administratieve documenten opstellen, opmaken en verspreiden (brieven, verslagen, rapporten, notulen, enz.)
• Meewerken aan het onderhoud en de actualisering van administratieve databanken
• Telefoonlijsten, teamoverzichten voor het PUH en referentiedocumenten actualiseren
• Deelnemen aan projecten voor continue verbetering en aan de ontwikkeling van administratieve hulpmiddelen (zoals lexicons en procedures)
• De lijst voor de autoloze dag(en) beheren en actualiseren
• Het Salto-toegangsbeheersysteem beheren.

Gezocht profiel :

• Een opleiding in administratie of secretariaat (secundair onderwijs of bachelor) is een pluspunt
• Een gelijkaardige werkervaring, bij voorkeur in de medische of ziekenhuissector, is een belangrijke troef
• Voldoen aan de wettelijke voorwaarden van tweetaligheid (geslaagde Selor-proef) : u hebt een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid die te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren, mogelijkheid om een Selorpremie voor tweetaligheid van € 150 bruto te krijgen mits u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen)
• Slagen voor het selectie- of bevorderingsexamen
• Voldoen aan de gevraagde kwaliteiten voor de functie.

Vereiste kwaliteiten :

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen
• Helikopterzicht, oplossingsgericht denken en een globale visie
• Zelfstandigheid, assertiviteit en verantwoordelijkheidszin
• Zin voor initiatief en een proactieve houding
• Veelzijdigheid, flexibiliteit en een groot aanpassingsvermogen
• Goede stressbestendigheid en het vermogen om onverwachte situaties efficiënt te beheren
• Uitstekende communicatieve en relationele vaardigheden, gecombineerd met een sterke teamgeest
• Klantgerichte en gastvrije ingesteldheid
• Absolute discretie, respect voor vertrouwelijkheid en een professionele beroepsethiek
• Betrouwbaarheid, nauwgezetheid en een sterk gevoel voor dienstverlening
• Goede kennis van de medische terminologie
• Uitstekende schriftelijke vaardigheden en een foutloze beheersing van het Frans
• Vermogen om gelijktijdig met meerdere informaticatoepassingen en softwareprogramma's te werken.

We bieden je een salaris in overeenstemming met je opleidingsniveau en ervaring, maaltijdcheques en een grote bijdrage in de kosten voor openbaar vervoer. Bovendien genieten jij en de mensen die met je samenwonen van voorkeurstarieven voor medische zorg in ziekenhuizen van het IRIS-netwerk.

Vergoedingsschaal

• IFIC nummer en functie : Administratief medewerker (1079)
• Interne functie : Administratief medewerker
• IFIC categorie : 10 geactivveerd

Extralegale voordelen

• Maaltijdcheques ter waarde van € 7,30€
• Voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het Irisnet (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn)
• Gratis MIVB-abonnement of/en een tussenkomst (80 %) in de kosten voor het overige openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding
• Een jaarlijkse aanmoedigingspremie
• Een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen)
• 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale vakantiedagen (+ verschillende dagen omstandigheidsverlof)
• Kortingen bij tal van leveranciers via het Voir email sur easyapply.jobs
• Talrijke carrièremogelijkheden binnen een groot netwerk (Irisnet)
• Een integratietraject op maat om u te ondersteunen in uw nieuwe functie
• Een opleidingsprogramma dat u de kans biedt om te groeien in uw loopbaan
• Een pensioenverzekering (1 tot 3% ten laste van de werkgever).