Operations Manager B2C - voor AMP (Bpost company)

Functie :

Voor onze Operations B2C activiteit, namelijk de distributie van de krantenabonnementen zijn wij op zoek naar een Operations Manager - B2C op nationaal niveau.

De Operations Manager – B2C draagt de eindverantwoordelijkheid voor de end-to-end-coördinatie (proces, kwaliteit, budget, performance management, … ) van alle aspecten aangaande de distributie van de krantenabonnementen.

Deze functie valt onder de Operations Director. Het B2C-team bestaat in totaal uit ongeveer zo’n vijftiental medewerkers, namelijk 4 Regional Night Transport Coordinators die elk meerdere Local Quality Operators in de nacht aansturen, evenals 2 functies (1 Data Performance Expert en 1 Administratief bediende kwaliteit) op het hoofdkantoor tijdens kantooruren voor administratieve ondersteuning, analyse van gegevens en processen, en rapportage.

Projectmatige coördinatie en implementatie

• Je ondersteunt de verschillende projectfasen waarbij stelselmatig de distributie van kranten voor nieuwe regio’s zal toegevoegd worden in de logistieke organisatie van amp. Deze projectfasen worden centraal gecoördineerd vanuit het AMP projectteam . Vanuit jouw functie sta je mee in voor de operationele implementatie in nauwe samenwerking met alle betrokken departementen (AMP, bpost, de transporteurs, de uitgevers,…).
• Je brengt de nodige operationele expertise aan voor de selectie van externe transporteurs in nauwe samenwerking met het departement Transport. Vanuit jouw functie ben je hierbij actief betrokken en ziet er mee op toe dat de selectie van de transporteurs in lijn gebeurt binnen het vooropgestelde budget, alsook volgens de vastgelegde service- en kwaliteitsnormen .
• Je coördineert tevens de projectimplementatie mee samen met jouw team inzake de verdere optimalisatie van de routes.

Day-to-day distributie operaties

• Coördinatie van de day-to-day operaties voor alle regio’s. Je zet hiervoor tijdig en pro-actief de nodige operationele processen op, zodat de implementatie maximaal vlot kan verlopen en de continuïteit en kwalitatieve dienstverlening maximaal verzekerd blijft.
• Je bent staat in voor het budgetbeheer van jouw departement (zoals onder meer voor de budget provisies, jaarlijkse budget voorbereiding, budgetrapporteringen, budget transporteurs, FTE’s, kost inzake locaties, facility,…).
• Je bent operationeel verantwoordelijk voor de activiteiten in de verschillende locaties die geïdentificeerd en geïmplementeerd worden om de kranten te receptioneren en voor te bereiden voor verdere verdeling en transport. Jouw team bestaat hiervoor uit een 4 Regional Night Transport Coördinators per regio, die op hun beurt deze verschillende locaties operationeel coördineren, om de transportactiviteiten op te volgen en hierover te rapporteren.
• Opvolging van het proces in de verschillende systemen voor het beheren van abonnementen (adressen, hoeveelheden, ontvangst, verzending,…). Je ziet er met jouw team op toe dat de datakwaliteit dagelijks op punt staat en alle input tijdig verwerkt wordt.
• Je werkt nauw samen met het commercieel departement die de commerciële relaties met de uitgevers contractueel ondersteunen en onderhouden. Je onderzoekt de oorzaken van eventuele klachten en problemen aangaande de distributie van krantenabonnementen en werkt actieplannen uit om gelijkaardige klachten of problemen in de distributie te voorkomen.
• Je coördineert op centraal niveau mee aan noodplannen indien nodig, bijvoorbeeld ingeval van staking, ingeval van onverwachtse omstandigheden (zoals faillissement van een transporteur, laattijdige leveringen, onverwachtse weersomstandigheden of milieurampen, technische of systeem storingen,…).

Continuous Improvement and action plans

• Je staat in voor analyse van de KPI’s, data en rapporteringen inzake de end-to-end monitoring en rapportering van de kwaliteit van de distributie van de krantenabonnementen. Je formuleert actieplannen waar nodig om de processen te optimaliseren en de klantentevredenheid maximaal te realiseren (enerzijds langs de kant van de abonnees, anderzijds langs de kant van de uitgevers).
• Je bent verantwoordelijk voor het continuous improvement inzake het proces abonnementen. Je monitort alle klachten en problemen die met de distributie van de krantenabonnementen te maken hebben en neemt de nodige strategische en operationele acties om de problemen op te lossen en om deze structureel in de toekomst te vermijden.

Coördinatie audit en controles

• Je coördineert de audits en controles met jouw team aangaande het end-to-end proces van de distributie van de krantenabonnementen, je ziet er op toe dat de controles regelmatig gebeuren zodat de tansporteurs waarmee we samenwerken in regel zijn met de regelgeving inzake sociale ispectie.
• Dit betekent eveneens concreet dat je alle aspecten binnen het B2C end-to-end proces die binnen andere departementen worden opgenomen, zoals bijvoorbeeld binnen het B2B operations team, binnen het finance team, het projectteam, etc eveneens mee overschouwt en functioneel mee coördineert.

Profiel :

• Je beschikt over zo’n 10tal jaar ervaring in een verantwoordelijke functie, bij voorkeur binnen de logistieke of distributiesector.
• Je bent Nederlandstalig , met sterke mondelinge en schriftelijke kennis van het Frans.
• Je hebt een gedegen ervaring met end-to-end procesmanagement inzake operationele coördinatie van logistieke en/of distributie activiteiten.
• Je bent sterk met cijfers , werkt graag end-to-end rapporterinen en KPI’s uit om vervolgens doelgericht door middel van actieplannen de kwaliteit van een proces te meten en bij te sturen.
• Je beschikt over een goed evenwicht inzake taakgericht en mensgericht leiderschap , je inspireert jouw team met smart doelstellingen en ondersteunt en ontwikkelt hen om hun doelstellingen te bereiken.
• Je hebt een sterke drive’ om het goede evenwicht tussen enerzijds budget en anderzijds kwaliteit na te streven.
• Je bent ‘no-nonsense’ en ‘can-do’ ingesteldheid, je werkt oplossingsgericht.
• Je beschikt over sterke relationele vaardigheden om contracten met lange termijn partners te negotiëren, en om veranderingen in de organisatie te begeleiden in een klimaat van constructief sociaal overleg.
• Je beschikt over voldoende persoonlijke mentale veerkracht om in een permanent veranderende werkomgeving de nodige stabiliteit te kunnen bieden aan jouw team.
• Je hebt sterke people management skills om jouw team dat decentraal in verschillende regio’s in de nacht werken efficiënt aan te sturen en op te volgen op de kwaliteitsnormen, om de bottem-up and top-down communicatie systematisch kwalitatief te coördineren, om de collegialiteit en teamsfeer aan te moedigen.
• Je lanceert niet alleen de nodige initiatieven en projecten in het kader van continuous improvement, jij bent ook diegene die deze ideeën verder concreet mee implementeert tot deze ten gronde in de dagelijkse operaties zijn geïntegreerd.
• Je bent flexibel ingesteld qua werkplek en werkuren en bereid om u regelmatig in de nacht te verplaatsen voor de opvolging van de distributie van de kranten die voornamelijk in de nacht operationeel plaatsvindt. We schatten in dat deze functie zo’n 30% van de tijd in de nacht actief zal zijn.

Aanbod :

• Je komt terecht in een sterk gedreven en dynamische logistieke organisatie die permanent streeft naar optimalisatie van processen op een duurzame manier.
• Daarenboven krijg je in deze functie de opportuniteit en uitdaging om de processen verder te optimaliseren en verder te bouwen aan een sterk team voor deze recente nieuwe B2C activiteit binnen onze AMP organisatie sinds 2024 met nationale ambities.
• Je beoefent een senior kaderfunctie binnen onze organisatie met een competitief salarispakket en extra-legale voordelen (zoals een bedrijfswagen met tank/laad-kaart, laptop, gsm, hospitalisatie- en groepsverzekering, ambulante zorgverzekering), jaarlijkse target bonus, maaltijdcheques 10€ per dag. Telewerk is occasioneel mogelijk indien de agenda het toelaat. Naast de 20 wettelijke verlofdagen geniet je tevens van 10 extra-legale kaderverlofdagen.