Agent de réservation

À propos de Dolce La Hulpe Brussels

Situé à La Hulpe, au cœur de la Forêt de Soignes, Dolce by Wyndham La Hulpe Brussels est spécialisé dans l’accueil et l’organisation d’expériences de réunions inspirantes, en présentiel et hybrides, en accord avec les objectifs de RSE. Nous proposons des solutions personnalisées afin de favoriser des connexions et des réunions porteuses de sens, le tout dans un environnement naturel.

Êtes-vous passionné(e) par le monde du MICE/HÔTELLERIE et doté(e) d’un esprit commercial ? Recherchez-vous un environnement de travail qui valorise l’esprit d’équipe ? Rejoignez-nous chez Dolce, où l’Intégrité, la Responsabilité, l’Inclusion, la Bienveillance et le Plaisir sont au cœur de tout ce que nous faisons !

À propos de Wyndham Hotels & Resorts

26 marques. 95 pays. Plus de 9 100 hôtels.

Wyndham Hotels & Resorts rend les voyages accessibles à tous. Des grandes villes aux petites communes, des complexes en bord de mer aux hôtels situés le long des autoroutes, nos 25 marques de confiance apportent une perspective diversifiée à l’expérience de voyage. Grâce à un service chaleureux, des équipements pensés avec soin et un large éventail d’options pour le voyageur du quotidien, Wyndham sera là pour vous accueillir où que vous alliez.

Aperçu du poste

Optimisation des réservations :

En tant qu’Agent(e) de Réservations, vous serez au cœur de la gestion des demandes de réservation en temps réel. Vous serez responsable de maximiser notre taux d’occupation tout en garantissant une expérience client personnalisée. Vous gérerez les réservations pour les groupes, les clients individuels, les tour-opérateurs, les plateformes de réservation en ligne et les entreprises. Vous jouerez un rôle clé dans l’optimisation des revenus et la gestion efficace de notre capacité d’hébergement.

Systèmes utilisés :

• Opera Cloud PMS (Property Management System) : le système de gestion des réservations et des chambres vous permet d’enregistrer et de suivre toutes les réservations, d’attribuer les chambres et de vérifier les disponibilités en temps réel.
• SaferPay : solution de paiement sécurisée permettant de gérer les prépaiements clients, de garantir des transactions sécurisées et de suivre les paiements en ligne.
• SynXis : plateforme de distribution permettant de gérer les réservations en ligne provenant des tour-opérateurs et des agences de voyages, tout en centralisant l’ensemble des demandes dans un seul système.

Service client professionnel :

Votre capacité à répondre rapidement, de manière professionnelle et chaleureuse, aux demandes de réservation par téléphone, e-mail ou via le département commercial et conférences sera essentielle pour créer une première impression mémorable. Vous serez le point de contact principal des clients et partenaires, en garantissant une expérience fluide dès la prise de contact.

Systèmes utilisés :

• Microsoft Outlook : outils de gestion des communications par e-mail avec les clients et partenaires.
• Word : menus de banquet, etc.

Vente additionnelle (Upselling) :

Dans le cadre de votre fonction, vous serez formé(e) à promouvoir nos différentes offres et services premium, tels que notre Spa Cinq Mondes, nos activités exclusives et notre restaurant Argan. Grâce à vos conseils avisés, vous contribuerez à enrichir l’expérience de nos clients, en augmentant leur satisfaction tout en générant des revenus supplémentaires pour l’hôtel.

Système utilisé :

• Opera Cloud : pour gérer l’ajout de services premium directement dans les réservations et garantir une facturation précise et efficace des services additionnels. Pour suivre les préférences des clients et recommander des services personnalisés.

Gestion fluide des réservations :

Vous serez responsable de l’enregistrement précis des réservations dans notre logiciel PMS (Opera Cloud), du suivi des confirmations, de l’envoi des lettres de visa, des proformas et d’autres documents administratifs. Vous veillerez à ce que chaque détail soit parfaitement exécuté, garantissant une gestion irréprochable des réservations et un service impeccable.

Systèmes utilisés :

• Opera Cloud PMS : utilisé pour l’encodage des données de réservation, l’envoi automatique des confirmations et la gestion des documents (lettres de visa, proformas, etc.).
• DocuSign : pour les documents officiels à signer électroniquement.

Collaboration interdépartementale :

En tant qu’acteur clé du processus de réservation, vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes Front Office, F&B (Food & Beverage), Conférences et Sales Managers afin de garantir une expérience client fluide, de la réservation jusqu’au départ. Cette coopération interdépartementale est essentielle pour assurer une expérience cohérente et de haute qualité à chaque client.

Systèmes utilisés :

• Microsoft Teams : pour une communication rapide et efficace.
• Opera Cloud : pour mettre à jour les informations de réservation en temps réel et partager les données de réservation avec le Front Office et les autres départements concernés.

Suivi et reporting :

Vous serez responsable du suivi des rooming lists des groupes et de la production de rapports réguliers. Vous serez chargé(e) de vérifier les informations relatives aux arrivées : durée de séjour, nombre de chambres réservées, type de clients (adultes/enfants) et préférences, modes de paiement, prépaiement via SaferPay, services demandés et demandes spécifiques. Ce suivi précis vous permettra d’anticiper les besoins des clients et de garantir une expérience optimale.

Systèmes utilisés :

• Opera Cloud PMS : pour consulter les rooming lists et vérifier les données de réservation (arrivées, nombre de chambres, services, etc.).
• Excel / Google Sheets : tableaux partagés avec les départements et extractions de bases de données.

Votre profil

• Orienté(e) client : vous aimez réellement aider les clients et recherchez toujours des solutions avec une attitude positive.
• Excellent(e) communicant(e) : vous disposez d’une communication professionnelle et engageante à l’oral comme à l’écrit (le français, le néerlandais et l’anglais sont requis ; d’autres langues constituent un atout).
• Esprit commercial : vous identifiez naturellement les opportunités de vente additionnelle de catégories de chambres, de forfaits ou de services complémentaires.
• Résistant(e) à la pression : vous restez calme et efficace pendant les périodes de forte activité ou face aux demandes de dernière minute.
• Esprit d’équipe : vous collaborez facilement avec les collègues du Front Office, du F&B, du Housekeeping, des Sales et du Revenue Management.
• Soucieux(se) du détail : vous veillez à ce que les réservations soient enregistrées, confirmées et suivies avec précision.
• À l’aise avec les outils numériques : vous êtes à l’aise avec les systèmes PMS hôteliers, la gestion des e-mails et les communications téléphoniques.

Pourquoi rejoindre l’équipe de Dolce By Wyndham La Hulpe Hotels & Resorts ?

• Une expérience client haut de gamme : Vous ferez partie d’une équipe dédiée à offrir une expérience unique et personnalisée à chaque client, dans un cadre raffiné et paisible entouré par la nature.
• Une formation continue : Vous serez formé(e) à l’utilisation de notre logiciel Opera Cloud ainsi qu’à nos techniques de vente additionnelle, vous permettant de progresser dans votre carrière tout en en richissant vos compétences professionnelles.
• Un environnement dynamique et collaboratif : Vous travaillerez dans un environnement où l’esprit d’équipe et la collaboration interdépartementale sont au cœur de notre réussite. Vous jouerez un rôle clé dans la réussite de chaque séjour.
• Un cadre exceptionnel : Dolce La Hulpe est un lieu d’exception, un cadre verdoyant et prestigieux qui attire une clientèle internationale exigeante à la recherche de services de haute qualité.

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Rejoindre notre équipe, c’est intégrer un hôtel de luxe où chaque détail compte et où votre contribution joue un rôle déterminant dans l’expérience mémorable que nous offrons à nos clients. Si vous êtes passionné(e) par l’hôtellerie de luxe et souhaitez développer vos compétences dans un environnement stimulant et professionnel, ce poste est fait pour vous !