Administratief medewerker - Dienst Fondsenwerving en Alumnirelaties M/V/X

Beschrijving van de functie

Als administratief medewerker maak je deel uit van het team Administratie en Financiën en sta je hoofdzakelijk in voor de administratieve ondersteuning aan zowel het DFA team als interne en externe stakeholders (schenkers, alumni, testatoren, bedrijfsleiders, major donors). De bemanning van het onthaal en het begeleiden van onze bezoekers vormen hier tevens een essentieel onderdeel van.  

Concreet houdt jouw takenpakket o.a. het volgende in:

. Je volgt de algemene mailboxen op en verstrekt telefonisch advies.. Je verzorgt de eerstelijnscommunicatie met initiatiefnemers die willen oproepen om te schenken ten voordele van KU Leuven. Je behoudt het overzicht over de status van de aanvragen, zorgt voor de rapportering van de giften,.. Je zorgt voor de registratie en het up-to-date houden van gegevens in de databank.. Je bent medeverantwoordelijk voor de vereiste aanpassingen aan de website via gestandaardiseerde procedures.. Je biedt een efficiënte, administratieve all-round ondersteuning bij o.a. vergaderingen, overkoepelende DFA projecten en evenementen.. Je bemant het onthaal en zorgt voor een warm, professioneel en gastvrij onthaal van bezoekers, alumni, schenkers en andere stakeholders.. Je rapporteert aan het hoofd Administratie en Financiën.

Jouw profiel

. Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring. Je bent leergierig en je houdt van professionele uitdagingen.

. Je maakt je makkelijk vertrouwd met interne processen (draaiboeken) en flows.

. Je kan prioriteiten stellen en werken binnen deadlines.

. Je bent communicatief sterk in het Nederlands en Engels (Frans is een pluspunt) en hebt zin voor initiatief en verantwoordelijkheid.

. Je werkt graag in team maar kan ook zelfstandig taken opnemen.

. Je bent een administratieve duizendpoot en je deinst er niet voor terug om een breed takenpakket op te nemen.

. Je weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.

. Je bent klantgericht en voelt je comfortabel in contacten met zeer diverse doelgroepen, van alumni tot schenkers, bedrijfsleiders en testatoren. Je weet je communicatiestijl daarbij vlot aan te passen aan je gesprekspartner.

. Als gezicht van onze dienst straal je professionaliteit uit. Je verzorgde uitstraling en gastvrije houding dragen bij tot een warm en kwaliteitsvol onthaal van onze bezoekers.

. Je bent positief ingesteld en werkt oplossingsgericht.

. Je kan vlot overweg met de gangbare softwaretoepassingen, zoals MS-Office, Outlook, SharePoint, etc.; kennis van CRM en/of SAP is een meerwaarde.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Je komt terecht in een team van enthousiaste collega's die samenwerken in een collegiale, open sfeer en dit in een prachtig historisch gerenoveerd pand hartje Leuven. We beogen een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur. De functie biedt bovendien de mogelijkheid tot het nemen van initiatief en bijkomende kennisverwerving. We mikken op een startdatum rond 1 december 2026 zodat een goede overdracht mogelijk is. Een eerdere of iets latere startdatum is bespreekbaar.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. Bovendien biedt KU Leuven extralegale voordelen, zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets en ecocheques.