Administratief medewerker /X) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

De Algemene Pharmaceutische Bond (APB) vertegenwoordigt de zelfstandige officina-apothekers en ontwikkelt unieke expertise in geneesmiddelen en farmaceutische diensten. Onze innovatieve oplossingen maken een positief verschil voor onze leden-apothekers en hun patiënten, en voor onze partners en klanten in de zorg.

De Dienst voor Geneesmiddelenonderzoek (DGO) fungeert als het laboratorium voor alle officina- en ziekenhuisapothekers in België. DGO is verantwoordelijk voor het analyseren van de kwaliteit van apotheekbereidingen en geneesmiddelen op de Belgische markt, het behandelen van meldingen met betrekking tot kwaliteitsproblemen en het coördineren van de recall van producten die niet aan de normen voldoen. Het laboratorium is erkend door het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG).

Voel jij je geroepen om deel uit te maken van ons team en bij te dragen aan de administratieve ondersteuning van DGO, dan is deze vacature misschien iets voor jou.. Om ons team te versterken, zoeken wij momenteel een:

Administratief medewerker (M/V/X)

Beschrijving van de functie

• Je zorgt voor een vlotte stroom van alle inkomende en uitgaande producten, documentatie, rapportering en externe communicatie met apothekers, klanten en farmaceutische bedrijven.
• Je staat in voor de uitvoering en opvolging van klantenanalyses en analyses van geneesmiddelen en magistrale bereidingen voor officina- en ziekenhuisapothekers:
  • Ontvangst, registratie en rapportering van stalen.
  • Behandeling en opvolging van analyseaanvragen, sample submission forms, service agreements, quality assurance agreements,..
• Je stelt productfiches op in een LIMS-omgeving en zorgt voor de correcte registratie van producten binnen het systeem.
• Je staat in voor GMP-conforme documentatie en registratie in CRM.
• Je vraagt offertes op voor onder aanneming en bent verantwoordelijk voor het verzenden van uit te besteden stalen.
• Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van de maandelijkse facturatie voor klantenanalyses.
• Je zorgt voor een nauwkeurige en correcte archivering van documenten en stalen.
• Je ondersteunt bij de interne administratieve registratie en distributie van verdovende middelen en psychotrope stoffen.
• Je bent verantwoordelijk voor het verzenden en de opvolging van overeenkomsten met klanten betreffende kwaliteitsborging (labo en recall).
• Je behandelt productklachten als back-up voor de Apotheker Expert Admin.
• Als back-up werk je samen met de Head of Recall om de intrekkingen op de website te publiceren, verstuur je de e-recall (mailing met aankondiging van de intrekkingen) en verzorg je de complete opvolging van de intrekkingen voor apothekers, ziekenhuizen, groothandels en farmaceutische bedrijven.
• Je rapporteert aan de Laboratory Administration Manager en werkt samen met de andere administratieve assistenten, de apotheker expert, de Head of Recall, het QA-team, de Head of Laboratory en met de collega's van het labo.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelor of masterdiploma .
• Ervaring in of kennis van een (farmaceutische) labo omgeving is een pluspunt.
• Je bent geïnteresseerd in de activiteiten van een analytisch laboratorium en de apotheeksector en hebt affiniteit voor administratie waarbij nauwkeurigheid, plannen en organiseren sterke punten zijn.
• Je spreekt vloeiend Nederlands en Frans en hebt een goede kennis van het Engels.
• Je bent communicatief sterk en werkt graag in team.
• Je werkt klantgericht.
• Je hebt een zeer goede kennis van Office 365, Teams, .... en je bent bereid om nieuwe software aan te leren (flexmail, CRM, LIMS, webapplicatie,..).
• Je beschikt over uitstekende analytische vaardigheden, bent gericht op het vinden van oplossingen en kunt logisch redeneren om verbindingen te leggen.
• Je bent bereid nieuwe processen aan te leren en beschikt hiervoor over voldoende leervermogen.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)