Coördinator Facilitaire en Indirecte Inkoop (NL/FR)

Coördinator Facility & Indirect Procurement (NL/FR)

Ter versterking van onze afdeling Facility & Indirect Procurement zijn wij op zoek naar een Coördinator Facility & Indirect Procurement. In deze veelzijdige functie bent u het centrale aanspreekpunt voor de operationele coördinatie, de opvolging van leveranciers en contracten, alsook de ondersteuning van indirecte aankopen voor goederen en diensten die niet bestemd zijn voor wederverkoop. U combineert een gestructureerde aanpak met een goed analytisch vermogen , onderhandelingsvaardigheden en coördinatievermogen , en draagt zo bij aan de professionalisering van processen, de budgetbewaking , de servicekwaliteit en de verbeteringsprojecten binnen PHOENIX Belgium.

Over PHOENIX Belgium

PHOENIX Belgium maakt deel uit van een internationale groep die actief is in de gezondheidssector. In België ondersteunen onze activiteiten dagelijks de goede werking van onze instellingen en apotheken, met een sterke focus op kwaliteit, continuïteit van de dienstverlening, veiligheid en operationele efficiëntie. Onze vier entiteiten – PHOENIX Pharma Belgium, BENU, MINT en Cophana – stellen 1.250 medewerkers tewerk die dagelijks bijdragen aan de goede werking van de gezondheidssector in België. Wij streven ernaar de voorkeurspartner te zijn voor een eenvoudige en directe toegang tot gezondheidsproducten en -diensten in heel Europa, geleid door onze #WePHOENIX-waarden : klantgerichtheid, efficiëntie, anticipatie, samenwerking, creatie van toegevoegde waarde en teamgeest.

Uw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

Als Facility & Indirect Procurement Coordinator zijn uw taken gevarieerd en essentieel voor de goede werking van onze activiteiten:

1. Facility management & operationele coördinatie:

• Opvolging van technische meldingen met betrekking tot onderhoud, reparaties, veiligheid, nutsvoorzieningen en algemene installaties.
• Coördinatie van interventies met leveranciers, technici en interne belanghebbenden om een efficiënte afhandeling te garanderen.
• Kwaliteitscontrole , veiligheid en conformiteit van de uitgevoerde werkzaamheden in de vestigingen en apotheken.
• Ondersteuning bij het beheer van huurcontracten, onderhoudscontracten, SLA's , inspectierapporten en wettelijke verplichtingen.
• Deelname aan de coördinatie van inrichtingsprojecten , renovatie, verhuizing, automatisering, energie en duurzaamheid.
• Opvolging van dringende technische interventies om de continuïteit van de activiteiten op de verschillende locaties te waarborgen.
  2. Indirecte inkoop & leveranciers:
• Ondersteuning bij de inkoop van goederen en diensten die niet bestemd zijn voor wederverkoop, in samenwerking met interne belanghebbenden.
• Deelname aan de onderhandeling , opvolging en het beheer van leverancierscontracten om kosten, kwaliteit en levertijden te optimaliseren.
• Beheer van bestellingen, inkooporders en facturen in samenwerking met de betrokken afdelingen, met name Finance.
• Actualisering van leveranciersgegevens , contracten, SLA's en opvolgingsdocumenten.
• Samenwerking met de PHOENIX-groep om mogelijkheden voor gebundelde aankopen, consolidatie en schaalvoordelen te identificeren.
• Bijdrage aan de standaardisatie en verbetering van indirecte inkoopprocessen.
  3. Projecten, rapportage & continue verbetering:
• Deelname aan strategische projecten en optimalisatie-initiatieven met betrekking tot indirecte inkoop en facility management, met name de Touchdown-projecten.
• Analyse van uitgaven en identificatie van mogelijkheden voor kostenreductie , consolidatie en standaardisatie.
• Voorbereiding en opvolging van KPI's, budgetten, voortgangsrapporten en interne of groepsrapportages.
• Bijdrage aan de implementatie, test en optimalisatie van ticketingtools, ERP en volgsystemen.
• Bevordering van duurzame praktijken in inkoop- en facility managementprocessen.

Gezocht profiel en kwalificaties

Voor deze sleutelpositie binnen ons team zijn we op zoek naar een gemotiveerde en ervaren professional met de volgende vaardigheden:

• U heeft relevante ervaring in facility management, indirecte aankopen, leveranciersbeheer, technische coördinatie of projectmanagement.
• U heeft een goed begrip van technische omgevingen: gebouwen, HVAC, elektriciteit, beveiliging, onderhoud of algemene installaties.
• U bent georganiseerd , oplossingsgericht en in staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren.
• U communiceert professioneel met interne belanghebbenden, leveranciers, technici en externe partners.
• U heeft sterke onderhandelingsvaardigheden , contractopvolging, kostenanalyse en procesoptimalisatie.
• U werkt autonoom en werkt actief samen met interne teams.
• U beheerst MS Office 365 ; ervaring met een ticketingtool , een ERP of een aankoop-/facilitymanagementsysteem is een pluspunt.
• U bent drietalig Frans, Nederlands en Engels, of heeft een zeer goed professioneel niveau in deze talen.
• Een diploma in business management, engineering, inkoop, facility management of een gelijkwaardig vakgebied is gewenst.
• U heeft minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in een functie die coördinatie, inkoop, facility, leveranciersbeheer of operationele projecten combineert.
• Ervaring in een internationale, multisite of sterk servicegerichte omgeving is een voordeel.

Voordelen en redenen om ons team te versterken

PHOENIX Belgium vervoegen als Facility & Indirect Procurement Coordinator betekent kiezen voor een stimulerende omgeving waar uw expertise gewaardeerd en uw ontwikkeling aangemoedigd wordt. Wij bieden u:

• Een voltijds contract van onbepaalde duur, met een werkweek van 38u40.
• Bedrijfswagen en laadkaart.
• Salaris in overeenstemming met ervaring en extralegale voordelen.
• Een stabiele en internationale omgeving, binnen de PHOENIX Belgium groep.
• Groeiperspectieven!Bij PHOENIX Belgium telt elk detail… en we zouden u graag verwelkomen onder degenen die deze details vooruithelpen!

• Bedrijfswagen

• Maaltijdcheques

• Forfaitaire kosten

• Doorgroeimogelijkheden

• Aantrekkelijke kortingen in onze apotheken.

• Internationale omgeving