PHOENIX BELGIUM - Facility & Indirect procurement Coordinator (NL/FR) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Coördinator Facility & Indirect Procurement (NL/FR)

Ter versterking van onze afdeling Facility & Indirect Procurement zijn wij op zoek naar een Coördinator Facility & Indirect Procurement. In deze veelzijdige functie bent u het centrale aanspreekpunt voor de operationele coördinatie, de opvolging van leveranciers en contracten, alsook de ondersteuning van indirecte aankopen voor goederen en diensten die niet bestemd zijn voor wederverkoop. U combineert een gestructureerde aanpak met een goed analytisch vermogen , onderhandelingsvaardigheden en coördinatievermogen , en draagt zo bij aan de professionalisering van processen, de budgetbewaking , de servicekwaliteit en de verbeteringsprojecten binnen PHOENIX Belgium.

Over PHOENIX Belgium

PHOENIX Belgium maakt deel uit van een internationale groep die actief is in de gezondheidssector. In België ondersteunen onze activiteiten dagelijks de goede werking van onze instellingen en apotheken, met een sterke focus op kwaliteit, continuïteit van de dienstverlening, veiligheid en operationele efficiëntie. Onze vier entiteiten - PHOENIX Pharma Belgium, BENU, MINT en Cophana - stellen 1.250 medewerkers tewerk die dagelijks bijdragen aan de goede werking van de gezondheidssector in België. Wij streven ernaar de voorkeurspartner te zijn voor een eenvoudige en directe toegang tot gezondheidsproducten en -diensten in heel Europa, geleid door onze #WePHOENIX-waarden : klantgerichtheid, efficiëntie, anticipatie, samenwerking, creatie van toegevoegde waarde en teamgeest.

Beschrijving van de functie

Jouw taken en verantwoordelijkheden

Als Facility Coordinator maak je deel uit van het team Facility & Indirect Procurement en ben je het centrale aanspreekpunt voor alle technische meldingen en facility-gerelateerde vragen binnen onze organisatie. Je zorgt voor een vlotte en efficiënte behandeling van alle meldingen die binnenkomen vanuit onze apotheken, kantoren en logistieke sites. Daarbij werk je nauw samen met leveranciers, techniekers en interne stakeholders.

1. Operationele opvolging en coördinatie:
   • Opvolgen van technische meldingen (onderhoud, herstellingen, nutsvoorzieningen, veiligheid, enz.).
   • Coördineren van interventies met leveranciers en interne diensten.
   • Controleren van uitgevoerde werken op kwaliteit, veiligheid en conformiteit.
   • Bewaken van planning en budget , in samenspraak met de Facility Manager.
2. Administratieve en contractuele opvolging:
   • Beheren en actualiseren van leveranciersgegevens, onderhoudscontracten en SLA's (Service Level Agreement).
   • Aanmaken en opvolgen van bestelbonnen en facturatie in samenwerking met Finance.
   • Opvolgen van keuringsverslagen (elektriciteit, brandveiligheid, liften, HVAC, enz.).
   • Rapporteren van periodieke KPI's en voortgang aan het management.
3. Projectondersteuning:
   • Ondersteunen bij facilitair-gerelateerde projecten , zoals renovaties, verhuis, automatisering, energiebeheer en verduurzaming.
   • Meewerken aan de implementatie van het nieuwe ticketingsysteem voor technische meldingen (najaar 2025).
   • Testen en optimaliseren van processen in dit systeem en collega's ondersteunen bij het gebruik.
4. Veiligheid en compliance:
   • Toezien op naleving van veiligheidsvoorschriften en wettelijke verplichtingen.
   • Samenwerken met externe controleorganismen en interne preventieadviseurs.

Jouw profiel

Gezocht profiel en kwalificaties

Voor deze sleutelpositie binnen ons team zijn we op zoek naar een gemotiveerde en ervaren professional met de volgende vaardigheden:

• U heeft relevante ervaring in facility management, indirecte aankopen, leveranciersbeheer, technische coördinatie of projectmanagement.
• U heeft een goed begrip van technische omgevingen: gebouwen, HVAC, elektriciteit, beveiliging, onderhoud of algemene installaties.
• U bent georganiseerd , oplossingsgericht en in staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren.
• U communiceert professioneel met interne belanghebbenden, leveranciers, technici en externe partners.
• U heeft sterke onderhandelingsvaardigheden , contractopvolging, kostenanalyse en procesoptimalisatie.
• U werkt autonoom en werkt actief samen met interne teams.
• U beheerst MS Office 365 ; ervaring met een ticketingtool , een ERP of een aankoop-/facilitymanagementsysteem is een pluspunt.
• U bent drietalig Frans, Nederlands en Engels, of heeft een zeer goed professioneel niveau in deze talen.
• Een diploma in business management, engineering, inkoop, facility management of een gelijkwaardig vakgebied is gewenst.
• U heeft minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in een functie die coördinatie, inkoop, facility, leveranciersbeheer of operationele projecten combineert.
• Ervaring in een internationale, multisite of sterk servicegerichte omgeving is een voordeel.

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

Voordelen en redenen om ons team te versterken

PHOENIX Belgium vervoegen als Facility & Indirect Procurement Coordinator betekent kiezen voor een stimulerende omgeving waar uw expertise gewaardeerd en uw ontwikkeling aangemoedigd wordt. Wij bieden u:

• Een voltijds contract van onbepaalde duur, met een werkweek van 38u40.
• Bedrijfswagen en laadkaart.
• Salaris in overeenstemming met ervaring en extralegale voordelen.
• Een stabiele en internationale omgeving, binnen de PHOENIX Belgium groep.
• Groeiperspectieven!Bij PHOENIX Belgium telt elk detail... en we zouden u graag verwelkomen onder degenen die deze details vooruithelpen!