Freelance Business Change Manager Dossierbehandelingssysteem (Expert)

Taken en verantwoordelijkheden

Als Business Change Manager ondersteun je de voorbereiding, uitrol en adoptie van een nieuw dossierbehandelingssysteem binnen een operationele organisatie. Je werkt daarbij nauw samen met de projectorganisatie, de business, leidinggevenden, kerngebruikers, procesverantwoordelijken, opleidingsverantwoordelijken en communicatieverantwoordelijken.

Je vertaalt de projectaanpak naar een concreet change- en adoptietraject voor de gebruikersorganisatie. Daarbij zorg je ervoor dat de overgang naar het nieuwe systeem beheerst, gedragen en werkbaar verloopt, met aandacht voor de fasering van het project, de minimale eerste versie, tijdelijke werkafspraken, de impact op processen en rollen, opleiding, communicatie en de structurele verankering van de nieuwe werkwijze.

Daarnaast begeleid je eindgebruikers tijdens het verandertraject en werk je praktische werkafspraken uit om de continuïteit van de dienstverlening te ondersteunen. Je brengt veranderimpact helder in kaart, ondersteunt gebruikersadoptie en stakeholdermanagement, en vertaalt complexe projectinformatie naar begrijpelijke en bruikbare ondersteuning voor eindgebruikers. Ook incident- en changeprocessen maken deel uit van je aandachtspunt binnen de invoering van het nieuwe systeem.

Deze opdracht situeert zich in een maatschappelijk gevoelige en justitiële context, waar een doordachte implementatie en heldere communicatie essentieel zijn.

Het volledige takenpakket en de verwachte resultaten zijn verder beschreven in het document in bijlage.

Jouw profiel

• Je hebt aantoonbare ervaring met change management en business change management binnen digitale transformatie- of implementatieprojecten.
• Je beschikt over sterke expertise in gebruikersadoptie, stakeholdermanagement, communicatieplanning, veranderimpactanalyse en het opzetten van een opleidingsaanpak.
• Je hebt ervaring met het begeleiden van eindgebruikers en met het vertalen van complexe projectinformatie naar begrijpelijke en bruikbare ondersteuning.
• Je kan praktische werkafspraken uitwerken in omgevingen waar processen tijdelijk anders georganiseerd of uitgevoerd moeten worden.
• Je bent vertrouwd met incident- en changemanagement.
• Je hebt ervaring met trajecten waarbij een nieuw applicatie- of dossierbehandelingssysteem wordt ingevoerd in een operationele organisatie.
• Je voelt je thuis in verandertrajecten waar continuïteit van dienstverlening cruciaal is.
• Ervaring binnen de Vlaamse overheid, asset management of een justitiële context of maatschappelijk gevoelige dienstverlening is een pluspunt.
• Kennis van ADKAR/Prosci is een meerwaarde.
• Je kan vlot werken met Azure DevOps, Confluence en Jira.
• Je hebt een actieve professionele kennis van het Engels en het Frans.

️ Deze functie wordt aangeboden als een deeltijdse freelance rol (60%).