Agente / Agent polyvalent Cellule Courrier-Accueil H/F/X

Le service Facilities est composé de cinq cellules : archives, infographie, courrier & accueil, reprographie et entretien/cafétéria. Il dépend de la Direction Logistique. L'agent d'accueil fait partie de la Cellule Courrier-Accueil.

La Direction Logistique est responsable de l'atteinte des objectifs en matière de productivité, de satisfaction des clients et du personnel, dans le respect du cadre budgétaire et des principes d'organisation de l'ONE. Elle est composée des services Achats, Travaux et Facilities.

Vous êtes responsable de l'indicatage et de la transmission du courrier entrant : vous ouvrez, préparez, scannez et encodez le courrier entrant. Vous vous chargez de la distribution en interne du courrier des différents services de l'ONE ainsi que de son expédition.

A la réception de l'Administration centrale, vous accueillez et dirigez les visiteurs. Vous vous occupez de la gestion des appels entrants et, en fonction du besoin de votre interlocuteur, vous identifiez le relai pertinent.

La fonction comporte 3 volets : indicatage, distribution de courrier et expédition, accueil/réception.

Volet « indicatage » :

• Trier le courrier par destinataire, créer des étiquettes avec code-barres, scanner et compléter la base de données du courrier.

Volet « distribution du courrier » et « expédition » :

• Collecter, trier et distribuer du courrier interne, gérer l'intendance du papier.
• Réception des signataires, vérification des signatures et annexes et l'acheminer vers l'extérieur.
• Veiller au recyclage des cartouches d'encre.

Volet « accueil/réception » :

• Accueillir et orienter les visiteurs, informer les interlocuteurs sur les services de l'ONE, distribuer des brochures, identifier et contrôler l'accès des visiteurs, informer les collègues de l'arrivée de leurs visiteurs.
• Réceptionner les appels téléphoniques et transmettre les messages.
• Gérer l'accès au parking de l'ONE.

Profil

• Vous possédez un Certificat d'Enseignement Secondaire Inférieur (CESI).
• Vous avez une première expérience dans une fonction similaire et vous être prêt.e à être formé.e aux spécificités de la fonction.
• En tant qu'agent d'accueil et de courrier, vous êtes le « visage » de l'ONE, vous vous exprimez et comprenez avec aisance le français. Vous êtes capable d'adapter votre communication à votre interlocuteur.
• Vous êtes une personne proactive et consciencieuse dans son travail.
• Selon vous, un bon travail d'équipe est la clef de la réussite. Vous transmettez facilement les informations à vos collègues directs en utilisant les différents moyens de communication mis à votre disposition.
• Vous êtes à l'aise avec la gestion des appels téléphoniques et vous passez le relai à qui de droit si vous n'avez pas réponse à une question.
• Vous savez vous servir d'un ordinateur en général ainsi que de la suite Office (Excel, Word, Outlook, Teams...)
• Lorsque vous êtes à l'accueil du bâtiment le matin, vous devez être capable d'arriver au plus tard pour 7h45 et lorsque vous vous occupez de l'accueil l'après-midi, vous devez être en mesure de rester jusque minimum 16h30. Le reste du temps, vous avez des plages horaires flexibles entre 7h15 et 17h45.

Diplôme

• Secondaire inférieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

• 2.480,38 € bruts mensuels à l'indice actuel & 0 année d'ancienneté) - Echelle barémique 300/1 ;
• Titres-repas de 6,60 €/jour presté (retenue de 1,24 €) ;
• Transports en commun gratuit (domicile/lieu de travail) ;
• Pécule de vacances ;
• Prime de fin d'année ;
• 27 jours de congé annuel au pro rata des prestations;
• Jours fériés extra-légaux ;
• Congés du 25/12 au 01/01 ;
• Larges possibilités de formations en cours de carrière ;
• Plages horaires flexibles ;
• Assurance hospitalisation & avantages sociaux (sous conditions).

Informations supplémentaires

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