SILVERSQUARE - Responsable administratif et des données H/F/X

Objectif du rôle

Le responsable des soins contractuels (CCO) veille à ce que tous les processus administratifs, contractuels et de facturation du réseau Silversquare soient exécutés avec précision, cohérence et SOIN.

CARE est le fondement culturel qui guide toutes les interactions et tous les processus :

C - Connecter : Établir des relations de confiance avec les membres et les équipes internes grâce à une communication claire. A - Agir : Anticiper les besoins administratifs, répondre rapidement et résoudre les problèmes de manière proactive. R - Améliorer : Optimiser en continu les flux de travail, la documentation et la qualité administrative. E - Valoriser : Contribuer à une expérience client fluide, transparente et sans friction en assurant l'excellence de tous les processus administratifs.

Le responsable des contrats de gestion renforce l'ossature opérationnelle et financière de Silversquare en garantissant la clarté, la conformité et l'exactitude de tous les flux de travail liés aux contrats.

Principales responsabilités

1. Gestion des contrats et des adhésions

¿ Préparer, mettre à jour et assurer le suivi de tous les contrats et avenants destinés aux membres.

¿ Garantir la conformité aux CGV, à la politique tarifaire et aux cadres contractuels de Silversquare.

¿ Tenir à jour des dossiers numériques complets et précis des membres.

¿ Traiter les modifications de contrats (mises à niveau, déclassements, prolongations, transferts, indexations,...) de manière structurée et en temps opportun.

¿ Clarifier les termes contractuels aux conseillers en milieu de travail et les soutenir dans les cas complexes.

1. Exactitude de la facturation et des finances

¿ Effectuer les traitements mensuels de facturation et les contrôles financiers sur tous les sites avec une précision maximale.

¿ Assurer une facturation correcte des frais récurrents et des services supplémentaires (salles de réunion, bureaux virtuels, événements, options...).

¿ Aligner la facturation sur les contrats signés, les relevés d'utilisation et les politiques tarifaires internes.

¿ Collaborer avec l'équipe des finances pour enquêter sur les anomalies et mettre en œuvre les corrections nécessaires.

¿ Fournir aux membres des explications claires et empathiques sur la logique de facturation lorsque cela est nécessaire.

1. Suivi du recouvrement et des paiements

¿ Surveiller les paiements en suspens et gérer les étapes de suivi structurées.

¿ Assurer la coordination avec les équipes de coworking pour les dossiers de recouvrement sensibles.

¿ Suivez avec précision les plans de paiement, les conversations et les résultats.

¿ Adoptez un ton ferme mais respectueux, en accord avec les valeurs CARE de Silversquare.

1. Cessation d'activité et départ du personnel

¿ Préparer et traiter les formulaires de résiliation en pleine conformité avec les termes du contrat.

¿ Coordonner avec les espaces de coworking pour une logistique de départ sans accroc.

¿ Gérer la facturation finale, le règlement des dépôts et la clôture des dossiers.

¿ Veillez à ce que toutes les étapes soient documentées, transparentes et correctement archivées.

1. Amélioration de la conformité et des processus

¿ Garantir une application uniforme des normes administratives dans tous les espaces de coworking.

¿ Identifier les points de friction récurrents et proposer des améliorations opérationnelles simples.

¿ Mettre à jour les modèles, les listes de contrôle internes et les directives administratives.

1. Collaboration et soutien interne

¿ Assurer la fonction de point de référence administratif pour les équipes de coworking.

¿ Travailler en étroite collaboration avec le responsable des données et des performances pour garantir l'exactitude des rapports et la qualité des informations opérationnelles.

¿ Contribuer aux contrôles internes et aux vérifications de la qualité des données.

¿ Améliorer la communication inter-équipes entre les services Finance, WX, Ventes et Opérations.

Profil

Votre profil

¿ Extrêmement organisé, précis et à l'aise dans la gestion de charges de travail administratives complexes.

¿ Sens du service, patient et respectueux ¿ même dans des contextes financiers délicats.

¿ À l'aise avec les cycles mensuels récurrents et les échéances opérationnelles.

¿ À l'aise avec les chiffres, les contrats et la logique financière.

¿ Esprit proactif et orienté vers la résolution de problèmes, avec une volonté d'améliorer les processus.

¿ Esprit d'équipe et capacité à prendre en charge l'intégralité des tâches administratives.

¿ Maîtrise du français et/ou du néerlandais, et possède un bon niveau d'anglais.

¿ Maîtrise des outils numériques (CRM, systèmes de facturation, Microsoft Office).

Indicateurs de succès

¿ Des facturations mensuelles précises, ponctuelles et sans erreur.

¿ Réduction des erreurs de facturation, des corrections et des escalades.

¿ Fluidité des flux contractuels et respect des normes CGV et de la politique tarifaire.

¿ Amélioration des performances de récupération et suivi structuré.

¿ Des départs en douceur avec un minimum de litiges.

¿ Retours internes positifs de la part des équipes de coworking et des managers.

¿ Une meilleure standardisation et une plus grande efficacité dans l'ensemble de l'écosystème administratif.

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)