Administratief coördinator van het secretariaat Radiologie - Voltijds - (M/V/X)

In het hart van Brussel, zorgen wij voor iedereen. Kliniek Sint-Jan is een plek waar we luisteren en verschillen respecteren. Dat geldt voor onze meer dan 30.000 patiënten én voor de 1.800 collega’s van ons ziekenhuis. Samen zetten we ons in om de beste zorg te bieden, gebruikmakend van vooruitstrevende behandelingen en nieuwe technologieën. En samen creëren we een omgeving waar iedereen zich thuisvoelt.

Houdt u van organiseren, coördineren en het ondersteunen van een team binnen een ziekenhuisomgeving? 

Het secretariaat Radiologie is op zoek naar een administratief coördinator, de drijvende kracht achter de dagelijkse werking van de dienst en het centrale aanspreekpunt voor het team.

In deze uitdagende rol is de administratief coördinator van het secretariaat Radiologie staat in voor de goede werking van het secretariaat, ziet toe op de naleving van de procedures, de optimalisatie van de processen en waakt over een efficiënte uitvoering van de taken door het volledige secretariaatsteam.

Zo draagt u bij aan een vlotte en kwaliteitsvolle patiëntenwerking.

Specifieke verantwoordelijkheden

• Coördineren van de personeelsplanning (werkroosters, verloven, enz.)
• Beheer van de patiëntenregistratie
• Opvolging van de facturatie, facturatiefouten en klachtenbehandeling
• Opvolging van onderzoeken waarvoor nog geen protocol werd opgesteld of die nog niet werden doorgestuurd
• Aanspreekpunt voor de IT-dienst met betrekking tot de radiologiesoftware (onder andere PACS on Web)
• Beheer van de agenda's voor de verschillende radiologische onderzoeken (MRI, RX, CT, enz.):
  • Controle van een correcte afsprakenplanning
  • Nagaan of de voorschriften overeenstemmen met het aangevraagde onderzoek
  • Opvolgen van de voor voorschrijvende artsen gereserveerde tijdsblokken om onderbenutting te voorkomen
• Actualiseren en opvolgen van het vademecum van het secretariaat:
  • Centraliseren van essentiële informatie (onderzoeken met contrastmiddel, codering, toegelaten combinaties, enz.)
  • Goede kennis van de radiologische nomenclatuur en coderingen

Overige taken

• Bijdragen aan een optimale patiëntenervaring aan het onthaal
• Opleiden en begeleiden van secretariaatsmedewerkers in het omgaan met moeilijke situaties
• Optimaliseren van de afsprakenstroom via de verschillende kanalen (afspraakkiosken, e-mail, callcenter en onthaal), zowel tijdens de week als in het weekend
• Meewerken aan de implementatie van het nieuwe Epic-systeem, onder meer door het beheer van aanvragen en voorschriften vooraf en het opzetten van een controle- en validatieproces voor afspraken
• Uitwerken en opvolgen van het onboardingproces voor nieuwe medewerkers

• Empathische, diplomatische en motiverende leidinggevende
• Stressbestendig
• Uitstekende organisatorische vaardigheden
• Kennis van de softwarepakketten Medes en/of Wish is een pluspunt
• Teamspeler die nauw samenwerkt met secretariaatsmedewerkers, technologen en radiologen
• Ervaring binnen een ziekenhuisomgeving
• In staat om taken te delegeren en medewerkers op een positieve manier aan te sturen, met een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden

We bieden

• Een contract van bepaalde duur van 6 maand, verlengbaar en met optie vast
• Een salaris gebaseerd op de IFIC-baremaschalen, met erkenning van je relevante anciënniteit
• Hospitalisatieverzekering na 6 maanden en verzekering ongevallen privé-leven
• 25 vakantiedagen per jaar (pro rata van de arbeidstijd), evenals extra verlofdagen op 50, 52 en 55 jaar
• Medische consultaties in de Kliniek Sint-Jan tegen ziekenfondstarieven
• Tussenkomst in permanente vorming
• Ondersteuning bij het leren van Nederlands en/of Frans
• Een bevoorrechte ligging in het hart van Brussel
• Bedrijfsrestaurant aan voordeeltarief
• Een warme professionele werkomgeving waarin het menselijke aspect centraal staat
  

Als inclusief bedrijf hecht de Saint-Jean-kliniek veel waarde aan diversiteit en behandelt alle sollicitaties gelijkwaardig, zonder discriminatie.

#LI-VM1