Secrétaire technique mi-temps

Fonction

SECRETAIRE Technique mi-temps (h,f,x)

Être le support de la direction pour traiter les matières de gestion de chantiers, de secrétariat et d’offre de prix

Activités principales

GESTION DE CHANTIERS :

• Créer le chantier (imputation, dossier administratif, etc.)
• Demander et classer les plans d'impétrants dans GenOs
• Réaliser diverses demandes telles que des arrêtés police, des demandes d'offres prix, des prises de rendez-vous, etc.
• Réaliser les déclarations ONSS et communiquer à la GRH le numéro de DUC si Check In At Work d’application
• Constituer et libérer le cautionnement du chantier
• Rédiger et envoyer divers courriers pour des demandes de prolongations de délais, des constatations et autres
• Dactylographier les états d'avancement du chantier en fonction du métré, des postes, des quantités, etc.
• Etablir les déclarations de créances et la facturation en fonction de celles-ci
• Réaliser divers tableaux de comparaisons
• Réaliser le suivi des intempéries sur chantiers par semaine
• Calculer les délais de réalisation de chantiers
• Assurer le suivi administratif de l’encours chantiers jusqu’à la fin (réception provisoire-réception définitive)
• Tenir quotidiennement un tableau de la facturation chantier
• Gestion administrative et financière des associations momentanées (S.S.)

SECRETARIAT :

• Tenir un bureau et des dossiers en ordre
• Effectuer l’accueil des visiteurs
• Déclarer et effectuer le suivi des sinistres chantiers et véhicules et communiquer le suivi à la direction administrative et financière
• Réaliser des commandes diverses (matériels de bureaux, cartes de visite, cachets, eaux, enveloppes, etc.)
• Préparer les documents nécessaires aux réunions de planning et aux CoDir
• Réaliser divers courriers et assurer le suivi de ceux-ci
• Trier et distribuer le courrier reçu quotidiennement
• Gérer l'envoi quotidien du courrier (signature fin de journée avant envoi)
• Archiver les divers dossiers une fois qu’ils sont clôturés
• Ranger et détruire les archives deux fois par an

OFFRE DE PRIX – SOUMISSIONS

• Pour les chantiers gérés par la secrétaire,
• Préparer les dossiers de soumissions et de candidatures
• Rédiger des offres pour privés
• Préparer des tableaux comparatifs par rapport aux quantités et aux prix
• Gérer la demande des documents administratifs pour les soumissions et les offres
• (attestation de bonne exécution, déclaration bancaire, certificat de non-faillite, etc. )
• Réaliser des courriers et assurer le suivi de ceux-ci

Profil

Principales responsabilités

Cadre de fonctionnement

Le/La secrétaire dépend de la direction administrative et financière et il/elle ne supervise aucun travailleur.

Degré d’initiative

Le/La secrétaire réalise les tâches afférentes à sa fonction et soumet les décisions importantes à l’aval de sa hiérarchie.

Sur le plan relationnel

Le secrétaire de direction collabore avec la direction technique et les chargés d’affaires pour le suivi

des dossiers chantiers.

Compétences requises

Savoir

• Connaissance de Word, Excel, Access, Outlook et internet
• Connaissance du fonctionnement des cahiers de charges
• Connaissance des règles orthographiques et grammaticales du Français

Savoir faire

• Être capable d’analyser les chiffres
• Être capable de respecter la confidentialité
• Être capable de respecter des échéances
• Être capable de s'exprimer et d'écrire parfaitement en français
• Être capable de travailler seul et en équipe
• Être capable d’avoir le sens des priorités
• Être capable de s’organiser au quotidien

Savoir être

• Être précis
• Être autonome
• Être organisé
• Être rigoureux
• Être polyvalent

Formation requise

• Baccalauréat en comptabilité ou en secrétariat de direction
• Expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire

Ce que vous recevrez de nous

• CP200
• Mission intérim en vue de contrat fixe
• Horaire de travail - mi temps
• Chèques repas 8€/jour prestés