Administratief Medewerker Secretariaat van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek ENKEL VOOR AMBTENAREN (m/v/x)

Jobinhoud

Ben jij een Nederlandstalige, statutaire ambtenaar niveau B (administratief deskundig of gelijkwaardig) of van niveau C (administratief assistent of gelijkwaardig)?

Ben jij een administratieve duizendpoot die op zoek is naar een nieuwe uitdaging? Heb je een sterke interesse in bio-ethiek en wil je je enthousiasme en motivatie inzetten voor een maatschappelijk relevante opdracht? Dan is deze functie bij het Secretariaat van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek iets voor jou!

Deze functie betreft een detachering van onbepaalde duur !

Let op ! Deze functie is enkel toegankelijk voor statutaire ambtenaren van niveau B of niveau C die zijn aangesteld in de functie van administratief medewerker.

Jouw functie bestaat uit zowel administratieve als logistieke secretariaatstaken, onder de rechtstreekse supervisie van de coördinator van het Comité en in samenwerking met de andere leden van het Secretariaat.

Je werkt binnen het Secretariaat van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek, in een dynamisch en gemotiveerd team van zes personen: een coördinator die het team aanstuurt, drie universitaire medewerkers en twee administratieve medewerkers, waaronder jijzelf.

In deze functie werk je nauw samen met het Bureau van het Comité, dat bestaat uit vier ondervoorzitters. Het Bureau organiseert de werkzaamheden van het Comité en ziet toe op de goede werking ervan. Daarnaast sta je regelmatig in contact met de 78 leden van het Comité en draag je actief bij aan een vlotte administratieve ondersteuning van hun werkzaamheden.

Enkele concrete taken:

-      de organisatorische ondersteuning van de maandelijkse plenaire vergaderingen (’s avonds, fysiek of online);

-      het beheer van de inkomende en uitgaande post (papier en elektronisch);

-      het beantwoorden en doorverbinden van de telefonische oproepen;

-      de opvolging en verwerking van facturen en betalingen;

-      de opvolging van presentiegelden en reiskosten van de leden van het Comité;

-      de opvolging van het budget van het Comité, toegewezen door de toezichthoudende overheden;

-      het beheer van overheidsopdrachten, met name voor administratieve bestellingen;

-      het actualiseren van de website van het Comité;

-      administratieve ondersteuning bij de nieuwsbrief en het LinkedIn-account;

-      administratieve en logistieke ondersteuning bij de organisatie van de evenementen van het Comité.

Meer info omtrent de jobinhoud:

Sophie Bertrand – Coördinator
Tel.: Voir le numéro de téléphone sur werkenvoor.be
Email: Voir email sur werkenvoor.be

Werkgever

Het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek is het officiële adviesorgaan voor elke vraag met betrekking tot de bio-ethiek.
De waarden ervan zijn onafhankelijkheid, pluralisme, expertise en interdisciplinariteit.

De opdracht ervan is tweeledig:

• Adviezen uitbrengen over de problemen die voortvloeien uit het onderzoek en de toepassingen ervan in de domeinen van de biologie, de geneeskunde en de gezondheidszorg, waarbij deze problemen worden onderzocht vanuit hun ethische, sociale en juridische aspecten, in het bijzonder met betrekking tot de eerbiediging van de rechten van de mens ;
• Het publiek alsook de Autoriteiten bewustmaken en informeren over deze problemen.

Het Comité beheert eveneens een documentatiecentrum dat bestaat uit recente werken op het gebied van de bio-ethiek en organiseert om de twee jaar een publieke conferentie over een bio-ethisch probleem.

Competenties

Competenties

Gedragscompetenties:

• Oplossingsgericht zijn:  Problemen positief benaderen en oplossingen voorstellen en uitvoeren 
  • 0plossingen implementeren in functie van continue verbetering
• Klantgericht zijn: Vertrekken vanuit het standpunt van de klanten, hun verwachtingen en noden begrijpen en zorgen voor een optimale dienstverlening  
  • De klanten begeleiden
• Communiceren: Informatie, meningen en ideeën overbrengen en uitwisselen en daarvoor de stijl en de communicatiekanalen kiezen die zijn aangepast aan de context en de doelgroep
  • Meningen delen en gepast communiceren
• Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel evolueert
  • Meewerken aan verandering

Technische competenties :

• Je hebt een goede kennis van Nederlandse taalregels
• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office Word
• Je bent vertrouwd met de gangbare digitale tools voor de organisatie van vergaderingen, zoals Outlook, Zoom en Teams

Pluspunten:

• Je bent tewerkgesteld in een tweetalige omgeving. Een goede kennis van het Frans is een pluspunt
• Je hebt een basiskennis Boekhouden
• Je hebt ervaring met overheidsopdrachten
• Je hebt ervaring met het up to date houden van website
• Je hebt ervaring met communicatie via linkedIn
• Je hebt ervaring met het gebruik Fedcom
• Je hebt ervaring met Webpower of equivalent
• Je hebt ervaring met het gebruik van AI-tools
• Je bent bereid je bij te scholen in softwaretoepassingen eigen aan de dienst

Aanbod

Je wordt aangeworven als gedetacheerd ambtenaar (onbepaalde duur) met een voltijdse tewerkstelling.

Je kan enkel deelnemen aan deze selectieprocedure indien je een statutaire ambtenaar bent van de Nederlandse taalrol van niveau B (administratief deskundige of gelijkwaardig) of van niveau C (administratief assistent of gelijkwaardig) en behoren tot

– een federale overheidsdienst;

– de administratieve diensten van de Vlaamse overheid;

– de diensten van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van Brussel-Hoofdstad;

of tot een instelling van openbaar nut die onder een van deze overheden ressorteert.

De voorwaarden voor detachering worden bepaald in overeenstemming met de geldende regelgeving:

• Koninklijk Besluit van 25 april 1997 tot vaststelling van het organiek kader van het Secretariaat van het Raadgevend Comité voor bio-ethiek (Belgisch Staatsblad van 8 mei 1997);
• Koninklijk Besluit van 20 mei 1997 tot vaststelling van de voorwaarden voor de detachering van personeel van de overheidsdiensten naar het Secretariaat van het Raadgevend Comité voor bio-ethiek (Belgisch Staatsblad van 28 mei 1997).

Je salarisschaal blijft ongewijzigd.
De regels van je oorspronkelijke werkgever inzake verlof en ziekte blijven van toepassing.

Procedure

Stap 1 : Controle van de deelnemingsvoorwaarden :

Je dient te beschikken over een benoemingsbesluit niveau B of niveau C  (graad administratief medewerker).

Stap 2 : Praktische casus (45 min) :

Je wordt alleen toegelaten als je over het vereiste benoemingsbesluit beschikt.

Deze proef wordt ofwel georganiseerd als afzonderlijke proef, ofwel direct voorafgaand aan het interview. Dit is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de vorige stap. 

Via een technische vaardigheidstest worden volgende gemeten: 

• Je hebt een goede kennis van Nederlandse taalregels;
• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office Word;
• Je bent vertrouwd met de gangbare digitale tools voor de organisatie van vergaderingen, zoals Outlook, en Zoom.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt . Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Stap 3 : Selectiegesprek (+/- 60 min + 45 min voorbereiding )

Het interview evalueert of je gedragscompetenties en technische competenties  (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Indien de PC-proef niet georganiseerd wordt als afzonderlijke proef (zie stap 2), zal deze plaatsvinden direct voorafgaand aan het interview.    

Je cv en motivatiebrief worden gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet!De vetgedrukte competenties en jouw motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd en wegen zwaarder door in de eindscore ( X2). 

Je bent geslaagd als je  ten minste 50 punten op 100 voor het interview en 50 punten op 100 behaalt voor de PC-proef .  

Indien Stap 2 niet georganiseerd wordt, zal deze proef (Stap 3 - PC-proef en interview) plaatsvinden rond de week van 13/10-17/10 (onder voorbehoud).

Indien Stap 2 wel georganiseerd wordt, zal deze proef (Stap 3 - interview) plaatsvinden rond 26/10 – 30/10 (onder voorbehoud).

Alle selectieproeven vinden plaats in onze kantoren:  Galilée-gebouw (Galilée-laan 5/2 - 1210 Brussel).

Eindresultaat

Na het selectiegesprek stelt het Comité een lijst op van geslaagde kandidaten. De lijst van geslaagden blijft één jaar geldig. Afhankelijk van jouw plaats op deze lijst kan de functie je al dan niet worden aangeboden.

Als het Comité je niet geschikt acht voor de functie, wordt de selectieprocedure beëindigd en kom je niet voor op de lijst. 

Solliciteren

Heb je interesse voor deze functie?

Stuur per email jouw CV + motivatiebrief + benoemingsbesluit door ter attentie van de voorzitster van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek via: Voir email sur werkenvoor.be.

Je kan solliciteren tot en met 18 september.

Omdat we soms veel kandidaturen ontvangen die niet voldoen aan de selectiecriteria kunnen we geen gevolg geven aan kandidaturen van personen die geen statutaire ambtenaren zijn of die niet behoren tot een in aanmerking komende overheidsdienst.

Extra info

Het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek waarborgt gelijke kansen, gelijke behandeling en gelijke toegang voor alle kandidaten. Het selecteert de best gekwalificeerde kandidaat voor de functie, ongeacht persoonlijke kenmerken (zoals leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, overtuigingen, handicap of nationaliteit).

Kandidaten met een handicap, leerstoornissen of een ziekte kunnen een redelijke aanpassing van de selectieprocedure aanvragen.