Secretaris Poli Endocrinologie UZ Gent

• Je bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van secretariaatstaken ter ondersteuning van de dienst.
• Je verzorgt het onthaal van bezoekers/patiënten/interne klanten en je geeft hen de nodige informatie omtrent de dienstverlening.
• Je plant afspraken in voor consultaties of opnames. Daarnaast plan je ook onderzoeken in.
• Je geeft praktische informatie over wachttijden, spreekuren en geplande onderzoeken en behandelingen.
• Je beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen, verstrekt de correcte informatie of je verbindt, indien nodig, oproepen door.
• Je doet de voorbereiding voor de facturatie, staat in voor de correcte tarificatie van de medische handelingen.
• Je onderhoudt contacten met andere diensten binnen het UZ Gent om administratief alle informatie correct te laten doorstromen.
• Je staat in voor de input van administratieve gegevens van patiënten. Je vult formulieren en documenten in.
• Je verzorgt de correspondentie van de dienst (vb. briefwisseling naar zorgverleners vanuit het Elektronisch patiëntendossier).
• Je signaleert problemen en doet voorstellen voor aanpassingen of optimalisaties betreffende jouw takenpakket.
• Je voert administratief-ondersteunende taken uit zoals typen van brieven, verslagen, bestekken, mails, kostenramingen,…
• Je bestelt materiaal voor de werking van de dienst, volgt leveringen op en controleert ze.
• Je past je aan aan de noden van de dienst en stelt je flexibel op naar taakinhoud.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen.

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
• Basiskennis van medische terminologie is een pluspunt.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
• Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met patiënten.
• Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen.