Administratief assistent- Patrimonium - Cel overheidsopdrachten en economaat M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Het OCMW van Ukkel staat ten dienste van alle inwoners van Ukkel. Het biedt maatschappelijke steun met als doel eenieder de kans te bieden een menswaardig bestaan te leiden, door middel van sociale, administratieve en technische diensten.

Het OCMW van Ukkel ligt in de buurt van verschillende winkelgelegenheden en wordt aangedaan door het openbaar vervoer; het biedt zijn medewerkers binnen een aangenaam werkkader een gezellige omgeving met dynamische en motiverende ploegen. Daarnaast investeert het OCMW in het welzijn en de vaardigheden van zijn personeel, dat ongeveer 600 leden telt.

Naast zijn algemene sociale diensten beheert het OCMW onder andere een crèche, een kindertehuis, een gratis voedseldistributiecentrum, een rust- en verzorgingstehuis en een dienst thuishulp. Meer informatie op: 

Momenteel is het OCMW van Ukkel op zoek naar een administratief/ve assistent - Voor de Patrimonium dienst - Met salarisschaal C van het lokaal openbaar ambt.

==> Voltijds vervangingsovereenkomst met onmiddelijke ingang.

Afsluiting: 1/09/2026

Beschrijving van de functie

Opdracht:

De verantwoordelijken van alle sites kunnen bijstaan voor het onderhandelen van kleine opdrachten van leveringen.

Beheer van het economaat (en de stocks) bij de dienst Patrimonium.

Het beheer van verzekeringsdossiers inzake schade voertuigen

Het beheer van de multifunctionele kantoorapparatuur en de verbruiksgoederen hieromtrent

De voornaamste functies:

Redactie :

• Opstellen van administratieve clausules en verwerken van technische clausules (van de vragende dienst) in lastenboeken (softwareprogramma 3P)
• Officiële bekendmaking en versturen van oproepen tot kandidaatstelling/inschrijving.
• Opvolgen van termijnen, kennisgeving van gunningen, verplichte inlichtingen van kandidaten/inschrijvers.
• Opstellen van verslagen over de gunningswijze, de voorwaarden van de opdrachten en de aan de bevoegde organen voor te leggen gunning. Opstellen van ontwerpen van uittreksels van notulen van beraadslagingen (computerprogramma BO Secretariaat).
• Voorbereiden van de bestelbons;
• Budgettaire voorzieningen en wijzigingen op basis van een analyse van het verbruik;
• Invoeren van de facturen, kredietnota's en voorlopige verbintenissen;

Wetgeving en ondersteuning :

• Basis kennis van de reglementering inzake overheidsopdrachten en de organieke wet betreffende de OCMW's

Planning :

• Hulp bij het opmaken van een inventaris van de lopende en uit te voeren overheidsopdrachten.
• Voorbereiding van het technisch gedeelte van de lastenboeken betreffende leveringen
• aan het OCMW;
• Bijhouden van de vervaldata van de overheidsopdrachten en vooruitlopen op de op te starten opdrachten.
• Beheer van kleinere aanbestedingen voor het Centraal Bestuur en bijstaan van andere diensten in het onderhandelen bij deze opdrachten
• Beheer van de bureauartikelen en van de stocks
• Nazicht van de betalingen, achterstallen en uitgaven;

Economaat :

• Invoeren van de facturen, kredietnota's en voorlopige overeenkomsten; 
• Nazicht van de betalingen, achterstallen en uitgaven;
• Analyseren en vergelijken van de prijzen (marktonderzoeken);
• Voorbereiden van de bestelbonnen;
• Voorbereiden van het technisch gedeelte van de bijzondere bestekken betreffende de overheidsopdrachten voor kantoorartikelen met inbegrip van de bestelling van kopieertoestellen, printers en het kantoormateriaal;
• Beheer van de kantoorartikelen en de voorraden (papier, meubels, onderhoudsproducten, kleine elektrische apparaten, cafetaria, ...);
• Ontvangen en controleren van de leveringen;
• Bevoorraden en organiseren van de herstellingen van de kopieertoestellen, faxapparaten, frankeermachine, plooi - en lijmapparaat, enz.;
• Ontvangen van de vertegenwoordigers;
• Budgettaire vooruitzichten en wijzigingen op basis van een analyse van het verbruik;
• Het boekhoudkundig en administratief beheer van het uitgaand postverkeer;

Jouw profiel

Profiel:

Vereist diploma: Getuigschrift hoger secundair onderwijs, of belgische gelijkgeschakeld

Vereiste vaardigheden :

• Goede kennis van de klassieke ICT-hulpmiddelen (Outlook, Word, Excel, OneNote);
• In staat zijn om wetteksten inzake overheidsopdrachetn na te slaan en relevant te analyseren;
• Redactionele vaardigheden en goede spelling;
• Organisatorische en administratieve vaardigheden;
• Initiatief, autonomie en aanpassingsvermogen;
• Verantwoordelijkheidszin;
• Analytisch en synthetisch kunnen denken;
• Gemakkelijk contact leggen en communiceren;
• Elementaire schriftelijke en mondelinge kennis van de tweede landstaal (Selor Art. 8 - 10)

Vorm een pluspunt:

• Kennis van de wetgeving inzake overheidsopdrachten en/of een onderkende ervaring in publiek recht 
• Kennis van BO Secretariaat, 3P, OneNote
• Kennis van de werking van een OCMW,
• Ervaring in een soortgelijke functie;
• Tweetaligheid Fr/Nl
  

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

Wat wij aanbieden:

• Een betrekking met inhoud en een stabiliteit eigen aan een overheidsinstelling;
• Een voltijds vervangingsovereenkomst  (37u30/week);
• Respect voor evenwicht tussen het professioneel en privéleven :
  • Aantrekkelijke verlofregeling : (minimaal 38 dagen) via jaarlijkse verlofdagen + extralegale verlofdagen + compenserende verlofdagen voor het zomerrooster + onbezoldigde verlofdagen;
  • Soepel uurrooster naargelang de dienst en mogelijkheid verlof per uur te nemen;
  • Structureel telewerk - 1 dag/week + mogelijkheid occasioneel telewerk te verrichten naar rato van maximaal 2 dagen/maand voor alle betrekkingen die dat toelaten  met terbeschikkingstelling van adequaat materiaal;
• Financiële voordelen:
  • Salaris overeenkomstig de salarisschalen van de lokale overheden van Brussel-Hoofdstad - Niveau C1. Ter indicatie, bruto maandelijkse bezoldiging € 2.670,68 zonder anciënniteit, en € 2.964,71 voor 5 jaar anciënniteit;
  • Een  gevaloriseerde anciënniteit : inachtneming van de integraliteit van de anciënniteit van de openbare en privésector voor zover dat nuttig kan zijn voor de betrekking (op voorlegging van attesten ter bewijs);
  • Maaltijdcheques (faciale waarde €8);
  • Eindejaarstoelage;
  • Een  tussenkomst in de vervoerskosten (MIVB gratis en een terugbetaling van 80% voor overige openbare vervoersmiddelen);
  • Tegemoetkoming fiets of te voet;
  • Tweetaligheidspremie (minimaal € 223.87 bruto/maand) op voorlegging van de Selor-certificaten - elementaire schriftelijke en mondelinge kennis);
• Andere voordelen:
  • Een brede waaier aan specifieke vormingen , individueel en/of collectief;
  • Hospitalisatieverzekering met voordelige voorwaarden;
  • Samenstelling van een complementair pensioen (2e pijler);
  • Tussenkomst in schoolreisjes;
  • Kortingen en voordelen in bepaalde winkels in Ukkel;
  • Hulp en voordelen voor toegang tot gemeentelijke speelterreinen en crèches;
  • Mogelijkheid op loopbaanontwikkeling;
  • Zeer toegankelijk:
  • Station Ukkel Kalevoet (+De Lijn)
  • Tram/bus: 4/18/43/97/82/98

Extra informatie

Gëinteresseerd?

Stuur dan je motivatiebrief, CV en een KOPIE van uw diploma ter attentie van De Heer M. VANDENBERGHEN, secretaris generaal van het OCMW, per mail naar: Voir email sur actiris.brussels

!! De onvolledige kandidaturen zullen niet tegengehouden worden!!

Vermeld het referentienummer van de aanbieding en / of de titel van de functie bij de betreffende afdeling