Medewerker Partnerships & B2B (m/v/x) - Filmfestival Oostende

Organisatie

Filmfestival Oostende

Filmfestival Oostende (FFO) kan rekenen op een sterk netwerk van partners die mee het festival mogelijk maken. Als Medewerker Partnerships & B2B zorg je ervoor dat deze samenwerkingen vlot verlopen, van praktische afspraken en visibiliteit tot hospitality en relatiebeheer. Je bent een belangrijke schakel tussen het festival, onze partners en zakelijke gasten, en draagt mee bij aan een professionele en gastvrije festivalervaring.

Functieomschrijving

Taken

Voor het festival:

• Je beheert partnerdossiers en houdt alle voordelen, rechten, deadlines en contactgegevens up-to-date;
• Je bewaakt de gemaakte afspraken met partners en zorgt ervoor dat alle engagementen correct worden uitgevoerd;
• Je coördineert de praktische opvolging van partnervisibiliteit, van drukwerk en advertenties tot cinemaspots, branding en signalisatie op locatie;
• Je ondersteunt de uitwerking van hospitalityformules en werkt nauw samen met de collega's van prospectie en verkoop;
• Je stemt met het ticketingteam gastenlijsten, uitnodigingen en reservaties af en zorgt voor een correcte verzending van tickets naar partners en B2B-relaties;
• Je werkt partneractivaties uit in samenwerking met het communicatie- en productieteam;
• Je versterkt mee de business community rond FFO via onder meer LinkedIn, nieuwsbrieven en netwerkmomenten.

Tijdens het festival:

• Je ontvangt partners, genodigden en VIP-gasten en zorgt voor een professionele en gastvrije ervaring;
• Je beheert en actualiseert gastenlijsten aan recepties en hospitalitylocaties;
• Je bewaakt de uitvoering van alle partnerafspraken rond visibiliteit, activaties en hospitality;
• Je controleert locaties op aankleding, branding, gereserveerde plaatsen en algemene uitstraling;
• Je coördineert de planning en werking van hostessen en andere hospitalitymedewerkers;
• Je onderhoudt contact met partners en interne teams en speelt snel in op vragen of last-minute wijzigingen.

Verantwoordelijkheden

• Je werkt zelfstandig, maar stemt vlot af met collega’s
• Je zorgt dat elke partner zich gezien voelt en elke gast warm onthaald
• Je schakelt snel tussen administratie en ontvangst
• Je houdt het overzicht, zelfs in de drukte van het festival

Profiel

We zoeken iemand die graag het overzicht bewaart, service ademt en zich moeiteloos beweegt in een dynamische context. Je combineert een warm onthaal met organisatorisch talent en een scherp oog voor detail.

• Je hebt minstens 1 à 2 jaar ervaring in eventmanagement, communicatie, marketing of een gelijkaardige functie
• Je bent administratief sterk en werkt vlot met Google Drive
• Je communiceert helder, vriendelijk en professioneel — zowel mondeling als schriftelijk
• Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en schakelt vlot wanneer nodig
• Je denkt klantgericht en streeft naar een professionele én persoonlijke aanpak
• Je blijft rustig bij last-minute wijzigingen en bent flexibel inzetbaar
• Je bent bereid om in Oostende te werken

Aanbod

• Een plek in een hecht team dat elk jaar een groots evenement op poten zet
• Veel variatie, verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief
• Tijdelijke opdracht van september tot en met februari — op freelancebasis of met arbeidsovereenkomst
• Vergoeding volgens barema PC 304 of op freelancebasis, in overleg
• Terugbetaling van je woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer