Secrétaire médicale expériment(é) | Waterloo

En tant que Secrétaire Médicale Expérimentée, vous assurez le bon fonctionnement de l'accueil et du secrétariat du cabinet. Vous êtes le premier point de contact des patients et contribuez à offrir un accueil professionnel, chaleureux et efficace. Grâce à votre sens de l'organisation, votre discrétion et votre excellente présentation, vous gérez les tâches administratives quotidiennes en support aux différents praticiens du cabinet.

Responsabilités principales:

Accueil et relation patient

- Accueillir les patients avec professionnalisme et bienveillance.
- Assurer l'enregistrement administratif des patients.
- Orienter les patients vers le praticien ou le service concerné.
- Gérer les demandes d'information en présentiel et par téléphone.
- Veiller à la qualité de l'expérience patient.

Gestion des agendas médicaux

- Planifier, modifier et confirmer les rendez-vous.
- Gérer les agendas de plusieurs médecins spécialistes.
- Optimiser les plannings et anticiper les besoins organisationnels.
- Assurer le suivi des annulations et des urgences.

Gestion téléphonique

- Réceptionner les appels entrants.
- Identifier les demandes et les transmettre au bon interlocuteur.
- Fournir les informations administratives nécessaires aux patients
- Assurer un suivi rigoureux des messages et demandes.

Gestion administrative

- Constituer et mettre à jour les dossiers patients.
- Rédiger et traiter les courriers administratifs.
- Compléter et assurer le suivi des documents d'assurances, certificats et formulaires divers. Scanner, classer et archiver les documents médicaux et administratifs.
- Veiller à la confidentialité des informations conformément aux règles en vigueur.

Support aux praticiens

- Assurer un soutien administratif aux chirurgiens, kinésithérapeutes et radiologue.
- Garantir la bonne circulation des informations au sein du cabinet.
- Participer au bon fonctionnement et à l'organisation quotidienne de la structure.

Profil

Profil recherché

Formation et expérience:

- Formation en secrétariat médical ou administratif.
- Expérience confirmée de minimum 3 ans dans une fonction similaire.
- Une expérience en cabinet médical, maison médicale, clinique ou hôpital constitue un atout majeur.

Compétences :

- Excellente maîtrise de la gestion d'agendas complexes.
- Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
- Grande aisance téléphonique. Excellentes capacités rédactionnelles et administratives.
- Bonne gestion des priorités et du stress.

Qualités personnelles:

- Excellente présentation.
- Élocution irréprochable.
- Sens du service et de l'accueil.
- Empathie et discrétion.
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Esprit d'équipe.
- Fiabilité et ponctualité.
- Respect absolu de la confidentialité.

Offre

Nous offrons

- Une fonction variée au sein d'un cabinet médical reconnu.
- Un environnement de travail professionnel et collaboratif.
- Une présence régulière auprès d'une équipe pluridisciplinaire de spécialistes.
- Un contrat à temps partiel de 3 jours par semaine.
- Un cadre de travail agréable et humain.

La personne recherchée est un véritable pilier administratif du cabinet, capable de gérer avec professionnalisme l'accueil, les agendas médicaux et les tâches administratives tout en assurant un service irréprochable aux patients et aux praticiens.