Assistant·e administratif·ve - Département des services à la communauté (2026/128CDD) H/F/X

Contexte :

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

Le Département des services à la communauté (DSC) s'adresse aux plus de 38 000 étudiant·es et de l'ULB, aux 5 000 membres des personnels de l'ULB, à ses pensionné·es et aux extérieurs de l'ULB. Ses domaines de compétence sont très variés : de l'aide sociale aux sports, en passant par la restauration, la culture, la crèche, les logements, le service médical mais aussi l'engagement sociétal.

Le Service médical propose différents types de consultations à destination des membres de la communauté universitaire, mais également de personnes externes.

Il est composé de deux responsables : l'une en charge des aspects administratifs et financiers, et une médecin responsable du volet médical.

Une équipe de cinq jobistes est chargée de l'accueil des patient·es, tandis que nos treize praticien·nes assurent les consultations.

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.

Missions essentielles : 

• Gestion administrative et médico-administrative :
  • Participation à l'accueil.
  • Gérer l'accueil des patient·es.
  • Prendre les rendez-vous et gérer les horaires des consultations.
  • Encoder les consultations et préparer les dossiers des patient·es.
  • Encaisser les honoraires.
  • Etablir les attestations de soins.
  • Classer et archiver les dossiers médicaux.
  • Faire le calcul de la caisse chaque jour.
• Gestion de la boîte mail du service.
• Vérification de l'état des cabinets (journalier).
• Divers contacts avec les autres services de l'ULB (informatique, infrastructure, ...) selon les besoins du service.
• Archivage des dossiers.
• Encodage des consultations de 2 praticien·nes (hebdomadaire).
• Préparation contrats jobistes (trimestriel).
• Commandes de matériel de bureau/alimentaire (mensuel).
• Préparation des notes d'honoraires des médecins et distribution (mensuel).
• Encodage des prestations du médecin assistant en vue de la note d'honoraire de la responsable médicale (mensuel).
• Préparation de l'agenda papier des médecins généralistes (mensuel).

Profil

Profil : 

• Être titulaire au maximum d'un Bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif (gestion administrative, secrétariat de direction) ou en sciences humaines et sociales.
• Posséder une expérience d'au moins 1 an dans une fonction administrative ou de travail social administratif.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie-Bruxelles : ( Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes ).

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requis :

• Maîtrise des outils bureautiques actuels (Microsoft 365, agenda en ligne, fichiers partagés, etc.).
• Facilité à maîtriser de nouveaux outils informatiques.
• Excellentes capacités d'accueil et de communication.
• Maîtrise du français oral et écrit.
• Bonne connaissance de l'anglais (Niv B1). 
• Bonne capacité d'organisation et rigueur administrative.
• Priorisation des tâches.
• Gestion du temps et respect des échéances règlementaires.
• Sens des responsabilités.
• Discrétion et respect de confidentialité.

Atouts :

• Diplomatie.
• Rigueur.
• Autonomie.
• Patience.
• Bienveillance.
• La connaissance du monde médical.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes. 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...). 
• L'accès à une formation permanente.  
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives. 

Politique d'égalité des chances : 

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap. 

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection : 

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, Voir email sur actiris.brussels , en charge de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien. 

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information. 

Décision administrative

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

Les candidat · es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu · es.