Référent administratif secrétariat de Radiologie - Temps plein (H/F/X)

Au cœur de Bruxelles, nous prenons soin de tout un chacun. La Clinique Saint-Jean est un lieu d'écoute et de respect des différences. Cela vaut pour nos plus de 30.000 patients et pour nos 1.800 collègues. Ensemble, nous nous engageons à offrir les meilleurs soins, en utilisant des traitements de pointe et des nouvelles technologies. Et ensemble, nous créons un environnement où tout le monde se sent chez soi. 

Aimez-vous organiser, coordonner et soutenir une équipe dans un environnement hospitalier ?

Le secrétariat de Radiologie est à la recherche d’un(e) coordinateur(trice) administratif(ve), véritable moteur du fonctionnement quotidien du service et point de contact central pour l’équipe.

Dans ce rôle stimulant, le/la référente.e administrative du secrétariat Radiologie garantit le bon fonctionnement du secrétariat, veille au respect des procédures, à l'optimisation des processus et s’assure de l’exécution efficace des tâches par l’ensemble de l’équipe des secrétaires. Ainsi vous contribuez à offrir aux patients une prise en charge fluide et de qualité. 

Responsabilités spécifiques

• Gestion du personnel (horaires, congés etc)
• Gestion des inscriptions des patients
• Suivi de la facturation, des erreurs de facturation et gestion des plaintes
• Suivi des examens non protocolés ou non transmis
• Interface avec le service IT concernant les logiciels radiologiques (notamment PACS on Web)
• Gestion des agendas en radiologie (IRM, RX, CT, etc.) :
  • Vérification de la bonne prise des rendez-vous
  • Adéquation entre la prescription et l’examen demandé
  • Suivi des plages horaires réservées aux prescripteurs afin d’éviter toute sous-utilisation
• Mise à jour et suivi du vade-mecum du secrétariat :
  • Centralisation des informations essentielles (examens avec contraste, codification, combinaisons autorisées, etc.), connaissance des codes de radiologie

Autres missions

• Amélioration de l’expérience patient au guichet
• Formation des secrétaires à la gestion des situations difficiles 
• Optimisation du flux de prise de rendez-vous (bornes, e-mail, call center, guichet), en semaine et le week-end
• Participation à la mise en place du nouveau système (Epic): gestion des demandes/prescriptions d’avances; organisation d’un système de contrôle et de validation des rdv
• Mise en place et suivi du processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs

Qualifications

• Leader empathique, diplomate et motivé
• Bonne gestion du stress
• Excellentes compétences organisationnelles
• La connaissance des logiciels Medes/Wish constitue un atout
• Esprit d’équipe, collaboration étroite avec les secrétaires, les technologues et les radiologues
• Expérience en milieu hospitalier
• Capacité à déléguer les tâches et à superviser de manière positive, avec une répartition claire des responsabilités
• Vous possédez une excellente maîtrise d'au moins une des deux langues nationales (français ou néerlandais) ainsi qu'un niveau minimum B1 dans l'autre langue

Nous offrons:

• Un cadre de travail stimulant et enrichissant
• Une rémunération barémique IFIC avec reconnaissance de votre ancienneté pertinente
• Assurance hospitalisation après 6 mois et assurance accident vie privée
• 25 jours de congé/an (au prorata du temps de travail) ainsi que des jours de congé supplémentaires à 50, 52 et 55 ans
• Consultations médicales à la Clinique Saint-Jean aux tarifs mutuelle
• Intervention dans la formation continue
• Soutien à l’apprentissage du néerlandais et/ou du français
• Situation privilégiée au cœur de Bruxelles
• Restaurant d’entreprise à tarif préférentiel
• Un cadre professionnel chaleureux où l'aspect humain est mis en avant

En tant qu'entreprise inclusive, la clinique Saint-Jean s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination.

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