Administratief assistent - Brussel & Vlaams-Brabant (m/v/x)

Jobinhoud

Draag bij aan de operationele effectiviteit van onze strijdkrachten terwijl je je vaardigheden ontwikkelt in een stimulerende en lonende omgeving. Jouw administratieve expertise zal een essentiële schakel zijn in het soepel laten verlopen van onze gevarieerde activiteiten.

Sluit je nu bij ons aan en smeed je toekomst in het hart van de actie bij het Ministerie van Defensie!

Je maakt deel uit van een administratief team bestaande uit militairen en burgerpersoneel. Je bent verantwoordelijk voor de volgende taken:

• Je beheert de  administratieve dossiers
• Je draagt bij tot de  goede organisatorische en administratieve werking
• Je beantwoordt verzoeken van  klanten
• Je ondersteunt het personeel met  administratieve voorschriften op een specifiek gebied : personeelsbeheer, veiligheidsbeheer, opleidingsbeheer, logistiek beheer, public relations beheer, IT-systeembeheer, budgetbeheer, infrastructuurbeheer, enz.

Voor het uitvoeren van je taken kun je vertrouwen op gedetailleerde procedures en richtlijnen, maar ook op je ervaren collega's en je teammanager.

Wij zoeken administratieve assistenten voor verschillende eenheden over Brussel & Vlaams-Brabant. Hieronder vind je per regio meer informatie:

Regio Evere (Brussel)

• Algemene directie juridische steun (DG Jur) - optie 1
  Je ondersteunt het diensthoofd Budget bij de dagelijkse administatieve taken, met een focus op de verwerking en opvolging van aankoopopdrachten en facturen. Je staat in voor het opvragen van prijsoffertes, het correct invoeren en opvolgen van gegevens in informaticasystemen en het archiveren van dossiers. 
• Algemene directie juridische steun (DG Jur) - optie 2
  Je beheert zelfstandig dossiers rond geschillen, zowel in de minnelijke als gerechtelijke fase, inclusief analyse en opvolging. Daarbij werk je nauw samen met interne en externe actoren binnen Defensie en verzamel je alle relevante informatie. Je stelt correspondentie op, neemt deel aan overlegmomenten, zorgt voor een nauwgezet dossierbeheer en bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening. Je onderhoudt daatbij ook je kennis van procedures en regelgeving. 
• Algemene directie juridische steun (DG Jur) - optie 3
  Als secretariaatsmedewerker beheer je inkomende en uitgaande (digitale) briefwisseling en verwerk je deze volgens de geldende richtlijnen. Je staat in voor het aanmaken, opvolgen, digitaliseren, verdelen en archiveren van dossiers. Je neemt ook deel aan de permanentie van het secretariaat. Je bent daarnaast ook contactpersoon en ontvangt bezoekers binnen de eenheid. 
• ACOS Departement Strategie (ACOS STRAT)
  Je verzekert de permanentie van het secretariaat en beheert de dagelijkse administratieve taken. Je beheert documenten, stelt templates op en staat in voor de correspondentie. Je bent verder ook verantwoordelijk voor het beheer van de vergaderzalen en biedt logistieke ondersteuning aan operationele activiteiten.
• Algemene directie material resources (DG MR) - MRMP
  Je ondersteunt de officier bij het beheer van verkoopdossiers binnen Defensie. Je zorgt ervoor dat dossiers vlot verlopen van voorbereiding tot uitvoering, inclusief administratie zoals facturatie en opvolging. Daarbij sta je in contact met interne diensten en kopers en werk je volgens de regels van overheidsopdrachten, met begeleiding en opleiding on-the-job.
• Algemene directie material resources (DG MR) - MRSys - Optie 1
  Je staat in voor de personeelsadministratie (in het digitaal personeelsbeheersysteem). Je ondersteunt je collega's op het gebied van regelgeving, wetgeving, financiële zaken, sociale zaken en dagdagelijkse adminstratie. Daarnaast verwelkom en begeleid je nieuwe collega's.
• Algemene directie material resources (DG MR)  - MRSys - Optie 2
  Je staat mee in voor de opvolging, het plannen en opstellen van budgetrapportages voor de herbevoorrading van materiaal voor de schepen. Je voert ook diverse administratieve taken uit voor alle medewerkers. Verder ben je mee verantwoordelijk voor het beheer van diverse databases en voer je zoekopdrachten uit in deze databases. Om je taken uit te voeren, kun je vertrouwen op gedetailleerde procedures en richtlijnen.  
• Algemene directie human resources (DG HR)
  Als secretariaatsmedewerker behandel je e-notes, sta je in voor de fysieke post en behandel je fysieke dossiers, te tekenen door autoriteiten. Daarnaast beantwoord je vragen van bezoekers en ben je verantwoordelijk voor de kantoorbenodigdheden. Je staat ook in voor het beheer en het klaarzetten van de vergaderzalen. 
• Algemene directie health & wellbeing (DG HW&B)
  Als DAES beheer je de dienstmailbox, de tool Voir email sur werkenvoor.be en NAVO verplaatsingorders. Verder sta je in voor het opstellen van tickets, de opvolging van medische attesten en de verbetering van documenten. Je neemt daarnaast ook deel aan de coördinatievergadering en rapporteert aan het commando. 
• Algemene Dienst Inlichting & Veiligheid (ADIV) - Optie 1
  Je verzorgt de administratie omtrent de aanvraag en de uitvoering van bijzondere inlichtingenmethoden zoals opgelijst in de wet houdende regeling van de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten van 30/11/1998.
• Algemene Dienst Inlichting & Veiligheid (ADIV) - Optie  2
  Afhankelijk van de specifieke cel: of, je bent verantwoordelijk voor het inventariseren van de in- en uitgaande documenten. Je beheert de organisatie van het archiefdepot en je bereidt de archieven voor op de overdracht naar de Nationale Archieven. Of, je voert onderzoek uit in de archieffondsen om vragen van interne en externe aanvragers van Defensie te beantwoorden en je organiseert bezoeken van onderzoekers. 
• Algemene Dienst Inlichting & Veiligheid (ADIV) - Optie 3
  Je beheert dossiers, werkt nauw samen met inlichtingenofficieren en bent actief binnen de coördinatie cel om een vlotte informatiestroom tussen de diensten binnen de ADIV te verzekeren. Je staat ook in voor het correcte beheer van de databank en de naleving van de geldende regels inzake bescherming van gevoelige informatie. 
• Cyber command (CyCOM)
  Je ondersteunt de Project Office bij de dagelijkse administratieve taken, met focus op de verwerking en opvolging van projecten en documentatie. Je staat in voor het opvragen van rapporten aan projectmanagers, het correct invoeren en opvolgen van gegevens in informaticasystemen, het beheer van templates/documentatie en het plannen van meetings. 

Regio Haasrode

• Dienst voor Opruiming en Vernietiging van Ontploffingstuigen (DOVO)
  Je ondersteunt het personeel op vlak van materieel beheer, budgetbeheer en aankopen of op vlak van personeelsbeheer, opleidingsbeheer en logistiek beheer.

Regio Melsbroek

• 15de Wing Luchttransport (15W) - Optie 1
  Je voert essentiële personeelsadministratie uit, zoals het ondersteunen bij verwerkingen in HRM, het beheren van appellijsten en het opvolgen van verloven en afwezigheden. Je fungeert als aanspreekpunt voor administratieve vragen en helpt personeesleden bij het gebruik van HRM. Daarnaast zorg je voor een correcte en up-to-date documentopvolging en ondersteun je de interne communicatie en algemene werking van de dienst. 
• 15de Wing Luchttransport (15W) - Optie 2
  Binnen de Training Control Unit (TCU) ondersteun je jde dagelijkse werking door de planning op te volgen, administratieve processen te coördineren en documenten voor te bereiden voor overlegmomenten en commissies. Je zorgt voor het verzamelen, structureren en up-to-date houden van informatie, bewaakt deadlines en ondersteunt bij het opstellen en finaliseren van documenten (zoals verslagen, dossiers en publicaties). Daarnaast fungeer je als aanspreekpunt voor administratieve opvolging en draag je bij aan een vlotte en gestructureerde informatiestroom binnen het team.

Regio Bevekom

• 1 Wing (1W)
  Je assisteert de onderofficieren door het opmaken, plannen en opvolgen van de werkplanning in functie van inspecties, onderhoud en operationele noden. Je volgt de uitgevoerde werken en inspecties op en beheert deze op administratief vlak. Daarnaast coördineer je opdrachten en zorg je voor een correcte prioritering van taken. Verder beheer en actualiseer je administratieve dossiers en registratiesystemen. Je staat ook in voor het opvolgen van de materiaaladministratie en ondersteunt bij logistieke aanvragen. Je bent het aanspreekpunt voor administratieve vragen buiten de sectie en denkt actief mee over de optimalisatie van de werkprocessen en de -omgeving. 

Regio Neder-Over-Heembeek

• Algemene directie human resources (DG HR)
  Als oriënteerder ben je verantwoordelijk voor het opstellen van een persoonlijk profiel van de kandidaat op basis van de resultaten van de verschillende selectietests en het interview. Vervolgens vergelijk je dit profiel met de functies binnen Defensie die door de kandidaat werden gekozen, om de kandidaat zo goed mogelijk te begeleiden in functie van het profiel, de verwachtingen en de noden van de organisatie.

Regio Peutie

• Competentiecentrum voor Mobiliteit & Distributie (CC Mob & Dis) - optie 1
  Je staat in voor het beheer van verschillende aanvragen: vanuit de Muziek Kappelen van Defensie, prestaties voor derden, busaanvragen, steunaanvragen, aanvragen voor de lange duur. Daarnaast volg je het onderhoud, de herstellingen en de leasing van de voertuigen op met behulp van ARVAL informaticatools en verzeker je de helpdesk hieromtrent. Je bent ook verantwoordelijk voor de dossiers verkeersongevallen en de PV voor verkeersboetes. 
• Competentiecentrum voor Mobiliteit & Distributie (CC Mob & Dis) - optie 2
  In het kader van de organisatie en algemene coördinatie van buszendingen in de regio, ontvang, valideer en verwerk je de aanvragen voor bustransporten. Je reserveert bussen voor territoriale zendingen of zendingen van <24 u via het nationaal outsourcing contract. Verder voer je beslissingen uit van de materieelbeheerder betreffende de inzet/herverdering van voertuigen van Defensie en task je de mobiele ploegen voor het uitvoeren van controles op de leasing voertuigen. Je volgt daarbij ook problemen op in verband met de leasing voertuigen en ziet toe op de goede staat en het onderhoud van de voertuigen. 

Regio Heverlee

• Inlichtingen- en VeiligheidsSchool (IVS)
  Als secretariaatsmedewerker ben je verantwoordelijk voor het administratief beheer van de leerlingen en het organiek (reserve-) personeel. Daarnaast sta je in voor de binnenkomende en buitengaande correspondentie en neem je assistentie op binnen de deliberatiecommissies. 

Regio Leuven

• Special Forces Group (SF Gp)
  Je ondersteunt het personeel op vlak van materieel beheer, budgetbeheer en aankopen. Om aan de slag te gaan binnen deze eenheid, dien je voor indiensttreding te beschikken over een veiligheidsmachtiging niveau "Geheim". 

Regio Schaffen

• Trainingscentrum voor Parachutisten (TrgC Para)
  Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de aankoop-, aanbestedings- en contractbeheerprocessen binnen Defensie. Je zorgt ervoor dat alle contractuele verplichtingen correct worden opgesteld, opgevolgd en nageleefd. Je bouwt actief je eigen contacten en netwerk uit om een efficiënte en vlotte samenwerking met interne en externe partners te garanderen. Daarnaast ondersteun en begeleid je de magazijnen en eindgebruikers op zowel administratief als logistiek vlak zodat alle processen efficiënt verlopen. 

Belangrijk:  Je bent bereid in een militair milieu te werken en een veiligheidsverificatie te ondergaan (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst).

Door bij het Ministerie van Defensie te gaan werken, erken en aanvaard je dat op elk moment tijdens jouw dienstverband een veiligheidscontrole vereist kan zijn, afhankelijk van de vereisten van de nationale veiligheid. Je verbindt je ertoe je te onderwerpen aan deze veiligheidsonderzoeken, met inbegrip van die van periodieke aard, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, met name de wet van 11 december betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst, zoals gewijzigd bij de wet van 3 mei 2005.

Belangrijk indien je solliciteert voor een functie bij de Algemene Dienst Inlichtingen en Veiligheid (ADIV) en Cyber Command : Voor functies binnen de ADIV moet je, om in dienst genomen te worden, in het bezit zijn van een veiligheidsmachtiging "zeer geheim" die vereist is voor de functie of bereid zijn een veiligheidsonderzoek "zeer geheim" te ondergaan alvorens in dienst te treden, met de verplichting een positief resultaat te behalen, bij gebreke waarvan dit een grond voor uitsluiting uit de dienst zou betekenen ondergaan (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst).
Omwille van de vertrouwelijkheid van de taken die je zullen worden toevertrouwd, vragen we je om blijk te geven van discretie in het kader van je sollicitatie.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Het personeel (militairen en burgers) moet het neutraliteitsprincipe naleven en dus geen opvallende religieuze symbolen dragen of tonen.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Werkgever

Er zijn 10 vacante plaatsen binnen het Ministerie van Defensie. 

Afhankelijk van je affiniteiten zijn er verschillende functies beschikbaar in verschillende eenheden op verschillende locaties:

• De 1 Wing (1W)is de hoofdeenheid van de basis van  Bevekom . Ze vevult verschillende taken binnen de Belgische Defensie, variërent van transport- en onderstuningsmissies tot verkenningsoperaties. 
• De 15de Wing Luchttransport is een eenheid binnen de Belgische Luchtmacht. Deze eenheid is gespecialiseerd in luchttransport en is gevestigd op de militaire luchthaven van Melsbroek . De 15de Wing speelt een cruciale rol in het luchttransport van militairen, materiaal en andere middelen voor België en haar bondgenoten.  
• Het ACOS Department  strategie (ACOS STRAT) te Evere zorgt voor het defensiebeleid en de planning op lange termijn binnen het Ministerie van Defensie. Ze houden zich bezig met het ontwikkelen van strategieën en het uitvoeren van belangrijke studies om de toekomst van Defensie vorm te geven. 
• De missie van de (ADIV) te Evere is het onderzoeken, analyseren en behandelen van inlichtingen betreffende activiteiten die een bedreiging zouden kunnen vormen voor de integriteit van het nationale grondgebied of de bevolking, de militaire defensieplannen, het wetenschappelijk en economisch potentieel gelinkt aan Defensie, de opdrachten van de strijdkrachten en de veiligheid van de Belgische onderdanen in het buitenland.   
• Het Competentiecentrum voor Mobiliteit & Distributie (CC Mob & Dis) te Peutie zorgt voor de territoriale dienstverlening die rust op drie pijlers: de territoriale mobiliteit, de centrale stockage en distributie en de steun aan het beheer van zowel commerciële voertuigen als operationele systemen met herbevoorradingscontracten voor wisselstukken.  
• De Cyber Command (CyCom) te Evere is verantwoordelijk voor de cyberbeveiliging van netwerken en wapensystemen die door Defensie worden gebruikt, voor het verzamelen van informatie ten behoeve van de ADIV, en voor het uitvoeren van operaties in cyberspace. Dagelijks draagt het bij aan de cyberveiligheid van het land, in samenwerking met verschillende nationale en internationale actoren, de academische wereld, de industrie en het verenigingsleven. 
• De Algemene Directie Health & Well-being (DG HW&B) te Evere is verantwoordelijk voor de preventie inzake gezondheid en welzijn van het personeel van Defensie. 
• De Algemene Directie Human Resources (DG HR) te Evere/Neder-Over-Heembeek houdt zich specifiek bezig met de loopbaan en het administratieve beheer van het burgerpersoneel en dit vanaf de aanwerving tot de oppensioenstelling of ambtsneerlegging.    
• De Algemene Directie Juridische Steun (DG Jur) te Evere is het expertisecentrum van Defensie voor alle juridische onderwerpen en geschillen. Ze zijn verantwoordelijk voor het adviseren van de departementen over alle juridische kwesties m.b.t. nationaal, Europees en internationaal recht. DG Jur vertegenwoordigt het Ministerie van Defensie voor de gerechtelijke en administratieve rechtbanken.  
• De Algemene Directie Material Resources (DG MR) te Evere staat in voor de ontwikkeling, de verwerving, het beheer en opstellen van de logistieke processen, het onderhoud, de optimalisatie en het uit omloop nemen van de wapen- de communicatie- en de informatiesystemen, het materieel en de infrastructuur. 
• De te Haasrode heeft haar hoofdkwartier in Oud-Heverlee. Ze staat in om achtergebleven munitie en niet-ontplofte explosieven op te ruimen, te neutraliseren en te ontmantelen.  
• De  Inlichtingen- en VeiligheidsSchool (IVS) te Heverlee is het opleidingscentrum binnen Defensie voor gespecialiseerde vorming in Inlichtingen en Veiligheid. Ze willen de studenten optimaal voorbereiden op hun toekomstige taken, zowel nationaal als internationaal. Dankzij voortdurende evaluatie en samenwerking binnen een Joint en Multinationale context, zorgen ze ervoor dat hun onderwijs blijft aansluiten bij de snel evoluerende veiligheidsomgeving.  
• De Special Forces Group (SF Gp) is als een speciaal uitgeruste en getrainde eenheid bereid om op zeer korte termijn te worden ingezet om missies uit te voeren in België of buiten het nationale grondgebied.
• Het  Trainingscentrum voor Parachutisten (TrgC Para)is gevestigd in het Kwartier Onderluitenant Devignez in Schaffen ( Diest ). Het trainingscentrum is het centrale opleidingsinstituut voor parachutisten binnen de Belgische Defensie. Het TrgC Para biedt een breed scala aan activiteiten die o.a. vrije val, automatische sprongen, luchtbevoorrading en samenwerking met helicopters omvatten - in het bijzonder in ondersteuning van de Special Operations Forces.  
• Het Bataljon Artillerie (Bn Aie ) te Brasschaat levert als Artillerie-eenheid van de Gemotoriseerde Brigade vuursteun met sensoren voor doelverwerving en luchtgrondcontrole, integreert vuursteunmiddelen in operationele plannen en beheert het artilleriematerieel. Als onderdeel van de Landmacht voeren zij bewakings- en steunopdrachten uit, met focus op civiel-militaire samenwerking en psychologische operaties. Daarnaast ondersteunen zij Defensie-eenheden, coördineren het gebruik van de schietvelden in Brasschaat en Lombardsijde en blijven paraat vor bijkomende opdrachten. 

Het   Ministerie van Defensie is verantwoordelijk voor de verdediging van het nationale grondgebied, de organisatie van missies in het buitenland in een internationale context en in het kader van hulp aan de bevolking bij rampen, zowel op het nationale grondgebied als in het buitenland. Defensie heeft een specifieke structuur en cultuur en is met ongeveer 30.000 medewerkers een van de grootste werkgevers van ons land. 

Het   Ministerie van Defensie  vormt een gemengde werkomgeving, met  zowel burger- als militair personeel , zowel mannen als vrouwen, afkomstig uit een van de drie officiële taalregimes van België. 

Hier kan je bijkomende informatie terugvinden over het Ministerie van Defensie.  

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van hoger secundair. 
• Je bent goed in administratie. 
• Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Procedure

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit
2. Je legt een meerdere testen op computer af bij FOD BOSA in Brussel 
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze stap niet georganiseerd worden. 
3. Je legt een interview af met een gevalstudie (optioneel) bij FOD BOSA in Brussel.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Our offer

Aanbod

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als Administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 30.898,92 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Erkenning van de professionele ervaring 

• Wat anciënniteit en financiële anciënniteit betreft, houdt de administratie automatisch rekening met jouw dienstjaren in de openbare sector. 
• Voor financiële anciënniteit is het mogelijk om diensten in de privésector of als zelfstandige in aanmerking te nemen als de opgedane ervaring relevant is voor de functie die je bij de overheid gaat bekleden. 
• Het verzoek om rekening te houden met in de privésector (of als zelfstandige) opgedane beroepservaring moet binnen de eerste 3 maanden na indiensttreding worden ingediend. Het verzoek wordt pas geanalyseerd door de bevoegde dienst nadat je in dienst bent getreden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen: 

• Goede balans tussen werk en privé 
  • glijdende werkuren in een 38-uren week 
  • telewerk is mogelijk (na een inwerkperiode) 
  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar + 3 dagen dienstontheffing van het departement 
  • 2 extra verlofdagen op 15 november (Koningsdag) en 15 april (verjaardag van de Koning) 
  • een gesubsidieerde crèche in het militair kwartier (niet in alle kwartieren) 
  • bereikbaar met het openbaar vervoer 
  • gebruik van sportfaciliteiten tijdens de werkuren
• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden 
  • uitgebreid  opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren) 
  • uitgebreide  loopbaankansen
• Financiële voordelen 
  • maaltijdcheques ter waarde van €6 per gewerkte dag 
  • telefoonvergoeding van €15 per maand 
  • mogelijkheid tot het krijgen van een  tweetaligheidspremie
  • voordelige hospitalisatieverzekering en terugbetaling van eigen bijdragen voor consultaties bij artsen, tandartsen en fysiotherapeuten erkend door Defensie 
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer 
  • 50% korting op privéverplaatsingen met de NMBS en tussen 20% en 30% op de TEC 
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen 
  • mogelijkheid tot fietsleasing 
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie 
  • voordelen en interessante aanbiedingen via  Voir email sur werkenvoor.be
• allerlei sociale voordelen 
  • recht op  de voordelen van Def+ , deze dienst verleent verschillende diensten en organiseert voordelen die het leven van het personeel van Defensie makkelijker of goedkoper maken zoals bijvoorbeeld voordelige vakanties, kortingen via hun webshop, huisvesting in de buurt van de werkplaats en sociale dienstverlening
  • terbeschikkingstelling van een laptop 
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen. 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de  website van BOSA .