Property & Operations Coordinator M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Over ons

Wij zijn een ondernemende vastgoedorganisatie gevestigd in Brussel, actief in de aankoop, renovatie, verhuur en het dagelijkse beheer van vastgoed.

Onze portefeuille bestaat uit verschillende soorten vastgoed, waaronder appartementen, kantoren, commerciële ruimtes en bedrijfsgebouwen. Naast het beheer van bestaande panden zijn we regelmatig bezig met nieuwe aankopen, renovaties en de ontwikkeling van nieuwe projecten.

We werken met een relatief klein en direct team. Daardoor zijn de communicatielijnen kort en is het werk zeer gevarieerd. We staan dagelijks in contact met huurders, aannemers, leveranciers, architecten, nutsmaatschappijen, banken, verzekeraars, boekhouders en overheidsinstanties.

Onze manier van werken is praktisch en ondernemend. We houden ervan dat zaken vooruitgaan en zoeken oplossingen wanneer zich problemen voordoen. Digitalisering en efficiënt werken zijn daarbij belangrijk: we maken gebruik van moderne software en AI-tools om administratie, communicatie en opvolging zo goed mogelijk te organiseren.

Door de verdere groei van onze vastgoedactiviteiten zoeken we iemand die ons team in Brussel versterkt en steeds meer verantwoordelijkheid kan opnemen voor het dagelijkse operationele en administratieve beheer.

Beschrijving van de functie

Property & Operations Coordinator (NL/FR/EN)

Brussel | Voltijds

In het kader van de verdere groei van onze vastgoedactiviteiten in Brussel zijn wij op zoek naar een Property & Operations Coordinator om ons team te versterken.

Het gaat om een veelzijdige functie waarin vastgoedbeheer, administratie, facturatie, technische coördinatie en communicatie samenkomen.

Je speelt een centrale rol in het dagelijkse beheer van onze panden en staat regelmatig in contact met huurders, klanten, leveranciers, aannemers en verschillende instanties.

Wij zoeken vooral iemand die georganiseerd, zelfstandig, proactief en oplossingsgericht werkt en dossiers efficiënt van begin tot einde kan opvolgen.

Jouw verantwoordelijkheden

Je ondersteunt het dagelijkse beheer van onze vastgoedportefeuille en bent onder andere verantwoordelijk voor:

• communicatie met huurders, klanten, leveranciers en aannemers;
• organiseren en coördineren van onderhoudswerken, technische interventies en renovaties;
• afspraken inplannen tussen huurders en werkmannen en de uitvoering van de werken opvolgen;
• administratieve opvolging van huurcontracten en andere vastgoedgerelateerde documenten;
• aanvragen, wijzigen en opvolgen van contracten voor elektriciteit, gas, water, internet en andere nutsvoorzieningen;
• contacten onderhouden met nutsmaatschappijen, verzekeraars, overheidsdiensten en andere instanties;
• opstellen en versturen van facturen;
• opvolgen van betalingen, huurachterstanden en openstaande facturen;
• ontvangen, controleren en verwerken van leveranciersfacturen;
• voorbereiden en verzamelen van documenten voor de boekhouding;
• uitvoeren van eenvoudige administratieve en boekhoudkundige werkzaamheden;
• aanvragen, vergelijken en opvolgen van offertes;
• bestellen en aankopen van materialen voor onderhouds- en renovatiewerken;
• opvolgen van bestellingen en leveringen;
• administratieve ondersteuning bij nieuwe huurders en nieuwe projecten;
• bijhouden van dossiers, planningen en openstaande actiepunten.

Je werkt rechtstreeks samen met de zaakvoerder en krijgt geleidelijk meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid voor het beheer en de opvolging van verschillende dossiers.

Jouw profiel

Jouw profiel

Wij zoeken iemand die houdt van een afwisselende functie en meerdere dossiers tegelijkertijd kan organiseren en opvolgen.

Je:

• spreekt en schrijft Nederlands en Frans op professioneel niveau;
• hebt een goede professionele kennis van Engels;
• bent georganiseerd, nauwkeurig en administratief sterk;
• communiceert gemakkelijk met huurders, aannemers, leveranciers en overheidsinstanties;
• kunt zelfstandig werken en prioriteiten bepalen;
• bent praktisch ingesteld en zoekt actief naar oplossingen;
• kunt vlot werken met Outlook, Word en Excel en bent vertrouwd met digitale systemen;
• staat open voor het gebruik van nieuwe software en AI-tools;
• hebt bij voorkeur ervaring binnen vastgoed, property management, facility management, bouw, administratie of een vergelijkbare KMO-omgeving.

Ervaring met boekhouding of facturatie is een pluspunt, maar je hoeft geen boekhouder te zijn.

Voor ons zijn ervaring, verantwoordelijkheidsgevoel, zelfstandigheid en het vermogen om zaken daadwerkelijk af te handelen belangrijker dan een specifiek diploma.

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wat bieden wij?

• een gevarieerde functie met veel zelfstandigheid;
• een werkplek in Brussel;
• rechtstreekse samenwerking met de zaakvoerder;
• werken met verschillende soorten vastgoed en vastgoedprojecten;
• een ondernemende werkomgeving met korte communicatielijnen;
• de mogelijkheid om geleidelijk meer verantwoordelijkheid op te nemen;
• een aantrekkelijk salaris afhankelijk van ervaring;
• extralegale voordelen afhankelijk van het profiel.

Waarom bij ons werken?

Dit is geen klassieke administratieve functie waarbij iedere werkdag hetzelfde verloopt.

De ene dag regel je een nieuw energiecontract en bereid je facturen voor. De volgende dag coördineer je een interventie met een aannemer, bestel je materialen of los je samen met een huurder een praktisch probleem op.

Wij zoeken daarom iemand die graag organiseert, communiceert, initiatief neemt en ervoor zorgt dat zaken daadwerkelijk vooruitgaan.