Administratief en logistiek medewerker (m/v/x)

Jobinhoud

Ben jij iemand die  graag mensen helpt ,  overzicht bewaart én administratief sterk staat? Zoek je een job waarin je zowel achter de schermen werkt als rechtstreeks in contact staat met klanten? Dan is dit misschien wat je zoekt! Voor de dienst Verzending en Diplomatieke Tas van de FOD Buitenlandse Zaken zijn we namelijk op zoek naar 2 gemotiveerde collega's.

We zoeken één collega in het team Verzending:

• Je voert administratieve taken uit volgens de geldende instructies, zowel binnen het secretariaat als aan het loket van de dienst.
• Je verzorgt op een professionele manier de rechtstreekse contacten met interne en externe klanten.
• Je beheert samen met je collega’s het secretariaat van de dienst, zodat alle taken efficiënt en in optimale omstandigheden kunnen worden uitgevoerd.
• Je staat mee in voor het dagelijks beheer van het loket van de dienst.
• Je behandelt opmerkingen en eenvoudige klachten en zorgt ervoor dat klanten en burgers zo snel mogelijk een passende oplossing krijgen.
• Je beheert het klassement zodat dossiers op een vlotte en efficiënte manier kunnen worden teruggevonden.
• Je codeert gegevens en voert ze nauwkeurig in automatische bestanden in, zodat ze later probleemloos kunnen worden geraadpleegd.
• Je neemt de praktische organisatie van vergaderingen, activiteiten en conferenties op, en zorgt ervoor dat deze professioneel en vlot verlopen.
• Je zorgt, samen met je collega’s, voor de ontvangst en verwerking van de binnenkomende diplomatieke tas, volledig volgens de geldende normen in ExpeditionNet.
• Inspringen bij het team Diplomatieke Tas schrikt je niet af.

De functie is  geen telewerkbare functie . Het loket van de dienst Verzending en Diplomatieke Tas is doorlopend open van 8u30 tot 16u00. Er is dus een afwisselende wachtdienst. Het secretariaat is open van 7u00 tot 16u00 met een middagpauze.

Daarnaast zoeken we één collega in het team Diplomatieke Tas:

• Je staat in voor het aanmaken, de verwerking en het verzegelen van de uitgaande diplomatieke tas, volledig volgens de geldende normen in ExpeditionNet.
• Je verzorgt op een professionele manier de rechtstreekse contacten met interne en externe klanten. Je hebt ook regelmatig contact met onze transporteur.
• Je beheert samen met je collega’s het team Diplomatieke Tas van de dienst, zodat alle taken efficiënt en in optimale omstandigheden kunnen worden uitgevoerd.
• Je codeert gegevens en voert ze nauwkeurig in automatische bestanden in, zodat ze later probleemloos kunnen worden geraadpleegd.
• Je staat mee in voor de dagelijkse verzending van de paletten: het aanmaken en alle nodige documenten tot verzending.
• Inspringen bij het team Verzending schrikt je niet af.

De functie is  geen telewerkbare functie . Diplotassen vertrekken dagelijks via een vastgelegd vervoerschema wat inhoudt dat er telkens een minimumbezetting aanwezig is, ook tijdens de verlofperioden.  

Deze functies houden een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Op het moment van indiensttreding zal een  uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of je gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking .

Veiligheidsmachtiging

Om de functie te kunnen uitoefenen, dien je te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). 

Bijkomend zal je eveneens onderworpen worden aan een  veiligheidsverificatie , vóór indiensttreding (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure.

Medisch onderzoek

Kandidaten moeten in goede algemene gezondheid verkeren om deze functie veilig te kunnen uitoefenen. Voor deze functie wordt vóór indiensttreding een medisch onderzoek verricht door de bedrijfsarts. Je kan pas aan de slag als je medisch geschikt bent verklaard. 

Je wordt onderworpen aan een gezondheidstoezicht, dat periodieke gezondheidsbeoordelingen omvat, om de functie te kunnen uitoefenen.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Werkgever

Er zijn 2 plaatsen bij de dienst Verzending en Diplomatieke Tas (P&O6.1) van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

Dienst Verzending en Diplomatieke Tas (P&O6.1)

P&O6.1 geeft logistieke ondersteuning aan de andere diensten van onze FOD, aan zijn buitenlands diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen, aan externe overheidsinstanties en andere gebruikers van de diplotas: postzendingen, zendingen naar/van het Koninklijk Paleis, verdeling/opzoekingen briefwisseling, diplomatieke verzendingen naar/van onze buitenlandse posten. Het team bestaat uit 18 personen en is op dit moment verdeeld over 2 teams (team Diplomatieke Tas en Verzending) die hecht met elkaar samenwerken.

Directie-generaal Personeel en Organisatie (P&O)

De directie-generaal Personeel en Organisatie heeft als kerntaak de begeleiding en ondersteuning inzake personeel en organisatie te verzekeren in het kader van de managementdoelstellingen van de FOD Buitenlandse Zaken.

De FOD

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs.
• Je beschikt over goede administratieve vaardigheden.
• Je bent bereid om elke dag naar Brussel te komen.
• Een goede kennis van het Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Procedure

In het kort:

1. We screenen jouw diploma. 
2. Je legt meerdere testen op computer af bij de FOD BOSA in Brussel.
3. Je legt een interview af bij de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel. 

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Our offer

Aanbod

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van minimum 12 maanden (met mogelijkheid tot verlenging - het betreft een betrekking waarin er eerst 2 contacten van bepaalde duur van 12 maanden worden gegeven en vervolgens een contract onbepaalde duur - mits positieve evaluaties) als Administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimumaanvangswedde: € 31.516,99 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de index van september 2026, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

Als je terecht wil komen in een bruisende werkomgeving in hartje Brussel, omringd door groen en gezellige lunchadresjes, dan zit je goed bij de FOD Buitenlandse Zaken.

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 40-uren week.
  • 26 dagen verlof en de mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand (overuren)
  • vrij tussen Kerst en Nieuwjaar (de dienst Verzending en Diplomatieke Tas is wel 1 dag open)
  • kinderdagverblijf voor de opvang van je kind van 3 maanden tot 3 jaar
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • mogelijkheid om een fiets te leasen
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Voir email sur werkenvoor.be
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een laptop
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten 
  • sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
  • geboortegeschenk
  • de mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat
  • een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie
  • jaarlijkse teambuildingactiviteit
  • toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen
  • toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal
  • toegang tot een “zen ruimte” met 2 massagezetels.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA .