Facility & Procurement Coordinator

Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging waar geen enkele dag dezelfde is?

Als Facility & Procurement Coordinator ben je verantwoordelijk voor het beheren van de facilitaire diensten en het inkoopproces binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat alle kantoor- en facilitaire voorzieningen optimaal functioneren en dat inkoopactiviteiten efficiënt en kosteneffectief worden uitgevoerd. Je coördineert onderhoud, contracten en leveranciersrelaties, en streeft naar continue verbeteringen in de facilitaire dienstverlening en inkoopprocessen. Daarnaast speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van zowel interne als externe evenementen, en werk je nauw samen met verschillende afdelingen om een prettige en goed georganiseerde werkomgeving te garanderen.

Be part of the movement - and play your part.

Takenpakket:

Facility Management

• Je coördineert het beheer en onderhoud van de facilitaire voorzieningen en gebouwen van DFDS in Gent (kantoren, warehouses, ferry en terminal), waaronder o.a. schoonmaak, catering, HVAC, (brand)veiligheid. Hierbij streef je naar continue verbetering van de facilitaire diensten.

• Je bent verantwoordelijk voor alle facilitaire contracten, aanbestedingen en jaarlijkse opvolging in onderling overleg met de Asset en Fleet Manager.

• Je onderhoudt de leveranciersrelaties.

• Je neemt deel aan facilitaire projecten zoals renovaties, verbouwingen of implementatie van nieuwe systemen in overleg met de Asset en Fleet Manager.

Procurement

• Je houdt nauwgezet oog op de noden en het voorraadbeheer voor de warehouses, terminal en het kantoor.

• Je plaatst en volgt de aankopen van materialen voor de warehouses, terminal en het kantoor op.

• Je analyseert de aankopen en maakt hierover rapporten op voor het management.

• Je doet marktonderzoek om prijsontwikkelingen en potentiële nieuwe leveranciers te identificeren.

• Je bent een kei in onderhandelen over prijzen, voorwaarden en contracten met leveranciers.

• Je beheert contractafspraken en relaties met de leveranciers.

• Je volgt aankoopprojecten op van A tot Z (van marktonderzoek tot implementatie)

• Je volgt de administratie op.

Event en Office management

• Indien nodig, coördineer je alle reisplanning en -logistiek, zoals het boeken van hotels en restaurants en het regelen van transport, om ervoor te zorgen dat reizen voor onze medewerkers en gasten vlot en efficiënt verlopen.

• Je verleent (administratieve) ondersteuning aan het management van de onderneming waar nodig.

• Je plant, coördineert en voert diverse interne en externe evenementen uit zoals vergaderingen, workshops of een personeelsfeest waarbij je zorg draagt voor een vlekkeloze gastenervaring een optimaal budgetbeheer.

Naar wie zijn wij op zoek?

In deze functie staat een hands-on mentaliteit en proactieve houding centraal, met een sterke focus op flexibiliteit, nauwkeurigheid en oplossingsgerichtheid.

Daarnaast,

• Kan je vlot communiceren naar de verschillende stakeholders.

• Ligt zelfstandig werken binnen je comfortzone.

• Ben je nauwkeurig en sterk in administratie.

• Kun je vlot overweg met MS Office en specifiek Excel (kennis D365 is een pluspunt).

• Behandel je veiligheid binnen je werkomgeving met de grootste zorg en aandacht.

• Zie je het helemaal zitten om in een internationale context te werken.

• Heb je een goede kennis van het Nederlands en het Engels.

• Beschik je over een rijbewijs B.

Wij denken dat de sterkste teams zijn gebouwd op diversiteit en inclusiviteit. Contrasterende meningen, gevarieerde vaardigheden en sterke karakters halen het beste in ons allemaal naar boven. En we kunnen niet wachten tot jij meedoet.

Wat bieden wij jou aan?

• De DFDS-cultuur: gedrevenheid en teamwork zitten in ons DNA!

• Een voltijds contract voor onbepaalde duur;

• Een marktconform loon met extralegale voordelen (ADV, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, flexplan, sociaal abonnement);

• Interne en externe opleidingen in functie van capaciteiten, interesses en mogelijkheden;

• Kansen om jezelf te ontwikkelen én, als je de ambitie hebt, intern door te groeien.

• Een sterke nadruk op duurzaamheid. We integreren milieuvriendelijke methoden in al onze processen en moedigen medewerkers aan om bij te dragen aan onze groene initiatieven.
  DFDS is pionier in duurzame logistiek in Europa.

• We investeren in diverse activiteiten om een positieve en stimulerende werkomgeving te creëren.

Als je denkt dat je persoonlijkheid, vaardigheden, ervaringen en ambitie match met deze functie, aarzel dan niet om contact op te nemen.

We kijken ernaar uit je te ontmoeten!