Office Manager Vastgoedkantoor M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Immobilière Georges is een dynamisch en groeiend vastgoedkantoor, actief in het zuidwesten van Brussel. Als lokaal vastgoedkantoor hechten wij veel belang aan een kwalitatieve dienstverlening aan onze klanten. Daarom zijn wij op zoek naar enthousiaste medewerkers met een passie voor vastgoed om ons team te versterken!

Beschrijving van de functie

Functieomschrijving:

De Office Manager Vastgoed staat in voor het dagelijks administratief beheer van het vastgoedkantoor, biedt ondersteuning aan de vastgoedmakelaars en coördineert de verschillende activiteiten om een efficiënte en optimale werking van het kantoor te garanderen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

1. Administratief beheer

• Instaan voor het dagelijks beheer van het kantoor, met inbegrip van het beheer van kantoorbenodigdheden en uitrusting.
• Vergaderingen, afspraken en verplaatsingen coördineren en plannen.
• Telefonische oproepen, e-mails en algemene correspondentie beheren.

2. Ondersteuning van de vastgoedmakelaars

• Klantendossiers en vastgoedadvertenties voorbereiden en up-to-date houden.
• Ondersteunen bij het voorbereiden en opvragen van de nodige documenten voor verkoop- en verhuurdossiers (overeenkomsten, mandaten, stedenbouwkundige inlichtingen, enz.).
• Vastgoedtransacties opvolgen en erop toezien dat de dossiers volledig en conform zijn.

3. Klantenrelaties

• Klanten ontvangen en hen binnen het kantoor verder helpen.
• Vragen en klachten van klanten op een professionele en klantvriendelijke manier behandelen.
• De klanten database actueel en bruikbaar houden.

4. Beheer van sociale media en marketing

• Communicatiestrategieën voor sociale media (Facebook, Instagram, TikTok, enz.) ontwikkelen en uitvoeren.
• Content voor sociale media creëren en beheren ter promotie van de vastgoedportefeuille en het kantoor.
• Marketingmateriaal ontwerpen en verspreiden (brochures, affiches, nieuwsbrieven, enz.).
• De prestaties van digitale marketingcampagnes analyseren en verbeteringen voorstellen.

5. Beheer van verhuurdossiers

• Instaan voor de opvolging van verhuurdossiers wanneer nodig.
• Bezichtigingen van huurpanden organiseren en uitvoeren.
• Huurovereenkomsten en andere documenten met betrekking tot verhuur voorbereiden en beheren.
• Huurders en verhuurders administratief en contractueel opvolgen.

Deze lijst van verantwoordelijkheden is niet exhaustief of beperkend. De Office Manager kan, afhankelijk van de behoeften van het kantoor, worden gevraagd om andere taken uit te voeren.

Jouw profiel

• Ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen de vastgoedsector, of een sterke motivatie om zich in deze omgeving te ontwikkelen.
• Uitstekend organisatorisch vermogen en het vermogen om meerdere dossiers en taken tegelijkertijd te beheren.
• Grote nauwkeurigheid bij de administratieve opvolging en het beheer van dossiers.
• Zelfstandigheid en het vermogen om initiatief te nemen en tegelijkertijd de juiste prioriteiten te stellen.
• Sterke communicatieve vaardigheden en een uitstekend contact met klanten, eigenaars, huurders en partners.
• Zeer goede communicatievaardigheden , zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van informaticatools en algemene digitale vaardigheden.
• Praktische en veelzijdige ingesteldheid : je bent oplossingsgericht en houdt ervan om zaken concreet vooruit te helpen.
• Sterk verantwoordelijkheidsgevoel en betrouwbaarheid bij het opvolgen van afspraken en deadlines.
• Teamspirit en de motivatie om actief bij te dragen aan de werking en ontwikkeling van een kantoor op mensenmaat.
• Een goede kennis van het Frans en van het Nederlands  is noodzakelijk; kennis van het Engels is een belangrijke troef .
• Kennis van de Brusselse vastgoedsector en de specifieke administratieve procedures is een pluspunt.
• Interesse in sociale media en digitale marketing , met bij voorkeur een eerste ervaring in contentcreatie, is een pluspunt.

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)