Infopuntmedewerker onthaal - Vlaamse Gemeenschapscommissie - Diensten van de leidend ambtenaar - Facilitair Beheer

Organisatie

Vlaamse Gemeenschapscommissie - Diensten van de leidend ambtenaar - Facilitair Beheer

De Diensten leidend ambtenaar ondersteunen de leidend ambtenaar bij de uitvoering van zijn opdrachten. Hieronder ressorteren verschillende werkingen:
•    Kanselarij (secretariaat College)
•    Informatie- en applicatiebeheer
•    Data Protection Officer
•    Juridische dienst
•    Preventiedienst
•    Facilitair Beheer

Daarnaast vallen ook Communicatie, ICT en Media en Stedelijk beleid onder de verantwoordelijkheid van de leidend ambtenaar.

De kernopdrachten van Facilitair Beheer zijn: 
•    De uitleendienst voor het Brusselse Nederlandstalige werkveld
•    Logistieke ondersteuning, technisch onderhoud en magazijnbeheer voor de totaliteit van de VGC.

Functieomschrijving

Als infopuntmedewerker onthaal maak je deel uit van de vaste onthaalploeg in het VGC-administratiehuis Renaissance. Je bent een zichtbaar en toegankelijk eerste aanspreekpunt voor bezoekers, burgers, organisaties en collega’s, zowel aan de balie als telefonisch en digitaal.

Je zorgt voor een warm onthaal, helpt mensen hun vraag te verduidelijken en verstrekt correcte en begrijpelijke informatie. Wanneer je een vraag niet zelf kunt beantwoorden, zorg je voor een gerichte en warme doorverwijzing naar de juiste dienst, organisatie of voorziening.

Samen met je collega’s van het onthaalteam draag je bij aan een herkenbare, laagdrempelige en kwaliteitsvolle dienstverlening. Je werkt daarvoor nauw samen met andere VGC-diensten en met partners binnen het N-infopuntennetwerk. Je bouwt actief kennis op, deelt die met collega’s en neemt deel aan vormings- en kennisdelingsmomenten.

Warm onthaal en vraagverheldering

• Je ontvangt bezoekers, burgers, partners en collega’s op een warme, laagdrempelige en professionele manier.
• Je luistert actief en stelt gerichte vragen om te achterhalen welke informatie of ondersteuning iemand nodig heeft.
• Je communiceert helder, begrijpelijk en respectvol en stemt je communicatie af op de persoon die voor je staat, rekening houdend met taalniveau en digitale of fysieke vaardigheden.
• Je herkent wanneer iemand extra ondersteuning nodig heeft en schakelt de juiste collega, dienst of organisatie in.
• Je neemt de tijd om naar vragen en behoeften te luisteren. Je lost het probleem samen met de bezoeker op of helpt hen verder met een concrete doorverwijzing.

Informatie verstrekken en warm doorverwijzen

• Je verstrekt correcte, actuele en begrijpelijke basisinformatie over de dienstverlening van de VGC en relevante Nederlandstalige organisaties en voorzieningen in Brussel.
• Je gebruikt de beschikbare informatiebronnen om vragen correct te beantwoorden of gericht door te verwijzen.
• Je verwijst mensen gericht en warm door wanneer een andere dienst of organisatie hun vraag beter kan beantwoorden. Waar nodig leg je zelf het eerste contact met de betrokken dienst of organisatie. Je zorgt ervoor dat mensen gericht verder worden geholpen en niet onnodig worden doorverwezen.
• Je signaleert ontbrekende, onduidelijke of verouderde informatie aan de bevoegde diensten. Je draagt actief bij aan het actualiseren en verbeteren van de beschikbare informatie.
• Je bent verantwoordelijk voor de ontsluiting van de folders en de bijhorende aankleding van de foldermuur.

Vragen behandelen en opvolgen

• Je verzorgt het telefonische onthaal. Je beantwoordt vragen die je zelf kunt behandelen en schakelt gericht door naar de juiste persoon of dienst, binnen of buiten de organisatie, wanneer andere expertise nodig is. 
• Je noteert boodschappen volledig en correct en zorgt ervoor dat ze bij de juiste persoon of dienst terechtkomen, zowel binnen de eigen organisatie als bij externe organisaties van het N-netwerk.
• Je beheert mee de algemene onthaalmailbox en behandelt binnenkomende vragen op een klantgerichte en consistente manier.
• Je registreert vragen en doorverwijzingen volgens de gemaakte afspraken.
• Je volgt openstaande vragen op en waakt erover dat ze tijdig worden behandeld.
• Je signaleert terugkerende vragen, knelpunten en informatiebehoeften aan de teamverantwoordelijke.
• Je gebruikt deze signalen om mee na te denken over verbeteringen aan de dienstverlening en de beschikbare informatie.

Bijdragen aan een veilige en gastvrije onthaalomgeving

• Je hebt oog voor de orde, toegankelijkheid en veiligheid van de onthaalomgeving en de publiek toegankelijke ruimtes van het administratiehuis.
• Je neemt gebouwgebonden meldingen in ontvangst en bezorgt ze aan de bevoegde collega of dienst. Je informeert de melder over de verdere opvolging wanneer dat nodig is.
• Je volgt de geldende afspraken rond veiligheid en preventie.

Samenwerken en leren binnen het N-netwerk

• Je neemt actief deel aan het lerend netwerk van de N-infopunten en aan vormings-, intervisie- en kennismomenten.
• Je wisselt ervaringen en informatie uit met VGC-collega’s en onthaalmedewerkers van andere infopunten.
• Je past nieuwe kennis en afspraken toe in de dagelijkse onthaalwerking en deelt relevante inzichten met je collega’s.
• Je bouwt je kennis van het Nederlandstalige dienstverlenings- en voorzieningenaanbod in Brussel verder uit.
• Je draagt het N-netwerk actief uit binnen het VGC-administratiehuis Renaissance.

Profiel

1.    Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of van een bacheloropleiding. 
−    Of je hebt een attest waaruit blijkt dat je de niveaugebonden     competenties van niveau C of B buiten een diploma hebt verworven (dankzij instapproeven of bevorderingsexamens).
−    Of je hebt een buitenlands diploma dat gelijkgesteld werd door NARIC Vlaanderen (). 
−    Of je kan aantonen dat je laatstejaarsstudent 2026-2027 bent. Je kan dan in dienst treden vanaf de dag dat je het vereiste diploma of getuigschrift hebt voorgelegd. 
2.    Je kunt al je burgerlijke en politieke rechten uitoefenen. Dat bewijs je op het moment van je aanwerving door een blanco uittreksel uit het strafregister voor te leggen. 
3.    Je bent medisch in staat om deze functie uit te oefenen.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• Je communiceert mondeling en schriftelijk helder, correct en begrijpelijk.
• Je luistert actief, stelt gerichte vragen en kunt de vraag achter de vraag herkennen.
• Je bent klantgericht en helpt mensen op een warme, respectvolle en inclusieve manier.
• Je kunt informatie vlot opzoeken, beoordelen en in eenvoudige taal overbrengen.
• Je weet wanneer je een vraag zelf kunt beantwoorden en wanneer je beter doorverwijst.
• Je zorgt voor een gerichte en warme doorverwijzing en een duidelijke volgende stap.
• Je kunt vlot werken met digitale informatiebronnen, mailboxen, registratiesystemen en kennisdatabanken.
• Je blijft rustig en professioneel tijdens drukke momenten en bij moeilijke contacten.
• Je leert graag bij, deelt kennis en werkt goed samen met collega’s en partners.

Aanbod

De VGC biedt je een mensgerichte en leerrijke werkomgeving, waarin iedereen gelijk wordt behandeld en waar je jezelf kunt blijven ontwikkelen. Je leest hieronder wat de VGC nog meer te bieden heeft om elke dag het beste uit jezelf en uit Brussel te halen.

Neem je deel als statutair VGC-personeelslid?  Dan behoud je je statuut als je wordt aangesteld in deze functie.

Salaris

Je salaris is gebaseerd op vastgelegde salarisschalen en je individuele situatie (bijvoorbeeld (on)gehuwd, aantal personen ten laste).

Zowel je overheidsanciënniteit als relevante werkervaring in de privésector en/of als zelfstandige tellen mee voor de berekening van je loon. In de onderstaande tabel zie je bijvoorbeeld de evolutie in het salaris voor iemand die alleenstaand is en geen personen ten laste heeft.

Salarisschaal C111

Bruto                  Netto

€ 2.662,47          € 2.194,14

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kun je voordelig laten aansluiten.
• Je krijgt bovendien een verzekering gewaarborgd inkomen. Daardoor ontvang je een premie bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.
• Je kunt deelnemen aan onze nieuwjaarsreceptie, sportdag, teamdag en andere verrassende activiteiten.
• In het voor- en najaar zijn er tijdens de lunchpauze sportactiviteiten (wandelen, yoga, dans, lopen) en inspirerende lunch- en leerbijeenkomsten.

Evenwicht in je leven  

• Als je voltijds werkt, heb je elk jaar 35 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn veel verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf 

• Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Daarmee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt. 

Groene mobiliteit

• Als werknemer bij de VGC krijg je een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,37 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Via het fietsleaseplan van de VGC kun je (een deel van) je eindejaarstoelage inzetten om een fiets te leasen.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.