Hoofd van de Dienst Burgerlijke Stand (niveau A) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Het Departement Burgerzaken omvat de diensten Bevolking, Burgerlijke Stand, Vreemdelingen, Economische Ontwikkeling, Sociale Zaken, Preventie en de organisatie van verkiezingen. De dienst Burgerlijke Stand, bestaande uit drie medewerkers, verzorgt alle wettelijke taken met betrekking tot akten van de burgerlijke stand (geboorten, huwelijken, overlijdens, erkenningen, naams-, geslachts- en voornaamwijzigingen...), het beheer van de gemeentelijke begraafplaats, evenals diverse transversale taken.

De gemeente werft een verantwoordelijk aan voor  de dienst Burgerlijke Stand, die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van alle taken van de functie en de algemene organisatie van de verkiezingen.

Beschrijving van de functie

Als hoofd van de dienst Burgerlijke Stand bent u onder meer verantwoordelijk voor:

Leiding en coördinatie van de dienst

• Het aansturen van de medewerkers van de dienst Burgerlijke Stand en het organiseren van de taakverdeling binnen de dienst (loket, BAEC en het voltrekken van huwelijken en bruiloftsfeesten);
• Het loket bemannen in geval van gelijktijdige afwezigheid van de andere medewerkers van de dienst;
• De dienst vertegenwoordigen bij het College, de Gemeenteraad en externe instanties (Openbaar Ministerie, Nationaal Register, centrale autoriteit BAEC...).

Wettelijke en operationele taken van de burgerlijke stand

• Overlijden en beheer van de begraafplaats: aangiften van overlijden, concessies, opzeggingen, begraafplaatsregister;
• Huwelijken: beheer van de agenda, controle van dossiers, assistentie aan de ambtenaar van de burgerlijke stand op de dag van de plechtigheid;
• Schijnhuwelijken en twijfelachtige erkenningen: opvolging van de procedures bij de Dienst Vreemdelingenzaken, het Openbaar Ministerie, de rechtbank en de betrokkenen;
• Opstellen van besluiten voor het College en de Gemeenteraad in BOS;
• Huwelijken, jubilea en honderdjarige verjaardagen: volledige organisatie van de vieringen, van de uitnodiging tot de publicatie van de foto's in de Berchem News;
• Documenten uit het buitenland: controle op legalisatie en analyse van de geldigheid;
• Naams-, geslachts- of voornaamswijzigingen: afhandeling van de dossiers en begeleiding van de betrokken burgers;
• Beheer van de BAEC-toegang en legalisatie van documenten voor gemeentelijke ambtenaren en gemachtigden;
• Bestelbonnen, inkomende facturen en incasso-overzichten met betrekking tot de dienst (in Phénix).

Algemene organisatie van de verkiezingen

• Het organiseren, namens de gemeente, van gemeentelijke, regionale, federale en Europese verkiezingen: samenstellen van de stembureaus (voorzitters, secretarissen, assessoren), beheer van de reserve, versturen van oproepingen, coördinatie van de stembureaus;
• Zorgen voor de contacten met het hoofdverkiezingsbureau en de logistieke opvolging (catering, materiaal) van de verschillende stembureaus op de dag van de verkiezingen;
• Anticiperen op pieken in de werkdruk in verband met verkiezingstermijnen, met behoud van de continuïteit van de dienstverlening aan de bevolking.

Overige taken

• Back-up van het afdelingshoofd voor bepaalde aspecten van het personeelsbeheer (Uniweb, aanwezigheidsregistratie en verlof) en voor gevoelige dossiers die onder de bevoegdheid van andere diensten vallen;
• Optreden als adjunct van het afdelingshoofd: in die hoedanigheid in staat zijn om, bij diens afwezigheid, gevoelige beslissingen te nemen met betrekking tot de afdeling, en samen met hem op te treden bij diverse transversale aangelegenheden, evenals bij het algemene beheer van de diensten Bevolking, Burgerlijke Stand en Vreemdelingen (met uitzondering van de andere diensten van het DAC).

Jouw profiel

• Masterdiploma; ervaring op het gebied van de burgerlijke stand, bestuursrecht of verkiezingsbeheer is een pluspunt;
• Goede kennis van het Burgerlijk Wetboek, het internationaal privaatrecht, de nieuwe gemeentewet en de kieswetgeving, of de bereidheid om zich snel in deze onderwerpen te verdiepen;
• Vaardigheid in het omgaan met IT-tools en vakspecifieke software (Saphir, BAEC, Phénix, BOS, Nationaal Register, Microsoft 365-suite) of het vermogen om deze snel onder de knie te krijgen;
• Organisatietalent, nauwgezetheid en het vermogen om strikte, niet-onderhandelbare wettelijke termijnen te hanteren;
• Vermogen om een team te leiden, gevoel voor dienstverlening aan de burger en spreekvaardigheid (College, Raad, ontvangst van het publiek);
• Vermogen om pieken in de werkdruk op te vangen (huwelijksvoltrekkingen, verkiezingsperiodes) en beschikbaar te zijn buiten de reguliere werktijden.

Specifieke kenmerken van de functie

• Het voltrekken van huwelijken ongeveer één zaterdag op de drie;
• Fysieke aanwezigheid vereist aan het loket en tijdens de huwelijksvoltrekkingen; telewerken is voor deze functie niet mogelijk;
• Variabele werkdruk afhankelijk van de verkiezingskalender, met pieken tijdens verkiezingen.

Diploma

• Master

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Contract voor onbepaalde tijd, voltijds (38 uur/week)
• Een salaris volgens de salarisschaal van een functie van niveau A1-3 bij de Brusselse lokale besturen
• Maaltijdcheques (8 €/dag)
• Een breed aanbod aan opleidingen
• Goed bereikbaar met het openbaar vervoer
• Vergoeding van de kosten voor het openbaar vervoer (100 %)
• Een aantrekkelijke verlofregeling
• Een hospitalisatieverzekering

Gelijke kansen en diversiteit

Het gemeentebestuur van Berchem-Sint-Agatha hecht veel belang aan diversiteit door gelijke kansen, gelijke behandeling en gelijke toegang tot selectieprocedures voor al haar kandidaten te waarborgen. Dit biedt de mogelijkheid om te werken in een omgeving waar iedereen zich ten volle kan ontplooien en zijn of haar talenten en vaardigheden optimaal kan benutten. De HR-dienst zorgt voor een objectieve selectieprocedure op basis van competenties, ongeacht leeftijd, geslacht, etnische afkomst, handicap, religieuze overtuiging of culturele identiteit.

Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren. Wij zullen rekening houden met eventuele noodzakelijke aanpassingen, zowel wat betreft de wervingsprocedure als de integratie binnen de administratie.

Extra informatie

Specificiteit uurrooster

• Zaterdag werk