Administratief adjunct - Archieven M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Het OCMW van Ukkel staat ten dienste van alle inwoners van Ukkel. Het biedt maatschappelijke steun met als doel eenieder de kans te bieden een menswaardig bestaan te leiden, door middel van sociale, administratieve en technische diensten.

Het OCMW van Ukkel ligt in de buurt van verschillende winkelgelegenheden en wordt aangedaan door het openbaar vervoer; het biedt zijn medewerkers binnen een aangenaam werkkader een gezellige omgeving met dynamische en motiverende ploegen. Daarnaast investeert het OCMW in het welzijn en de vaardigheden van zijn personeel, dat ongeveer 600 leden telt.

Naast zijn algemene sociale diensten beheert het OCMW onder andere een crèche, een kindertehuis, een gratis voedseldistributiecentrum, een rust- en verzorgingstehuis en een dienst thuishulp. Meer informatie op:

Momenteel is het OCMW van Ukkel op zoek naar een administratief adjunct (archieven) - Voltijds -  Algemene Zaken dienst -  Met salarisschaal D van het lokaal openbaar ambt.

Halftijdse overeenkomst voor bepaalde duur van 4 maanden met ingang vanaf 15 october 2026.

Afsluiting: 20/09/2026.

Beschrijving van de functie

Opdracht : 

1. Verschillende administratieve taken, hoofdzakelijk binnen de cel Archieven en ter ondersteuning van de andere cellen binnen de dienst Algemene zaken; 
2. Drukwerk (op semi-professionele machines);
3. Voorbereiding van de uitgaande post;
4. Onthaalbeambte (extra); 
5. Uittypen van kennisgevingen van het BCSD (extra).

Voornaamste taken: 

Onder toezicht van de archivaris de archieven van het OCMW en de externe sites beheren: 

1. Sortering en klassering van dossiers;
2. Codering in de inventarissen; 
3. Documentenanalyse van diverse dossiers; 
4. Fysiek beheer van de archieven (archivering, verplaatsing, klassering en uitgang); 
5. Uitleenbeheer (via intranet en e-mails van de archivaris) en teruggave aan de archieven; 
6. Beheer van de openingsregisters van sociale dossiers;
7. ...

Bijkomende taken: 

• Verschillende taken in de drukkerij in het daartoe bestemde lokaal, gebruik makend van machines die daar speciaal voor zijn bestemd - met name fotokopieermachines voor grote oplagen, lijmmachine, vouwmachine en boekbindmachine. Visitekaartjes, affiches, officiële publicaties van het bestuur, advertentiefolders, brochures maken... in samenwerking met de graficus en in naleving van het grafisch charter van het OCMW van Ukkel; 
• De stock beheren van de benodigdheden voor de goede werking van de cel Bodedienst en het Centraal Bestuur van het OCMW in het algemeen: bestelling, raming, opslag...;
• De uitgaande post van het Centraal Bestuur voorbereiden (normale post, aangetekende zendingen...);
• De functie waarborgen van onthaalbeambte tijdens openingsuren van de administratieve diensten ter ondersteuning van het onthaalteam. 
• Al naargelang de noden van de dienst verschillende administratieve taken uitvoeren, zoals typistediensten.

Jouw profiel

Profiel :

Vereist diploma:

• Getuigschrift lager secundair onderwijs: CESI of gelijkgeschakeld Belgisch diploma

Vereiste vaardigheden:

• Nauwkeurig;
• Nieuwsgierig; 
• Groot leer- en aanpassingsvermogen; 
• Autonoom; 
• Gevoel voor samenwerking; 
• Goede organisatiezin; 
• Polyvalent;
• Gezond verstand en goed denkvermogen; 
• Handig in het begrijpen en hanteren van apparaten en machines (met respect voor de integriteit van de machines en met zorg voor de eigen veiligheid); 
• Diplomatie ; 
• Elementaire schriftelijke en mondelinge kennis van de tweede landstaal (Selor Art. 8 - 10 of gelijkaardig).

Diploma

• Lager middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

Wat wij aanbieden:

• Een betrekking met inhoud en een stabiliteit eigen aan een overheidsinstelling;
• Een halftijsde overeenkomst voor bepaalde duur van 4 maanden (18u45/week);
• Respect voor evenwicht tussen het professioneel en privéleven :
  • Aantrekkelijke verlofregeling : (minimaal 38 dagen) via jaarlijkse verlofdagen + extralegale verlofdagen + compenserende verlofdagen voor het zomerrooster + onbezoldigde verlofdagen;
  • Soepel uurrooster naargelang de dienst en mogelijkheid verlof per uur te nemen;
• Financiële voordelen:
  • Salaris overeenkomstig de salarisschalen van de lokale overheden van Brussel-Hoofdstad - Niveau D1. Ter indicatie, bruto maandelijkse bezoldiging €2.587,88 zonder anciënniteit voltijds, en €2.793,75 voor 5 jaar anciënniteit voltijds. 
  • Een  gevaloriseerde anciënniteit : inachtneming van de integraliteit van de anciënniteit van de openbare en privésector voor zover dat nuttig kan zijn voor de betrekking (op voorlegging van attesten ter bewijs);
  • Maaltijdcheques (faciale waarde €8);
  • Eindejaarstoelage;
  • Een  tussenkomst  in de vervoerskosten (MIVB gratis en een terugbetaling van 80% voor overige openbare vervoersmiddelen);
  • Tegemoetkoming fiets of te voet;
  • Tweetaligheidspremie (€156,72 bruto/maand voltijds) op voorlegging van de Selor-certificaten - elementaire schriftelijke en mondelinge kennis);
• Andere voordelen:
  • Een brede waaier aan specifieke vormingen , individueel en/of collectief;
  • Hospitalisatieverzekering met voordelige voorwaarden;
  • Samenstelling van een complementair pensioen (2e pijler);
  • Tussenkomst in schoolreisjes;
  • Kortingen en voordelen in bepaalde winkels in Ukkel;
  • Hulp en voordelen voor toegang tot gemeentelijke speelterreinen en crèches;
  • Mogelijkheid op loopbaanontwikkeling;
  • Zeer toegankelijk:
    • Station Ukkel Kalevoet (+De Lijn)
    • Tram/bus: 4/18/43/97/82/98

Extra informatie

Gëinteresseerd?

Stuur dan je motivatiebrief, CV en een KOPIE van uw diploma ter attentie van De Heer M. VANDENBERGHEN, secretaris generaal van het OCMW, per mail naar: Voir email sur actiris.brussels

!! De onvolledige kandidaturen zullen niet tegengehouden worden!!

Vermeld het referentienummer van de aanbieding en / of de titel van de functie bij de betreffende afdeling