Préposé.e au guichet (m/f/x) au sein du département des Affaires du citoyen

Société

L’Administration Communale de Forest recherche un.e assistant.e administratif.ve : Préposé.e au guichet (m/f/x) au sein du département des Affaires du citoyen.

Temps plein – Niveau C

Candidature externe : CDI (pour les agents contractuels de Forest et les candidats externes)

Candidature interne : promotion à l’essai en vue d’une promotion à titre définitif dans le grade (pour les agents statutaires de Forest)

Par réaffectation : niv C (pour les agents contractuels ou statutaires de Forest)

Fonction

Les services des Affaires du citoyen ont pour mission d’accueillir les citoyens et de traiter leurs demandes tout en contribuant à l’amélioration permanente de l’image de la commune et en assurant un service de qualité.

• Le service de la Population prépare, délivre aux citoyens différents documents administratifs, tels que la composition de ménage, le passeport, le permis de conduire, etc. et tient les registres y afférents.
• Le service de l’état civil dresse les actes de naissance, reconnaissance, mariage, divorce, décès, … et délivre les copies et extraits desdits actes.

Il est également chargé de l’organisation des célébrations de mariage et des funérailles

• Le service des Etrangers prépare et délivre aux citoyens étrangers les documents administratifs les concernant, gère leurs dossiers de séjour et tient les registres y afférents.
• Le service des Affaires sociales est chargé d’accompagner les citoyens et de relayer/d’examiner leurs demandes d’aide, notamment, en matière de santé, de pension et d’handicap. Il prépare et délivre aux citoyens différents documents administratifs, gère les dossiers et tient les registres y afférents.

MISSION ET TÂCHES PRINCIPALES

MISSION

En tant que préposé.e au guichet (m/f/x), j’accueille, informe, oriente les citoyens et assure une gestion administrative. Je représente mon administration en donnant une bonne image et en assurant un service de qualité.

ACTIVITÉS

• Assurer l’accueil aux citoyens
• Accueillir les citoyens et clarifier leur demande
• Informer et orienter les citoyens
• Assurer la permanence téléphonique
• Assurer une gestion administrative au guichet, au téléphone et par voie électronique
• Vérifier les données sur les documents reçus
• Contrôler l’authenticité et la validité des documents
• Expliquer le déroulement des procédures
• Dresser les actes d’Etat civil
• Délivrer les documents
• Assurer le suivi des dossiers dans le respect des échéances prescrites
• Classer et archiver les dossiers
• Actualiser ses connaissances en matière législative et réglementaire (Code civil belge, Code de la nationalité, Code de droit international privé, Ordonnance sur les funérailles et sépultures, …)

Profil

Candidature externe : CDI (pour les agents contractuels de Forest et les candidats externes)

• Être porteur d'un CESS

Candidature interne : promotion à l’essai en vue d’une promotion à titre définitif dans le grade C (pour les agents statutaires de Forest)

• Être un membre du personnel nommé définitivement comptant une ancienneté de niveau d’au moins 3 ans dans le niveau D.

Par réaffectation : niv C (pour les agents contractuels ou statutaires de Forest)

Compétences comportementales

• Vous agissez avec intégrité et professionnalisme
• Vous êtes orienté résultats
• Vous savez coopérer
• Vous faites preuve d’une bonne gestion des émotions
• Vous avez un excellent sens de la communication
• Vous savez vous adapter
• Vous savez structurer votre travail
• Vous savez analyser

Compétences techniques

• Vous connaissez la législation relative à votre domaine de compétence
• Vous avez des compétences en matière d’accueil, de communication, d’argumentation, d’assertivité et de gestion de l’agressivité
• Vous êtes orienté accueil du citoyen
• Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Access, Outlook, etc.)
• Vous êtes disposé à utiliser d’autres programmes (Saphir, …)
• Vous avez un excellent sens de la communication tant à l’oral qu’à l’écrit : vous êtes capable de rédiger, de prendre note d’un message oral, de retranscrire un entretien et vous maîtrisez les règles d’orthographe et de grammaire
• Vous êtes capable de prendre la parole en public et de transmettre un message

Offre

• Emploi à temps plein et à durée indéterminée (36 h/semaine)
• Engagement souhaité le plus rapidement possible
• Rémunération conforme aux barèmes de la fonction publique locale (Niv C)
• Possibilité de valoriser l’ancienneté dans le privé (max 4 ans pour les agents de niveau A et 6 ans pour les autres) et dans le public (sans limitation) selon les conditions du statut pécuniaire de l’AC Forest.
• Prime de bilinguisme sur la base des attestations délivrées par le SELOR
• Remboursement (100 %) des frais de transports en commun et indemnité des déplacements piéton, vélo et trottinette entre le domicile et le travail
• Pécule de vacances – allocation de fin d’année – système de congé flexible
• Chèques repas d’une valeur de 8 euros
• Possibilité de suivre des formations
• Lieu de travail : rue du Curé 2 – 1190 Forest
• Horaires de travail : du lundi au jeudi de 8h00 à 16h30 et le vendredi de 8h00 à 12h00. Prestations possibles le vendredi après-midi et le samedi en fonction des célébrations de mariages. Permanences le jeudi soir jusque 19h.

-------------------------

La commune de Forest mène une politique de diversité, non-discrimination et d'égalité des droits. Nous garantissons l’égalité de traitement et d’accès aux sélections pour tous les candidats. Les compétences sont déterminantes, et ce, indépendamment de l’âge, de l’origine, du handicap, du genre ou de l’orientation sexuelle.

En ce sens, les titres de compétences professionnelles et certificats de reconnaissance des compétences, requis pour le niveau et la fonction à pourvoir, acquises hors diplômes, délivrés par le SELOR ou tout autre organisme compétent, sont assimilés au diplôme ou au certificat pour les niveaux D, C et B.

Par ailleurs, si vous avez besoin d’un aménagement, quel que soit votre handicap, et ce pour la phase de sélection à cette fonction ou après celle-ci, n’hésitez pas à nous en informer.

Langues

Parfaite maîtrise du français ou du néerlandais et connaissance de l’autre langue.

En vertu des dispositions de l'arrêté royal du 18 juillet 1966 portant coordination des lois sur l'emploi des langues en matière administrative (Art. 21, §§ 2 et 5), les candidats devront satisfaire à un examen portant sur la connaissance écrite et orale de la langue néerlandaise. L'examen de seconde langue est organisé par Selor (Bureau de Sélection de l’Administration fédérale). L'inscription se fait en ligne sur le site internet .