Loketbeambte (m/v/x) voor het departement Burgerzaken

Onderneming

De gemeente Vorst zoekt een administratief assistent(e): loketbeambte (m/v/x) voor het departement Burgerzaken.

Voltijds – Niveau C

Externe kandidatuur: COD (voor contractuele personeelsleden van Vorst en externe kandidaten)

Interne kandidatuur: bevordering op proef met het oog op een definitieve bevordering in de graad (voor statutaire personeelsleden van Vorst)

Via reaffectatie: niveau C (voor contractuele of statutaire personeelsleden van Vorst)

Functie

De diensten Burgerzaken hebben als opdracht de burgers te onthalen en hun aanvragen te behandelen, waarbij ze tegelijkertijd bijdragen aan de permanente verbetering van het imago van de gemeente en instaan voor een kwaliteitsvolle dienstverlening.

• De dienst Bevolking bereidt verschillende administratieve documenten voor, zoals gezinssamenstelling, paspoorten, rijbewijzen ..., levert deze af aan de burger en houdt de daarmee verband houdende registers bij.
• De dienst Burgerlijke Stand stelt geboorte-, erkennings-, huwelijks-, scheidings-, overlijdensakten ... op en levert afschriften en uittreksels van deze akten af. Deze dienst is tevens belast met het organiseren van huwelijksvieringen en begrafenissen.
• De dienst Vreemdelingen bereidt de administratieve documenten voor vreemdelingen voor, levert ze aan hen af, beheert hun verblijfsdossiers en houdt de daarmee verband houdende registers bij.
• De dienst Sociale Zaken begeleidt burgers en onderzoekt hun hulpaanvragen en geeft ze door, in het bijzonder op het vlak van gezondheid, pensioen en handicap. Deze dienst maakt verschillende administratieve documenten klaar en levert deze af aan de burgers, beheert de dossiers en houdt de daarmee verband houdende registers bij.

OPDRACHT EN VOORNAAMSTE TAKEN

OPDRACHT

Als loketbeambte (m/v/x) ben ik het aanspreekpunt van de burgers, ik verschaf informatie, verwijs door en verricht administratieve taken. Ik vertegenwoordig het bestuur door te zorgen voor een goed imago en een kwaliteitsvolle dienstverlening.

ACTIVITEITEN

• Instaan voor het onthaal van de burgers
• Hun vragen verduidelijken
• Burgers informeren en oriënteren
• Telefonische permanentie verzekeren
• Administratieve zaken afhandelen aan het loket, telefonisch en via elektronische weg
• De gegevens op ontvangen documenten verifiëren
• De echtheid en geldigheid van documenten controleren
• Het verloop van de procedures uitleggen
• Akten van de burgerlijke stand opstellen
• Documenten afleveren
• Instaan voor de opvolging van dossiers met inachtneming van de voorgeschreven termijnen
• Klasseren en archiveren van dossiers
• De eigen kennis inzake wetgeving en regelgeving actualiseren (Belgisch Burgerlijk Wetboek, Nationaliteitswetboek, Wetboek van internationaal privaatrecht, Ordonnantie op de begraafplaatsen en lijkbezorging, ...)

Profiel

Externe kandidatuur: COD (voor contractuele personeelsleden van Vorst en externe kandidaten)

• In het bezit zijn van een getuigschrift hoger secundair onderwijs

Interne kandidatuur: bevordering op proef met het oog op een definitieve bevordering in graad C (voor statutaire personeelsleden van Vorst)

• Vastbenoemd personeelslid met niveauanciënniteit van minstens 3 jaar in niveau D

Via reaffectatie: niveau C (voor contractuele of statutaire personeelsleden van Vorst)

Gedragscompetenties

• U handelt met integriteit en professionalisme
• U bent resultaatgericht
• U kan samenwerken
• U geeft blijk van een goede beheersing van emoties
• U heeft een uitstekend gevoel voor communicatie
• U kan zich aanpassen
• U kan uw werk structureren
• U kan analyseren

Technische competenties

• U bent op de hoogte van de wetgeving in uw bevoegdheidsdomein
• U beschikt over vaardigheden op het vlak van onthaal, communicatie, argumentatie, assertiviteit en agressiebeheer
• U bent klantvriendelijk
• U beheerst de informaticatools (Word, Access, Outlook, ...)
• U bent bereid andere programma’s (Saphir, ...) te gebruiken
• U hebt een uitstekend gevoel voor zowel mondelinge als schriftelijke communicatie: u kan teksten opstellen, nota nemen van een mondelinge boodschap, een gesprek transcriberen en u beheerst de spellings- en grammaticaregels
• U bent in staat het woord te nemen voor een publiek en een boodschap over te brengen

Aanbod

• Voltijdse betrekking van onbepaalde duur (36 u/week)
• Aanwerving gewenst zo snel mogelijk
• Verloning volgens de barema’s van het plaatselijk openbaar ambt (niveau C)
• Mogelijkheid om anciënniteit in de privésector (max. 4 jaar voor ambtenaren van niveau A en 6 jaar voor de anderen) en in de publieke sector (zonder beperking) te valoriseren volgens de voorwaarden van het geldelijk statuut van GB Vorst.
• Tweetaligheidspremie op basis van Selor-attest
• Terugbetaling (100 %) van de kosten voor openbaar vervoer – vakantiegeld – eindejaarstoelage – flexibel verlofsysteem
• Maaltijdcheques ter waarde van 8 euro
• Mogelijkheid tot het volgen van vormingen
• Plaats van tewerkstelling: Pastoorstraat 2 – 1190 Vorst
• Uurrooster: van maandag tot donderdag van 8u00 tot 16u30 en op vrijdag van 8u00 tot 12u00 Prestaties mogelijk op vrijdagnamiddag en zaterdag afhankelijk van huwelijksplechtigheden. Permanentie op donderdagavond tot 19.00 uur.

----------------------

De gemeente Vorst voert een beleid van diversiteit, non-discriminatie en gelijkheid van rechten. Wij garanderen voor alle kandidaten gelijkheid van behandeling en van toegang tot de selecties. De vaardigheden zijn doorslaggevend, ongeacht leeftijd, origine, handicap, gender of seksuele geaardheid.

In dit opzicht worden de beroepsbekwaamheidsbewijzen en getuigschriften ter erkenning van de vaardigheden, die vereist zijn voor het niveau en de functie die ingevuld moeten worden, verworven buiten het diploma, uitgereikt door Selor of elke andere bevoegde instantie, gelijkgesteld met het diploma of getuigschrift voor de niveaus D, C en B.

Indien u bovendien een voorziening nodig hebt, ongeacht uw handicap, in de selectiefase voor deze functie of in een latere fase, aarzel dan niet ons dat te melden.

Talen

Perfecte beheersing van het Nederlands of het Frans en kennis van de andere taal.

Volgens het Koninklijk Besluit van 18 juli 1966 (art. 21, §§ 2 en 5) moeten kandidaten slagen voor een schriftelijk en mondeling examen Frans, georganiseerd door Selor. Inschrijven kan via