Collaborateur.rice Administratif.ve H/F/X

Kanal-Centre Pompidou est un nouveau musée interdisciplinaire d'art moderne et contemporain à Bruxelles. Le musée sera installé dans les anciens bâtiments du garage Citroën à Yser, le long du canal.

Le programme de Kanal est composé d'expositions, de présentations de collections, d'événements live et de créations d'artistes à la reconnaissance internationale ou au début de leur parcours. Son offre, conçue par et pour les publics, est multidisciplinaire: de la musique au cinéma, de la peinture aux médias numériques, de la sculpture à la performance. 

Kanal-Centre Pompidou est initié par la Région de Bruxelles-Capitale. Le développement et la gestion du musée sont confiés à la Fondation Kanal en collaboration avec le Centre Pompidou. 

L'Agence Kanal Expérience est une société à responsabilité limitée crée par la Fondation Kanal. Kanal Experience est l'agence opérationnelle et commerciale du musée, dédiée à l'expérience des publics. Elle assure la billetterie, les accueils, la gestion des médiateurs, les boutiques, les éditions et l'accueil d'événements partenaires, en coordonnant tous ces métiers pour offrir aux visiteurs une expérience culturelle complète et résolument ancrée dans la création bruxelloise.

Dans le cadre du développement de ses activités, l'Agence Experience recherche trois employé·es administratif·ves pour soutenir ses activités et contribuer au bon fonctionnement opérationnel de l'équipe.

En tant que collaborateur·rice  administratif·ve, vous contribuez au renforcement des activités de l'agence et au bon fonctionnement opérationnel de l'équipe. Vous apportez votre soutien aux différents départements de l'agence.

Vous êtes un·e acteur·ice important·e de la bonne communication externe et interne de l'Agence. Vous développez une compréhension fine des projets, du fonctionnement et des équipes de l'agence Experience, vous permettant d'anticiper les besoins, d'identifier efficacement les priorités, et d'assurer un suivi administratif pertinent, fluide et fiable. 

L'agence recherche trois employé·e·s administratif·ves afin de renforcer son équipe. Les prises de poste pour ces trois profils se feront de manière progressive entre fin juillet et l'ouverture:

• Collaborateur·rice Admin - Support transversal
• Collaborateur·rice  Admin - Gestion des groupes et des guides
• Collaborateur·rice  Admin - Support médiateurs

Profil

Vos tâches 

• Premier point de contact pour les relations extérieures (téléphone, email, courrier)
• Gestion proactive des agendas: analyse des demandes, filtrage des priorités, prise d'initiative,...
• Organisation de réunions stratégiques impliquant le responsable de l'agence et son équipe.
• Suivi administratif: gestion des signataires, bons de commandes, notes de frais, courrier sortant,...
• Gestion des voyages professionnels : planification, préparation des itinéraires de voyage (logement et transport)
• Vous aidez à la gestion des achats:
  • répondre aux besoins en fournitures et petits équipements, création de comptes fournisseurs, traitement des commandes et suivi des factures, réceptions des commandes; 
  • procéder aux achats en petit équipement, abonnements et matériel, en collaboration avec les équipes respectives;
• Coordination des services postaux (envois, retours, envois recommandés, envois groupés, etc.);
• Logistique des transports: coordonner les solutions de transports interne (camionnette et locations) réservations, usages et restitutions des véhicules dédiés aux déplacements des équipes; 
• Soutien à la gestion des inventaires de l'ensemble des fournitures et équipements.

Taches spécifiques par fonction:

Collaborateur·ice administratif·ve - Support transversal

En plus des tâches administratives générales, vous soutenez le fonctionnement quotidien de l'ensemble de l'agence Kanal Experience. Vous collaborez avec les différentes équipes (Médiateur·ices, billetterie, hosting, shop, bookshop, webshop, éditions...) et assurez le suivi administratif fluide de dossiers variés. Grâce à votre polyvalence, vous apportez votre soutien là où cela est nécessaire et contribuez à une coordination efficace entre les différentes activités de l'agence.

Collaborateur·rice administratif·ve - Gestion des groupes et des guides

En plus des tâches administratives générales, vous êtes responsable du suivi administratif des visites de groupes et des visites guidées. Vous gérez les demandes de réservation, planifiez les visites et coordonnez les disponibilités des guides. Vous gérez les contacts avec les écoles, associations, partenaires et autres groupes, et veillez à une communication fluide entre les visiteurs, les guides, la billetterie et les équipes internes.

Collaborateur·rice administratif·ve - Support médiateur·ices

En plus des tâches administratives générales, vous soutenez le fonctionnement de l'équipe de médiation. Vous gérez le suivi administratif de notre équipe de médiateurs et médiatrices. Vous participez à l'organisation des formations, assurez le suivi administratif des contrats et des prestations, et veillez à une bonne circulation de l'information entre la coordinatrice de la médiation, les chargé·es des médiateur·ices ainsi que les autres équipes de Kanal.

Conditions d'accès

• Titulaire d'un baccalauréat ou équivalent par expérience.
• Première expérience probante dans une fonction similaire.
• Une expérience préalable en gestion des achats ou de la logistique, idéalement dans le secteur culturel ou événementiel est un plus.
• Excellente communication avec les équipes internes et capacité de négociation avec les fournisseurs.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches dans des délais serrés et rigueur.
• Maitrise de la suite Office et expérience d'outils de gestion de facturation et de suivi des achats
• Maîtrise du français et du néerlandais (oral et écrit). La connaissance de l'anglais constitue un atout. 

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein. 
• Un travail dans un environnement stimulant et en construction
• 5 jours de congé extra légaux au prorata des prestations de l'année en cours.
• Chèques repas.
• Prise en charge des frais de transport selon déplacements domicile-travail: STIB ou SNCB 
• La prise en charge d'un forfait téléphonique / Éventuellement la mise à disposition d'un GSM 
• La mise à disposition d'un ordinateur portable.