Management assistant

Pour l'un de nos clients, nous sommes à la recherche d'un(e) employé(e) admin 

Mission

Dans le cadre du département Commercial Proton Therapy (environ 40 personnes réparties entre les États-Unis, l’EMEA, l’APAC et la Chine), vous apportez un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au responsable du département ainsi qu’à l’équipe.

En tant que point central de coordination, vous veillez au bon fonctionnement des activités quotidiennes et contribuez à l’efficacité globale du département avec un haut degré d’autonomie et d’initiative.

• Fournir un soutien administratif et organisationnel au Head of Proton Therapy Commercial ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe.
• Gérer des agendas complexes sur différents fuseaux horaires, prioriser les demandes et assurer une gestion efficace du temps.
• Organiser les réunions et business reviews : planification, logistique, préparation des supports, rédaction des comptes-rendus et suivi des plans d’action.
• Coordonner les déplacements professionnels (vols, hébergements, documents) et soutenir la logistique des événements, congrès, salons et du kick-off commercial annuel.
• Agir comme point de contact central pour les parties prenantes internes et externes ; filtrer les appels et e-mails et faciliter la communication.
• Soutenir l’intégration des nouveaux collaborateurs et coordonner les invitations et la logistique des formations.
• Gérer les processus administratifs et financiers dans SAP (création de PR/PO, suivi des achats, suivi des factures) et assurer un suivi précis des documents (rapports, KPI, plans de formation).
• Organiser les visites clients et internes sur site et garantir une logistique fluide.
• Fournir un soutien opérationnel quotidien et anticiper les besoins afin d’assurer le bon déroulement des activités.
• Améliorer continuellement les processus administratifs et les méthodes de travail

Wat wij van jou vragen:

Vous disposez de :

• Un diplôme de bachelier ou une expérience équivalente.
• Minimum 10 ans d’expérience en tant que Management Assistant dans un environnement international.
• Une excellente maîtrise de l’anglais (niveau C1) ; le français est un atout.
• Une maîtrise avancée de la suite MS Office.
• De solides compétences organisationnelles, analytiques et en résolution de problèmes.
• Un profil proactif, autonome, orienté service, capable de gérer plusieurs tâches et de définir les priorités.
• D’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles avec une mentalité internationale.
• Flexibilité, résistance à la pression et aisance dans un environnement en constante évolution.