Office management - Stage

On cherche notre stagiaire en office management ☕

The Mug — Enghien et Bruxelles

Nous, en deux mots

The Mug, c'est trois maisons où des gens viennent travailler sans que ça ressemble à un bureau : Schuman, Flagey, Enghien. Environ 200 membres — freelances, indépendants, petites équipes — qu'on accueille 365 jours par an. Oui, même le 25 décembre. Il y a toujours quelqu'un qui a une deadline.

Notre credo depuis 2014 : pas de chichis. Le café est fairtrade et gratuit, les salles de réunion sont incluses, et personne ne te regarde de travers si tu réchauffes ta soupe à 11h.

Le secret d'un lieu qui tourne bien ?

Cent petites choses que personne ne remarque — sauf quand elles ne sont pas faites. C'est précisément ce métier-là qu'on te propose d'apprendre.

Concrètement, tu vas :

• Accueillir les membres, faire visiter, installer les nouveaux (et retenir les prénoms, c'est notre superpouvoir maison)
• Gérer les réservations de salles et le remplissage des bureaux
• T'occuper du courrier des domicilations : réception, tri, scan, envoi
• Suivre l'administratif : contrats, factures, relances, encodage
• Veiller à ce que tout fonctionne : le café ne doit jamais manquer, les poubelles doivent sortir, l'imprimante doit se calmer, et le mystérieux bruit du 3e étage doit être élucidé
• Donner un coup de main sur la communication et les moments conviviaux (petit-déj des membres, apéros, etc.)

Parlons vrai deux secondes

C'est un stage de terrain. Certains jours, c'est du contact client et du suivi de contrats. D'autres, c'est s'assurer que les lieux sont propres, que les poubelles soient sorties et que la vaisselle soit rangée. Les deux comptent autant, et la personne qui fait les deux avec le sourire est celle qui fait vraiment tourner l'endroit.

Si tu cherches un stage 100 % derrière un écran, on va malheureusement te décevoir.

Toi, idéalement

• Étudiant·e en office management, assistanat de direction ou gestion
• Un français écrit impeccable ; de l'anglais et/ou du néerlandais en bonus (à Schuman, ça sert tous les jours)
• Organisé·e et fiable, le genre à voir le truc avant qu'il devienne un problème
• À l'aise avec les gens, sincèrement
• Autonome : on fait confiance vite, et on ne regarde pas par-dessus ton épaule

Ce que tu y gagnes

• Un stage où tu sers à quelque chose dès le premier jour
• Une vue à 360° sur la gestion d'un lieu : clients, admin, opérationnel
• 200 indépendants et entrepreneurs qui passent la porte, le meilleur carnet d'adresses de ta promo
• De l'expérience sur des outils de gestion (Odoo), et ça, ça se voit sur un CV
• Du café à volonté. On sait, on l'a déjà dit. Mais c'est important.

Pratique

Durée : minimum 3 mois, Lieu : Enghien et Bruxelles

Envoie-nous ton CV et quelques lignes sur ce qui te donne envie — pas de lettre de motivation en trois pages, on préfère quand c'est toi qui parles.

Étudiant·e en office management, assistanat de direction ou gestion, à l'aise avec le contact client et rigoureux·se dans le suivi administratif.

Nous cherchons avant tout une personne fiable, autonome et polyvalente, qui trouve normal d'aider là où c'est nécessaire.

Intitulé : Stagiaire en office management

Durée : minimum 3 mois

Régime : mi-temps ou temps plein, à définir avec le/la stagiaire

Horaire : à définir avec le/la stagiaire

Lieux de stage :

• The Mug Schuman — 8 rue Charles Martel, 1000 Bruxelles
• The Mug Flagey — 10 rue du Monastère, 1000 Bruxelles
• The Mug Enghien — 50 Grand-Place, 7850 Enghien

The Mug est un réseau de trois espaces de coworking à taille humaine, à Bruxelles (Schuman, Flagey) et à Enghien. Ouverts 365 jours par an, ils accueillent environ 200 membres — freelances, indépendants et petites équipes — et proposent bureaux privés, postes de coworking, salles de réunion et domiciliation d'entreprise.