Administratie-Secretariaat - Administratief Medewerker

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.
Als administratief medewerker kom je terecht in het team van het vakgroepsecretariaat van de vakgroep KIMA (kinesitherapie, menselijke fysiologie en anatomie). In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de vakgroepcoördinator en de vakgroepvoorzitter en werk je nauw samen met de collega's van het secretariaat, de professoren, assistenten, onderzoekers en VUB administratie. Je staat in voor de uitvoering van de administratieve taken ter ondersteuning van de vakgroep op de campus Jette. Verstrekken van informatie met betrekking tot onderwijs (lesroosters, deadlines, examens, …), onthaal van nieuwe medewerkers, …
Financiële administratie van onderwijs, onderzoek en dienstbetoon, vb. het indienen van onkosten bij de financiële dienst, betalen van facturen of bestellen van materialen voor onderwijs.
Administratief afhandelen en opvolgen van aanstellingen van nieuwe medewerkers en verlengen van contracten van bestaande medewerkers.
Je bent verantwoordelijk, samen met je collega’s, voor de uitvoering van een breed administratief takenpakket : telefoon- en mailpermanentie, postbeheer, administratieve omkadering onderzoeksprojecten, input data in database, …

Je hebt een secundair diploma of gelijkwaardig door ervaring;
Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden;
Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek;
Je hebt een goede kennis van het Engels ;
Je kan goed overweg met software en met de courante toepassingen in MS Office (Outlook, Word, Powerpoint, One Note, Excel, …);
Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en administratieve processen;
Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit, faculteit en vakgroep en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening ;
Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een voltijds contract van bepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 4 afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.
Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken.
De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
CV-screening door een van onze recruiters
Een jobinterview die online doorgaat in de week van 16/03 (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.
Contract: bepaalde duur van 01/05/2026 tem 14/10/2026
Faculteit Lichamelijke Opvoeding en Kinesitherapie
Omvang: 1 FTE
Functie: administratief medewerker