Employé Administratif Achat Bilingue

Vous êtes attentif aux plus petits détails dans un dossier et vous êtes à la recherche d’un emploi qui a du sens ? Le Ministère de la Défense est à la recherche de plusieurs profils d’assistants administratifs pour rejoindre les différents quartiers militaires répartis sur le territoire entre Bruxelles et la Wallonie.
Vous assurez le soutien administratif de manière autonome au sein d’un domaine spécifique (gestion de projet, secrétariat, ressources humaines, comptabilité et budget, logistique, médical, académique, relations publiques, approvisionnement, recherche et développement, IT, …).

• Vous assurez la gestion des dossiers administratifs et garantissez le suivi efficace des procédures.
• Vous participez activement au bon fonctionnement administratif et organisationnel du service, en assurant le traitement des courriers entrants ainsi que l’ exploitation des données chiffrées pour le suivi des dossiers.
• Vous collectez et archivez le courrier entrant et sortant ainsi que l’ensemble des documents administratifs quotidiens.

Vous encodez les informations dans la base de données et vous vous assurez que celle-ci soit à jour.
Vous organisez votre planning en coordination avec vos collègues afin d’assurer la répartition des tâches et une continuité du service.
Vous assurez le suivi médical du personnel (AMT) et la prise de rendez-vous.
Vous assurez le suivi des contrats de nettoyage, de gestion des déchets, d’entretien hivernal et des zones vertes sur l’ensemble du territoire national.
Vous soutenez les responsables des bureaux contrats dans les unités (coaching, appui administratif et technique).
Vous coordonnez la distribution et le suivi des demandes d’achat, de maintenance et d’intervention.
Vous assurez la gestion des dossiers administratifs du personnel , incluant les droits administratifs et pécuniaires , les congés ainsi que le suivi et la planification des prestations.
Vous appliquez et expliquez la réglementation administrative propre à votre domaine, en vous appuyant sur les procédures et fiches techniques internes, et en soutenant les collègues dans leur application.
Vous assurez le soutien administratif du département Santé & Bien-Être en garantissant la gestion des dossiers, l'organisation des activités de prévention, le suivi des communications, la production de rapports et le respect des règles de confidentialité, afin de contribuer à la qualité de vie au travail et au bien-être du personnel.

Opérations & Trainings (OpTrg)
~ Vous assurez le soutien administratif du département Opérations & Training en garantissant la gestion documentaire, le suivi des activités opérationnelles et de formation, l'organisation des réunions, la mise à jour des bases de données et la production de rapports, afin de contribuer au bon déroulement des missions et au développement des compétences du personnel.

Vous assurez le soutien administratif du département Readiness & Operations en garantissant le suivi des activités de préparation opérationnelle, la gestion documentaire, la collecte et la consolidation des données, l'organisation des réunions et la production de rapports, afin de contribuer au maintien de la disponibilité opérationnelle et à l'efficacité des opérations.

Vous assurez le suivi administratif des dossiers juridiques et veillez au respect des échéances.
Vous fournissez un soutien administratif aux juristes dans la préparation des notes, rapports et réunions.
Vous assurez le soutien administratif et documentaire du SGRS en garantissant l'enregistrement, le classement, la conservation, la communication et l'archivage sécurisé des documents, dans le respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures applicables aux informations sensibles.

Attention : Des conditions d’affectation spécifiques sont d’application pour ce poste (voir ci-dessous).

Vous apportez un soutien administratif au personnel pédagogique civil et militaire ainsi qu’aux étudiants, aux candidats et aux stagiaires membres de la seule université bilingue du Royaume.

Secrétariat
Vous encodez et mettez à jour des données dans les systèmes informatiques.
Vous veillez au classement , à l'archivage et à la numérisation des documents .
Vous vous occupez de la gestion des dossiers administratifs et du suivi des échéances .
Vous gérez la planification et la gestion des agendas .
Votre capacité d'analyse, votre rigueur dans la gestion de dossiers ainsi que vos qualités relationnelles seront autant d'atouts pour réussir dans cette fonction aussi enrichissante que variée !
Campus Renaissance/Ecole Royale Militaire situé au 8 Rue Hobbema, 1000 Bruxelles.
Campus Saffraanberg/Ecole Royale des Sous-Officiers situé au 371 Luikersteenweg, 3800 Saint-Trond.
Elle s'occupe spécifiquement de la carrière et de la gestion administrative du personnel militaire et civil.

• La DG MR est responsable de l’acquisition des ressources matérielles de la Défense , d’assurer une gestion intégrée de ces ressources tout au long de leur cycle de vie et de tout le soutien technique et logistique y afférent (systèmes d’armes, systèmes de communication et d’information, infrastructure, produits et équipements de soutien).
• Elle est responsable de l’organisation du contrôle administratif et budgétaire, et assure le suivi des propositions budgétaires.
• La DG JUR est chargée de conseiller les départements sur toutes les questions juridiques qui relèvent du droit national, du droit européen et du droit international. Elle participe à maintenir la paix et contribuer à la stabilité du Royaume mais intervient aussi lors des missions à l'étranger.
• Le Centre de compétence du Service médical (CC Med) offre une formation spécialisée au personnel médical et non médical de la Défense. Le centre joue un rôle clé dans la capacité de déploiement opérationnel de la Défense, tant sur le territoire national qu'à l'étranger, grâce à un enseignement et une formation ciblée.
• Le SGRS a pour mission de rechercher, analyser et traiter des renseignements relatifs à toute activité qui pourrait menacer l'intégrité du territoire national, les plans de défense militaires, le potentiel scientifique et économique lié à la Défense, les missions des Forces armées ou la sécurité des ressortissants belges à l'étranger.
• Le camp Général Bastin, situé à Arlon (Stockem), abrite plusieurs unités de la Défense, notamment l’Ecole d’Infanterie et le Commandement Militaire de la Province de Luxembourg .

L’Ecole d’Infanterie est un centre de formation spécialisé dans l’enseignement tactique et technique destiné aux cadres de la Défense.
Tout au long de leur carrière, les Officiers et Sous-Officiers d’infanterie y suivent différents cycles de formation axés sur l’utilisation des systèmes d’armes terrestres.
Grâce à son expertise, le Département Manœuvre propose des formations d’excellence, fidèles à sa devise : « Exemplo ».

• Le 4ème Bataillon de Génie est une unité composée de plus de 550 personnes à l’heure actuelle. Une gestion administrative et logistique efficace permet à notre bataillon de remplir ses missions opérationnelles et territoriales.
• L’École Royale Militaire (ERM) est une institution d'enseignement universitaire militaire dédiée à la formation académique, militaire et sportive des futurs officiers, ainsi qu’à la formation continue des officiers en service actif au sein de la Défense. En plus de ces missions éducatives, l’ERM mène des recherches scientifiques de haut niveau dans le cadre de projets financés par la Défense ou des sources externes.
• Sa mission principale consiste à assurer le soutien logistique des unités de combat, tant sur le territoire national qu’en opérations à l’étranger.
• Au moins 1 poste au sein de l’ Ecole Royale des Sous-Officiers (ERSO), 371 Luikersteenweg, 3800 Saint-Trond.

L’ERSO, située sur le campus Saffraanberg, est l’école responsable de la formation de tous les sous-officiers de la Défense . Elle assure la formation au niveau académique, militaire, sportive et personnelle. Elle s’occupe également de l’année préparatoire à l’entrée à l’Ecole Royale Militaire (ERM).
~ Au moins 1 poste sein du Centre de Formation Logistique (CFmn Log), Quartier militaire Général Baron Ruquoy situé rue de la Citadelle 42 à 7500 Tournai.

Le Centre de Formation Logistique organise des formations logistiques et techniques accessibles à l’ensemble du personnel de la Défense. Les cours proposés couvrent principalement les domaines de la technique, de l’approvisionnement, de la mobilité et des procédures logistiques.

• La force aérienne déploie son personnel et ses avions partout dans le monde en entrainement et en opération, mais en tant que civil, vous n’êtes pas amené à partir à l’étranger.
• Le 1er Wing effectue les missions de mise à disposition d’une capacité hélicoptère pour des opérations nationales et internationales. Le Ministère de la Défense est responsable de la défense du territoire national, de l'organisation des missions à l'étranger dans un contexte international et dans le cadre de l'assistance à la population lors de catastrophes tant sur le territoire national qu'à l'étranger.

Vous avez un diplôme de secondaire supérieur
Vous avez une c apacité de contrôle et de classification de données administratives
Une bonne connaissance du néerlandais est un atout.
Nous examinons votre diplôme
# Vous passez plusieurs tests informatisés au SPF BOSA à Bruxelles. (Complétez votre C.V en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux.
Vous serez engagé en qualité d'assistant administratif (niveau C) avec le barème de traitement correspondant C1.
Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.
En ce qui concerne l'ancienneté de service et pécuniaire, l'administration prend automatiquement en compte vos années de service dans le secteur public.
Pour l'ancienneté pécuniaire, il est possible de prendre en compte les services prestés dans le secteur privé ou comme indépendant si l'expérience acquise est pertinente pour la fonction qui sera exercée dans l'administration.
La demande de valorisation de l'expérience professionnelle acquise dans le secteur privé (ou en qualité d'indépendant) doit être introduite dans les 3 premiers mois suivant votre entrée en service. Celle-ci sera analysée par le service compétent uniquement après l’entrée en service.
horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine

• possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
• possibilité de télétravail (possibilité limitée dans certaines affectations)
• crèche subsidiée au sein de certains quartiers militaire s
• Plusieurs possibilités d’auto-développement

nombreuses possibilités de formations et d'apprentissage (à suivre durant les heures de travail)
possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
Divers avantages sociaux
droit aux services offerts par Def+ , ce dernier fournit divers services et organise des avantages qui facilitent la vie du personnel de la Défense ou la rendent moins chère comme, par exemple, des vacances à prix réduit, des réductions par le biais de leur boutique en ligne, un logement à proximité du lieu de travail et un service social.
Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.