Verantwoordelijke secretariaat - Algemene- en Abdominale heelkunde

AZORG is een dynamisch en mensgericht ziekenhuis waar elke medewerker bijdraagt aan kwaliteitsvolle zorg voor onze patiënten. Met een sterke focus op samenwerking, innovatie en continue groei streven we er elke dag naar om zorg op een warme, veilige en deskundige manier te bieden.

Om onze teams te versterken, zijn we op zoek naar gemotiveerde collega’s die mee willen bouwen aan de zorg van morgen. Of je nu een eerste stap in de zorg zet, al enkele jaren ervaring hebt of een expert bent in jouw vakgebied: bij AZORG krijg je ruimte om te groeien, jezelf te ontwikkelen en écht het verschil te maken.

Ben jij een sterke organisator met leiderschapskwaliteiten én inzicht in een ziekenhuiscontext? Kan jij structuur brengen over meerdere campussen heen en teams verbinden rond één duidelijke werking?

Dan zoeken wij jou als Verantwoordelijke Secretariaat Algemene heelkunde / Abdominale heelkunde

Je werkt overkoepelend voor de campussen Moorselbaan, Merestraat, Geraardsbergen, Asse en Ninove en bouwt mee aan een uniforme, kwalitatieve en efficiënte secretariaatswerking.

Wat houdt de functie in?

Als verantwoordelijke neem je de regie over het secretariaat op meerdere campussen. Je combineert coördinatie, optimalisatie en leiderschap in één geïntegreerde rol.

Je zorgt voor structuur en uniformiteit

• Je maakt en optimaliseert de personeels- en werkplanning.
• Je stemt processen en werkwijzen op elkaar af zodat alle campussen volgens dezelfde afspraken werken.
• Je beheert en bewaakt de consultatieagenda’s (incl. wijzigingen en planning van ASO’s in Plano).
• Je signaleert knelpunten en stuurt bij waar nodig.
• Je bewaakt correcte administratieve processen zoals tarificatie.
• Je bewaakt aanwezigheid en personeelsbezetting
• Je begeleidt nieuwe medewerkers en stimuleert opleiding en ontwikkeling

Je bewaakt kwaliteit en efficiëntie

• Je zorgt voor een vlotte, correcte en patiëntvriendelijke werking van het secretariaat.
• Je garandeert duidelijke communicatie naar artsen, patiënten en interne diensten.
• Je ziet toe op privacy, beroepsgeheim en correcte administratieve opvolging.
• Je implementeert verbetertrajecten en nieuwe projecten binnen de dienst.
• Je volgt klachten op en zorgt voor een correcte afhandeling

Je neemt het team mee

• Je organiseert overlegmomenten en stemt structureel af met artsen.
• Je coacht medewerkers in hun dagelijkse werking.
• Je voert opvolgings- en evaluatiegesprekken.
• Je bouwt aan een professioneel en stabiel teamklimaat.
• Je stemt actief af met andere diensten en disciplines.

De kern van de functie

Jouw belangrijkste opdracht is het realiseren van een gelijke, transparante en efficiënte werking over alle betrokken campussen heen. Jij brengt overzicht, duidelijkheid en richting binnen de beleidskaders en strategische doelstellingen van AZORG.

Wie ben jij?

• Bachelor Medisch Management Assistant (MMA) of Bachelor Verpleegkunde met bijkomende managementopleiding (of bereid dit te volgen).
• Daarnaast heb je bij voorkeur minstens vijf jaar ervaring binnen een ziekenhuiscontext.
• Je bent een ervaren professional met een sterke persoonlijkheid en een duidelijke visie. Je combineert inhoudelijke kennis van een ziekenhuisomgeving met leiderschap en organisatorisch talent. Structuur brengen, prioriteiten bepalen en processen optimaliseren geven jou energie.
• Je bent analytisch sterk en denkt in oplossingen. Plannen en organiseren zit in jouw natuur. Je durft beslissingen nemen, grenzen stellen en positie innemen wanneer dat nodig is. Tegelijk blijf je mensgericht: je coacht medewerkers, stimuleert hun groei en bewaakt een professioneel werkklimaat.
• Je werkt vlot met IT-systemen en digitale plannings- en ziekenhuissoftware (vb. KWS, MS Office). Dankzij jouw flexibiliteit verplaats je je zonder moeite tussen de verschillende campussen en ben je inzetbaar tussen 7u30 en 20u.
• Je schakelt gemakkelijk tussen strategisch denken en operationeel bijspringen wanneer de werking dat vraagt.
• Je bent stressbestendig en veranderingsgericht.

Wat hebben wij jou te bieden?

• Een warme, mensgerichte werkomgeving waar zorginnovatie centraal staat.
• Een sleutelrol binnen de werking van de afdeling abdominale en algemene heelkunde
• Een leidinggevende functie met impact op meerdere campussen
• De kans om processen te optimaliseren en uniformiteit te creëren
• Een sterk professioneel netwerk binnen zorg en administratie
• Ruimte voor eigen initiatief en professionele ontwikkeling
• Een voltijds contract van onbepaalde duur in een 38-uren week.
• Je zal campus overschrijdend werken.
• Verloning volgens IFIC 14, aantrekkelijke verlofregeling, groeps – en hospitalisatieverzekering, vergoeding van extra prestaties.
• Een warme werkomgeving waar collegialiteit en samenwerking centraal staan.

Hoe solliciteren?

• Dien jouw kandidatuur in via onze jobsite.
• Voeg bij jouw sollicitatie jouw cv, motivatiebrief, een uittreksel uit mycareer, jouw diploma. Gelieve bij een kennismakingsgesprek een uittreksel uit het strafregister model 596-2 voor te leggen, je hoeft deze niet te bezorgen via mail of via jouw kandidatuur.
• Na ontvangst van jouw kandidatuur bellen wij jou binnen een aantal werkdagen op voor een korte kennismaking.
• Nadat we jou telefonisch hebben gecontacteerd bekijken we samen de mogelijkheden om een gesprek ter plaatse bij ons in het ziekenhuis in te plannen waar je meteen kennismaakt met de leidinggevende van de dienst.
• Na het gesprek is er de mogelijkheid om een (halve) dag mee te lopen op de dienst.
• Verloopt dit goed? Dan verwelkomen jou graag als collega bij ons in het ziekenhuis!

Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Kelly De Smedt (HR Partner rekrutering) Afficher le numéro de téléphone of mail naar: Voir email sur azorg.cvw.io