Dossierbeheerder Consulaire Zaken - (Niv. B - Startbaanovereenkomst) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Er zijn drie vacante plaatsen als Dossierbeheerder (in totaal, verdeeld over beide taalrollen) bij de dienst Loket en Legalisatie (C&V5.1) en bij de Dienst Informatie aan de Burger (C&V5.2) van de  Directie Publieke dienstverlening, Communicatie en Legalisatie (C&V5) binnen de  Directie-generaal Consulaire Zaken (DG C&V) van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

De dienst Loket en Legalisatie (C&V5.1) heeft als opdracht de legalisatie van documenten te beheren, documentfraude te bestrijden en op te treden als uniek loket.

De dienst is onder meer belast met:

• De legalisatie van Belgische documenten voor gebruik in het buitenland en van buitenlandse documenten voor gebruik in België.
• De actieve bestrijding van documentfraude door de inhoud van buitenlandse documenten te controleren (inclusief het uitvoeren van onderzoeken op verzoek van Belgische autoriteiten).
• Het fungeren als uniek loket voor:
  • aanvragen van diplomatieke paspoorten bij de Centrale Administratie;
  • aanvragen tot visumverlenging (vanaf een nog te bepalen datum, vermoedelijk midden november).

De dienst Informatie aan de burger (C&V5.2) heeft als opdracht een geïntegreerde en burgergerichte aanpak te ontwikkelen door alle activiteiten te coördineren die verband houden met de kwaliteit van de openbare dienstverlening, de tevredenheid van burgers en de continue verbetering van de consulaire dienstverlening.

De Directie Publieke dienstverlening, Communicatie en Legalisatie (C&V5) heeft als opdracht een kwalitatieve, toegankelijke en coherente dienstverlening aan burgers te garanderen door alle activiteiten met betrekking tot de relatie met het publiek te centraliseren. Zij fungeert als referentiepunt voor de continue verbetering van de consulaire dienstverlening en ziet erop toe dat de behoeften van de gebruikers centraal staan binnen de organisatie.

De Directie-generaal Consulaire Zaken (DG C&V) zorgt voor de ondersteuning en omkadering van de consulaire diensten en activiteiten van België in het buitenland. Deze consulaire diensten:

1. fungeren als gemeentehuis voor de Belgen in het buitenland voor alle aangelegenheden die verband houden met nationaliteit, burgerlijke stand, notariële akten, legalisaties, paspoorten, identiteitskaarten, verkiezingen,...;
2. verlenen bijstand aan landgenoten die in het buitenland in moeilijkheden zijn geraakt: toeristen, Belgen in gevangenschap, kinderontvoering...;
3. geven visa af aan buitenlanders die naar België willen reizen of er zich willen vestigen.
   

De Directie-generaal Consulaire Zaken staat ook ten dienste van particulieren die in België informatie en bijstand vragen inzake consulaire aangelegenheden waarvoor zij bevoegd is. Zij staat verder in contact met Belgische autoriteiten die te maken hebben met haar werkterrein (Justitie, Binnenlandse Zaken, gemeenten, gewesten en gemeenschappen). 

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en OS streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.

Beschrijving van de functie

Wil je burgers professioneel en klantgericht verder helpen? Dan is deze functie iets voor jou!

Dienst Loket en legalisatie (C&V5.1)

Je komt terecht in de dienst Legalisatie als specialist legalisatie en bestrijding van documentfraude . Binnen een ervaren en hecht team draag je actief bij aan de verschillende opdrachten van de dienst en zorg je voor een kwaliteitsvolle ondersteuning van burgers, administraties en consulaire posten. Je kan daarbij rekenen op de steun van je collega's en leidinggevenden om je opdrachten succesvol uit te voeren.

Wat ga je doen?

¿    Je beantwoordt vragen van burgers, gemeenten, consulaire posten en andere overheden en voorziet hen van duidelijke informatie en een doeltreffende begeleiding.
¿    Je stelt instructies op en werkt deze bij voor Belgische consulaire posten in het buitenland, zowel voor algemene situaties als voor individuele dossiers.
¿    Je draagt bij aan de bestrijding van documentfraude door dossiers binnen jouw expertisegebied te analyseren.
¿    Je ondersteunt je collega's en zorgt voor een actieve en regelmatige aanwezigheid aan het loket. Indien nodig werk je mee aan de afgifte van legalisaties en apostilles.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in . In dit geval vereist de regelgeving ( artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Dienst Informatie aan de burger (C&V5.2)

In deze functie ben jij het eerste aanspreekpunt voor burgers die contact opnemen met onze dienst Informatie aan de burger (C&V5.2) . Je luistert naar hun vragen, analyseert hun behoeften en zorgt ervoor dat ze snel bij de juiste dienst terechtkomen. Dankzij jouw inzet krijgen burgers een duidelijke en efficiënte dienstverlening, terwijl gespecialiseerde diensten zich kunnen focussen op complexe dossiers.

Wat ga je doen?

¿    Je neemt inkomende telefoongesprekken aan en verwelkomt burgers op een vriendelijke en professionele manier.
¿    Je luistert actief naar vragen en behoeften en brengt deze helder in kaart.
¿    Je verzamelt de nodige informatie en dossiergegevens om elke vraag correct te behandelen.
¿    Je geeft algemene informatie en beantwoordt eerstelijnsvragen.
¿    Je stelt duidelijke en gestructureerde verslagen op van de gesprekken.
¿    Je bezorgt volledige en correcte aanvragen aan de bevoegde diensten via e-mail.
¿    Je volgt dossiers op en zorgt voor de nodige herinneringen en terugkoppelingen.
¿    Je houdt opvolgingstools en statistieken nauwkeurig up-to-date.

Voor beide functies: Op het moment van indiensttreding zal een  uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of jouw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Jouw profiel

Heb je interesse om bij de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel te werken? 

Wij werven voor deze functie iemand aan via een startbaanovereenkomst , een contract van bepaalde duur dat verlengd kan worden tot je 26ste verjaardag.

Gezocht Profiel

Niveau: B 
Taal: Nederlands
Deelnemingsvoorwaarden:

• Je voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst :
  
  • Meer info over de voorwaarden van een startbaanovereenkomst: De startbaanovereenkomst | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid - Arbeid en Sociaal Overleg
    Gezien de aard van het contract mag je niet ouder zijn dan 26 jaar. 
    Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt.

• Je beschikt over het vereiste diploma op de uiterste sollicitatiedatum :
  
  • Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie.
  • Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie.
  • Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School.
  • Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan.
  • Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
  • Diploma van Bachelor Na Bachelor van tenminste 60 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een hogeschool.
  • Diploma van Graduaatsopleiding van het Hoger Beroepsonderwijs  van niveau 5 (afgekort HBO5) van tenminste 120 studiepunten uitgereikt door het Vlaamse Gemeenschap.

Voorziene indiensttredingsdatum

• 1 januari 2027 ( eerste werkdag maandag 4 januari 2027)

Troeven

De volgende vaardigheden zijn voor ons een troef:

• Je hebt interesse in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, haar missies en haar taken.  
• Je kan vlot werken met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint,...).
• Je zal werken in een tweetalige omgeving. Een goede kennis van het Frans, zowel actief als passief, is dan ook een pluspunt.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.

Een goede motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Je krijgt een startbaanovereenkomst aangeboden als Dossierbeheerder in de graad van niveau B met de bijhorende weddenschaal B1.

Minimum aanvangswedde: € 37.103,23 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Meer info over de voorwaarden van een startbaanovereenkomst : De startbaanovereenkomst | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid - Arbeid en Sociaal Overleg
Gezien de aard van het contract  mag je niet ouder zijn dan 26 jaar. 
Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt. 

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.  

Standplaats 1000 Brussel 

Voordelen

Wij bieden jou een bruisende werkomgeving in hartje Brussel en een waaier aan interessante extra's:  

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week 
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen 
  • mogelijkheid tot telewerk 
  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar 
  • kinderdagverblijf 
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer 
• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden 
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren) 
  • uitgebreide loopbaankansen 
• Financiële voordelen 
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie 
  • maaltijdcheques 
  • voordelige hospitalisatieverzekering 
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer 
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen 
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Voir email sur actiris.brussels 
  • allerlei sociale voordelen 
  • beschikken over een laptop 
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen. 
• Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten  
  • sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar 
  • geboortegeschenk 
  • de mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat 
  • een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie 
  • jaarlijkse teambuildingactiviteit 
  • toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen 
  • toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal 
  • toegang tot een ¿zen ruimte¿ met 2 massagezetels. 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA . 

Extra informatie

Selectieprocedure

Stel je kandidaat door te solliciteren via ons online platform SuccessFactors . Dit kan t.e.m. zondag 11 oktober 2026.

Toon aan de hand van buitenschoolse activiteiten, studiekeuzes, enz. waarom jij een geschikte kandidaat bent voor deze functie. Laat ons ook weten welke dienst uw voorkeur geniet . Beperk jouw motivatiebrief tot maximaal één A4-pagina.
Indien we je kandidatuur weerhouden, zullen we je uitnodigen voor een interview.
Het interview evalueert of je over de hierboven vermelde competenties beschikt.
Daarnaast polsen we ook naar je motivatie en je voeling met het werkterrein. 

Jouw CV en motivatiebrief worden gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Het interview zal plaatsvinden in de tweede helft van oktober 2026 (onder voorbehoud) bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking in Brussel.

Meer informatie over de functies of de selectie? Voir email sur actiris.brussels

Meer informatie over de FOD?