Personal Assistent - Plastische Heelkunde

UZ Brussel: Samen sterk in zorg, innovatie en wetenschap  

Word onze nieuwe Personal Assistant op de dienst Plastische Heelkunde

UZ Brussel is een toonaangevend universitair ziekenhuis in het hart van onze hoofdstad. Wij zijn een warm en vooruitstrevend ziekenhuis waar innovatie, onderzoek en patiëntgerichte zorg hand in hand gaan. Elke dag zetten bijna 5.000 medewerkers zich in om onze missie waar te maken: zorg bieden die niet alleen uitblinkt in kwaliteit, maar ook in menselijkheid.  

Wil jij met jouw talent het verschil maken voor onze patiënten? Dan ben jij de collega die we zoeken! Voor de dienst Plastische Heelkunde  zoeken we een gedreven Personal Assistent  die samen met ons de zorg naar een hoger niveau tilt. Maak deel uit van ons team en bouw mee aan zorg die inspireert! 

Hoe maak jij het verschil? 

Als Personal Assistant sta je het medisch diensthoofd, Prof. Dr. Hamdi, bij op administratief en organisatorisch vlak en ben je verantwoordelijk voor o.a. volgende taken:

Taken ter ondersteuning van het diensthoofd:

• Je ondersteunt het medisch diensthoofd bij het leiden van de dienst Plastische heelkunde en Lymfekliniek.
• Je organiseert de afspraken van het medisch diensthoofd & beheert zijn agenda.
• Je beheert de mailbox van Prof. Hamdi en geeft ondersteuning bij het verwerken van zijn mails.
• Je staat in de voor de communicatie, algemene administratieve taken en specifieke projecten (ICT optimalisaties, optimalisaties van planningen…).
• Je overlegt dagelijks met het medisch diensthoofd en volgt de besproken thema’s op.
• Je neemt deel aan de wekelijkse teamvergadering en maakt het verslag op.
• Je vangt de roterende ASO’s op en regelt de praktische zaken zoals badgetoegang, planning van de consultaties, verlof…
• Je bent het aanspreekpunt voor de ASO’s (truncus communis en hogere opleiding)
• Je beheert de aanvragen en organiseert congressen (hotels boeken, taxi, vluchten, inschrijvingen…).
• Je maakt de jaarlijkse begroting op.
• Je beheert de CV van het diensthoofd. Je staat in voor een professionele communicatie (mondeling en schriftelijk).
• Je staat in voor administratieve ondersteuning en het personeelsbeheer.
• Je ondersteunt het diensthoofd bij onderwijsactiviteiten en stagebeheer.
• Je staat in voor het financieel en logistiek beheer.

Algemene taken (back-up collega Ondesteunend Management Assistant):

• Je helpt en ondersteunt de patiënt doorheen zijn administratief traject in het UZ Brussel.
• Je staat in voor de communicatie (telefoon, mail, post, …) met patiënten en verwijzende artsen, dit gebeurt vaak in het Engels en het Frans.
• Je verzorgt de medische verslaggeving (OK, hospitalisatie, consultatie,…).
• Je ondersteunt medische diensten bij specifieke processen of projecten (medische registratie, dossierbeheer,…).
• Je bent verantwoordelijk voor alle bestellingen.

Welke collega zoeken we? 

We zijn op zoek naar een enthousiaste PA  die zichzelf herkent in volgende eigenschappen:  

• Passie voor administratie en organisatie : Je hebt minimaal een bachelor diploma.
• Taalvaardig : Nederlands is de voertaal binnen UZ Brussel, en het is belangrijk dat je deze taal vlot beheerst. Daarnaast heb je een goede kennis van het Frans, het Engels en kennis van andere talen is een pluspunt.
• Georganiseerd : Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden met oog voor detail
• Stressbestendig en flexibel : je houdt het hoofd koel in uitdagende situaties en past je moeiteloos aan wisselende omstandigheden aan. Multitasken en afwisseling schrikt je niet af.
• Leergierig : je staat te popelen om je kennis en vaardigheden te blijven ontwikkelen.
• Teamspeler : je werkt graag samen met collega’s uit diverse disciplines en draagt bij aan een positieve werksfeer.
• Je kan zeer vlot werken met MS 365 office applicaties (Word, Excel, Outlook), hebt kennis van databasebeheer…

Wat kunnen wij jou bieden? 

Bij UZ Brussel bieden we meer dan een job. We bieden een omgeving waarin je écht een verschil kunt maken – voor patiënten én voor jezelf.  

• Contract op maat: Een deeltijds (80%)  contract van onbepaalde  duur.  
• Waardering en groei: Bij UZ Brussel erkennen we jouw inzet en stimuleren we jouw talenten. We investeren in jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling via een uitgebreid opleidingsaanbod en doorgroeimogelijkheden.  
• Een warm team: Je wordt omringd door enthousiaste en ervaren collega’s die je met open armen ontvangen.  
• Competitieve verloning volgens IFIC: Inclusief overname van relevante anciënniteit.  
• Extralegale voordelen:  
  • Hospitalisatieverzekering, inclusief een tegemoetkoming in ambulante zorgen binnen het UZ Brussel  
  • Aanvullend pensioenfonds en verzekering gewaarborgd inkomen.  
  • Vergoeding auto/moto, volledige terugbetaling voor NMBS, De lijn en MIVB, fietsvergoeding of mogelijkheid tot fietsleasing.  
  • Korting in ons bedrijfsrestaurant en toegang tot personeelsvoordelen via  Benefits at Work .  
  • Eindejaarspremie  
  • 27 vakantiedagen (20 wettelijke, 4 CAO en 3 UZB dagen), aangevuld met extra verlofdagen per 5 jaar anciënniteit (max. 3), CAO 50+ dagen  
  • Korting voor jaarabonnement bij Basic Fit om jouw fysieke en mentale gezondheid te ondersteunen.  
  • Jaarlijks gratis vaccinaties tegen de griep en, indien nodig, COVID-vaccinaties of boosters.  
  • Mogelijkheid tot vakantieopvang voor kinderen (2,5-12 jaar) en kinderkribbe volgens beschikbaarheid op de VUB Campus.  

Bij UZ Brussel geloven we in een gezonde balans tussen werk en privé, met aandacht voor jouw welzijn en persoonlijke groei.  

Interesse? 

Ben jij die gedreven Personal Assistant  die een verschil wil maken op onze afdeling  Plastische Heelkunde ? Aarzel niet langer en solliciteer nu via de onderstaande link.  

Na je sollicitatie bekijken we eerst je CV en motivatiebrief om na te gaan of jouw profiel een match is met de collega die we zoeken. Daarna nemen we contact met je op voor een telefonisch screeningsgesprek. Als we allebei enthousiast zijn, plannen we een eerste gesprek in. Als dit gesprek positief verloopt, volgt er eventueel nog een tweede gesprek waarbij je op de werkvloer kan nagaan of de functie echt iets voor jou is. Bij een match ontvang je een concreet voorstel.  

Als onderdeel van onze selectieprocedure zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd met inachtneming van de geldende wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens en uw rechten vindt u in de privacyverklaring van UZ Brussel.