Dienstverantwoordelijke magazijn en goederenlogistiek M/V/X

Beschrijving van de functie

Voor ons ziekenhuis met 406 erkende bedden in het hartje van Vilvoorde zijn wij op zoek naar een dientverantwoordelijke magazijn en goederenlogistiek .  

In deze sleutelrol bent u verantwoordelijk voor het beheer, de organisatie en de verdere professionalisering van de volledige goederenstroom binnen het huidige ziekenhuis, AZ Jan Portaels, alsook voor ons nieuwbouw ziekenhuis dat opent in 2027.   

U zorgt ervoor dat medische en niet-medische goederen tijdig, correct en kostenefficiënt beschikbaar zijn voor alle diensten. Daarbij combineert u operationele leiding, procesoptimalisatie en teamontwikkeling met een sterke focus op kwaliteit, patiëntveiligheid en klantgerichtheid.

Je functie:

Magazijn- en voorraadbeheer

• Organiseren en aansturen van het centrale magazijn en de interne distributie.
• Beheren en optimaliseren van voorraadniveaus, bestelpuntbeheer en voorraadrotatie.  Hierbij houdt u de aankoopdienst in de loop.
• Bespreken van o.a. lopende bestellingen, nieuwe materialen en afwijkingen in bestellingen met  leveranciers maar ook met de diensten binnen ons ziekenhuis.
• Toezien op correcte ontvangst, opslag en distributie van goederen (met uitzondering van medicatie en voedingsmiddelen).
• Beperken van voorraadverschillen, vervallen producten en verspilling.
• Inschatten van de gevolgen van problemen m.b.t. bestellingen (vb. verkeerde levering, leverancier kan niet tijdig leveren), bespreekt dit met de aankoopdienst en stelt een gepaste actie voor.
• Opvolgen van KPI's rond voorraadbeheer, voorraadniveaus, leverbetrouwbaarheid en servicegraad.
• Jaarlijks opmaken van de inventaris en bespreken van afwijkingen met de aankoopdienst en de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Voorbereiden van het centrale magazijn en de interne distributie op de verhuis én nieuwe werking in de nieuwbouw.

Goederenlogistiek

• Coördineren van de logistieke processen van ontvangst tot levering aan de interne afdelingen.
• Coördineren van de logistieke processen van ontvangst tot levering aan verschillende satellietposten, WZC's en huisartsen in de regio.
• Optimaliseren van interne bevoorradingsprocessen, zeker met het oog op de nieuwbouw.
• Samenwerken met aankoopdienst (nauwe samenwerking), apotheek, sterilisatie, labo, verpleegafdelingen en facilitaire diensten.
• Beheren van logistieke noodscenario's en continuïteitsplannen.

Leidinggeven

• Aansturen, coachen en ontwikkelen van een team van magazijnmedewerkers en logistieke medewerkers.
• Opstellen van werkplanningen en taakverdelingen met ondersteuning van de adjunct leidinggevende.
• Bevorderen van een cultuur van samenwerking, veiligheid en continue verbetering.
• Nu en in het kader van ons nieuwbouw ziekenhuis, het team begeleiden in kader van veranderings- en verbetertrajecten.

Kwaliteit en procesverbetering

• Implementeren van efficiënte logistieke processen volgens Lean-principes.
• Toezien op naleving van kwaliteits-, veiligheids- en hygiënevoorschriften.
• Initiëren van verbeterprojecten rond digitalisering, automatisering en voorraadbeheer.
• Voorbereiden en ondersteunen van audits en accreditaties.
• Als ondersteunende dienst het zorgdepartement maximaal bijstaan.

Budget en rapportering

• Opvolgen van logistieke kosten en bijdragen aan budgetbeheer.
• Opstellen van managementrapportages en prestatie-indicatoren.
• Formuleren van verbetervoorstellen op basis van analyses en operationele resultaten.

Jouw profiel

Je profiel:

Opleiding

• Bachelor in logistiek, supply chain management, bedrijfsmanagement of een gelijkwaardige richting.
• Aanvullende opleiding in logistiek management of Lean Management is een pluspunt.
• Bij voorkeur heb je leidinggevende ervaring of heb je een coördinerende rol opgenomen binnen een magazijn.
• U kan zelfstandig en nauwkeurig werken en bent bovendien een teamplayer.
• U heeft een sterk probleemoplossend vermogen en brengt verbeteringsvoorstellen aan. U zoekt samen met de betrokkenen oplossingen voor foute en/of laattijdige leveringen; Lost de diverse personeelsgerelateerde problemen van de dienst op (vb. conflicten, personeelsbezetting) in samenwerking met de hiërarchisch verantwoordelijke en de personeelsdienst.
• U bent communicatief en legt vlot contact met interne medewerkers en de verschillende afdelingen.
• Werken met een computer vormt voor jou geen enkel probleem. U heeft ervaring met excel, word en kan u snel inwerken in de AFAS module van het ziekenhuis.
• U heeft een vlotte kennis van het Nederlands.

Ervaring

• U heeft ruime ervaring binnen een magazijn en in bredere zin in het logistiek gebeuren, magazijnbeheer of supply chain.
• Ervaring in een ziekenhuis- of zorgomgeving is een sterke troef met het oog op kennis van medische materialen.
• Ervaring met ERP-systemen, voorraadbeheer en logistieke software.

Competenties

• Sterke organisatorische en analytische vaardigheden.
• Aantoonbare leiderschapskwaliteiten.
• Resultaatgericht met oog voor kwaliteit en dienstverlening.
• Goede communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden.
• Probleemoplossend vermogen en besluitvaardigheid.
• Kennis van Lean, procesoptimalisatie en change management.
• U kan zich vinden in onze DNA-waarde GROW. Dit staat voor Groei, Respect, Oprechtheid en Warmte.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wij bieden

• Een uitdagende leidinggevende functie met maatschappelijke impact.
• De kans om de logistieke werking van een modern ziekenhuis verder uit te bouwen.
• Een dynamische werkomgeving met professionele en betrokken collega's.
• Verloning volgens IFIC-barema.
• Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques per gewerkte dag, Voir email sur actiris.brussels, fietsvergoeding en fietsleasing.
• Een voltijds contract van onbepaalde duur.
• Relevante anciënniteit wordt overgenomen.
• 25 verlofdagen met de mogelijkheid tot opbouw van 4 extra anciënniteitsdagen.
• Voordelig tarief bij hospitalisatie en ambulante zorg in AZ Jan Portaels.

Waarom AZ Jan Portaels??

AZ Jan Portaels is een dynamisch regionaal ziekenhuis dat hoogwaardige, toegankelijke en mensgerichte zorg biedt. ?Met de bouw van het "ziekenhuis van de toekomst" combineren we geavanceerde technologieën met een innovatieve, patiëntgerichte infrastructuur en zetten we in op een doorgedreven samenwerking met de eerstelijnszorg. Ook duurzaamheid speelt in het plan een belangrijke rol. Zo zullen we in het ziekenhuis van morgen investeren in een energiezuinig gebouw aan de hand van hernieuwbare bronnen en ligt het nieuwe ziekenhuis in de stadskern van Vilvoorde.

Ons team van betrokken professionals werkt elke dag samen om de beste zorgervaring te garanderen. We zijn trots op onze warme en open werkomgeving , waarin samenwerking centraal staat.

Bij AZ Jan Portaels dragen we allemaal het GROW-DNA in ons:

• G : Groei - We investeren in ontwikkeling en innovatie.

• R : Respect - We waarderen en respecteren elkaar.

• O : Oprechtheid - Open communicatie staat centraal.
• W: Warmte - Zorg met een hart voor patiënt én collega.

Samen zorgen we ervoor dat de juiste goederen, op het juiste moment, op de juiste plaats beschikbaar zijn voor optimale patiëntenzorg.