Administratief medewerker Centraal Onthaal M/V/X

Beschrijving van de functie

Over de job

Als Onthaalmedewerker Centraal Onthaal ben jij het eerste aanspreekpunt voor inwoners, bezoekers en collega's. Dankzij jouw klantgerichte aanpak zorg je voor een warm onthaal en een positieve eerste indruk van onze organisatie.

Je helpt inwoners en bezoekers verder aan het onthaal, via telefoon en e-mail, en zorgt ervoor dat hun vragen correct worden beantwoord of doorverwezen naar de juiste dienst. Daarnaast bied je administratieve en logistieke ondersteuning zodat de dienstverlening vlot en efficiënt verloopt.

Wat ga je doen?

• Je ontvangt inwoners en bezoekers op een vriendelijke en professionele manier;
• Je beantwoordt telefonische oproepen en behandelt vragen via de algemene mailbox;
• Je verstrekt informatie en geeft uitleg over eenvoudige procedures;
• Je verwijst inwoners door naar de juiste collega of dienst wanneer nodig;
• Je volgt vragen en meldingen op via de beschikbare registratiesystemen;
• Je verzorgt de postverwerking;
• Je ondersteunt interne diensten bij administratieve en praktische taken;
• Je beheert agenda's van vergaderruimtes en andere faciliteiten;
• Je verzorgt schriftelijke communicatie zoals brieven en e-mails;
• Je helpt mee bij het actualiseren van de kennisbank;
• Je controleert documenten, formulieren en andere administratieve stukken;
• Je draagt bij aan een nette, ordelijke en veilige onthaalomgeving;
• Je werkt actief samen met collega's en neemt deel aan teamoverleg.

Je vindt de volledige functiebeschrijving in bijlage.

Jouw profiel

Over jou

De collega die we zoeken voldoet aan het volgend profiel:

• Ben je sterk in het vriendelijk en professioneel onthalen van mensen?
• Help je graag inwoners en bezoekers verder met een glimlach?
• Communiceer je vlot, zowel mondeling als schriftelijk?
• Denk je oplossingsgericht binnen de geldende procedures en afspraken?
• Werk je nauwkeurig en administratief correct?
• Ben je vertrouwd met MS Office, Outlook, SharePoint en digitale toepassingen?
• Leer je snel nieuwe softwareprogramma's en werkmethodes aan?
• Neem je graag verantwoordelijkheid op voor jouw taken?
• Ben je discreet en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie?
• Werk je graag samen met collega's en deel je vlot informatie?
• Ben je flexibel en bereid om in te spelen op de noden van de dienstverlening?
• Hou je van een gevarieerde functie waarin onthaal- en administratieve taken elkaar afwisselen?
• Hecht je veel belang aan integriteit, betrokkenheid en klantvriendelijkheid?

Wat zijn de voorwaarden?

• Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs;? 
• Of je hebt een lager diploma mits slagen op een capaciteitsproef.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Wat bieden wij jou?

Statuut: een voltijdse of deeltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur op niveau C1-C3 (ook contracten bepaalde duur mogelijk)
Vakantie: Minimaal 33 vakantiedagen + 14  feestdagen per jaar voor een voltijdse functie
Loon: Salaris volgens de toepasselijke weddeschaal C1-C3

Voor de bepaling van je loon houden we rekening met je werkervaring bij de overheid en relevante beroepservaring uit de privésector of als zelfstandige. 

• Een afwisselende functie met een belangrijke maatschappelijke meerwaarde. 
• Een warme en collegiale werkomgeving binnen een dynamisch lokaal bestuur. 
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen en nieuwe competenties op te bouwen. 
• Een aantrekkelijke verloning volgens weddeschaal C1-C3. 
• De voordelen verbonden aan een tewerkstelling binnen een lokaal bestuur. 

Voordelen:

• Maaltijdcheques per gewerkte dag;
• Gratis hospitalisatieverzekering voor jou en je gezin;
• Vakantiegeld en eindejaarstoelage;
• Jaarlijkse ecocheques en gemeentelijke geschenkbonnen;
• Aanvullend pensioen;
• Fietsvergoeding;
• Fietslease;
• Volledige terugbetaling openbaar vervoer van en naar het werk;
• Mogelijkheden tot het volgen van opleidingen;
• Diverse kortingen en speciale aanbiedingen via Pluspas.

Je vindt meer informatie over onze voordelen op de gemeentelijke website.