Administratief assistent Dienst Vreemdelingenzaken (m/v/x)

Jobinhoud

Hou jij ervan om te werken in een  multiculturele omgeving en wil je je steentje bijdragen om de migratiestromen in goede banen te leiden? De  Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) is op zoek naar sterke administratieve profielen.

Als administratief assistent in de centra of op het hoofdkantoor van DVZ sta jij mee in voor de administratieve opvolging  en het beheer van jouw dienst.  Afhankelijk van de dienst waar je werkt, wordt jouw takenpakket anders ingevuld. 

Bij Dienst Vreemdelingenzaken krijg je de optie om te kiezen voor een werkcontext die bij jou past. Afhankelijk van je plaats van tewerkstelling ga je aan de slag als migration Assistant in Brussel of als secretariaatsmedewerker in een centrum . Ontdek hieronder wat beide profielen inhouden.  

Migration assistant

Jaarlijks behandelen onze diensten beslissingen in duizenden dossiers die een grote impact hebben op het leven van vele mensen. Als migration assistant maak jij hiermee het verschil! 

Je behandelt vreemdelingendossiers met betrekking tot de toegang tot het grondgebied, het verblijf , de vestiging en de verwijdering van het Belgische grondgebied. Dit kan gaan om aanvragen voor verblijfsvergunningen van korte of lange duur, gezinshereniging, naturalisatieaanvragen, verzoeken om internationale bescherming, enz. om zo de doelstellingen van DVZ inzake het beheer van de migratiestromen te behalen. Het soort dossiers dat je zal behandelen, is afhankelijk van de dienst waar je zal worden ingezet.

Je verzamelt, verwerkt en klasseert tal van gegevens en bewijsstukken die de beslissingen in het dossier staven. Je hebt oog voor ontbrekende elementen en volgt nauwgezet de juridische regels van de kunst. Je analyseert de dossiers op autonome wijze binnen het kader van de toepasselijke reglementering.

Je stelt, binnen de vooropgestelde termijn, een synthesenota van het dossier op, zodat je een adequaat voorstel van beslissing kan voorleggen aan jouw supervisor. Bovendien ben je verantwoordelijk voor het administratieve beheer van de dossiers (opvolging, controle en archivering van afgesloten dossiers). Je zorgt ervoor dat de teksten taalkundig van hoge kwaliteit zijn (spelling, grammatica, zinsbouw).

Bovendien ben jij het eerste aanspreekpunt (telefonisch en schriftelijk). Je beantwoordt eerstelijnsvragen en geeft informatie over de laatste stand van zaken. Zo bouw je een breed netwerk uit van interne en externe partners (bijvoorbeeld: gesloten centra, advocaten, gemeenten, diensten van de federale politie, ambassades of sociale diensten).

Secretariaatsmedewerker 

Binnen het secretariaat van de centra zijn er verschillende rollen mogelijk. Je wordt ingezet binnen één van de onderstaande domeinen, afhankelijk van de behoeften van het centrum.

Ongeacht je rol ben je een belangrijk aanspreekpunt voor bewoners, personeelsleden en andere diensten. Je zorgt voor een vlotte administratieve opvolging en draagt samen met je collega's bij aan de goede operationele werking van het centrum.

Bij het  bewonerssecretariaat sta je in voor de administratieve opvolging van de bewonergerelateerde zaken. Je zorgt voor de administratie bij in- en outtake waarbij je de bewoner ontvangt, te woord staat en alles correct klasseert in het individuele bewonersdossier. Je volgt dagelijks de bewonersaantallen op en slaagt erin een duidelijk overzicht te geven van de vrije plaatsen in het centrum. Je houdt actief contact met andere centrumdiensten en de centrale diensten om zo een correcte administratie van alle bewonersstukken te waarborgen. Op vraag van de directie zorg je voor een duidelijke rapportage. Je bent in het gesloten centrum op regelmatige basis van permanentie tot minstens 18u00 om nieuwe bewoners in te schrijven. Dit verloopt volgens een beurtrolsysteem.

In het Open Terugkeercentrum beheer je de administratieve taken inzake bewoners van bij aankomst tot vertrek. Je bevestigt de aankomst van bewoners van de bewoners in het centrum en wijst een kamer toe in Match-it. Daarnaast voer je wekelijks kamercontroles uit in samenwerking met de multifunctionele centrumassistenten in het kader van het beheer van de kamers. Je biedt administratieve ondersteuning aan de ICAM-coaches (Individual case management), die de procedurele opvolging voorzien van de bewoners. Je volgt de bagage-aanvragen op vanuit de gesloten centra.

Bij de  personeelsadministratie  zorg je ervoor dat je vragen van het personeel correct kan beantwoorden of hen kan doorverwijzen naar de juiste instanties. Hierbij ben je in staat zelf de nodige informatie terug te vinden of op te vragen. Je staat in voor de administratieve opvolging van het personeel (verloven, prestaties, ziekte, e.d.) en klasseert deze in het individuele personeelsdossier. Wat betreft de dagelijkse personeelsbezetting, zorg je ervoor dat je een correcte planning opmaakt en deze tijdig communiceert. Op vraag van de directie maak je rapporten, nota’s en verslagen op. Je plant vormingen in en zorgt voor de praktische organisatie ervan (inplannen, versturen uitnodigingen, …). Je speelt een actieve rol in de voortgang en correcte opvolging van diverse projecten en dossiers (bv. welzijn op het werk).

Bij de  logistieke (en boekhoudkundige) administratie draag je bij tot het nauwgezet opvolgen van de beschikbare logistieke en financiële middelen van het centrum. Geregeld heb je contacten met externe firma’s voor de opvolging van contracten. Daarnaast help je ook bij de voorbereiding van aankoopdossiers en vraag je offertes op. Onder toezicht van de directie voer je boekhoudkundige verrichtingen uit. Personeelsleden kunnen bij jou terecht wanneer ze materiaal nodig hebben aangezien jij instaat voor een goed georganiseerde stock. In het Open Terugkeercentrum verzorg je ook de opvolging van het zakgeld van de bewoners en sta je hen te woord bij eventuele vragen. Je verdeelt, organiseert en volgt de klusjes op die de bewoners vrijwillig kunnen uitvoeren tijdens hun verblijf in het centrum. Na een controle van de uitgevoerde klusjes in het centrum, ga je over tot een tijdige en correcte uitbetaling.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "Contact opnemen".

In de centra houdt je functie een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. Als migration assistant kan je, afhankelijk van de dienst waar je tewerkgesteld wordt, ook rechtstreeks in contact komen het publiek. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Werkgever

Er zijn meerdere plaatsen bij de Dienst Vreemdelingenzaken - FOD Binnenlandse Zaken :

• 1 plaats in het Repatriëringscentrum 127bis in Steenokkerzeel ( Tervuursesteenweg 300, 1820 Steenokkerzeel )
• 3 plaatsen in het Europees Terugkeercentrum Nazareth - De Pinte ( Autosnelweg E17 - afrit Noord 2-3, 9810 Nazareth-De Pinte )
• 1 plaats in het Centrum voor Illegalen in Brugge ( Zandstraat 150, 8200 Sint-Andries )
• 5 plaatsen bij de centrale diensten van Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel ( Pachecolaan 44, 1000 Brussel )

Daarnaast wordt er ook een wervingsreserve aangelegd.

Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) beheert de migratiestromen in samenwerking met verschillende partners, zoals o.a. het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen en de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, politie, Justitie, enz.

DVZ staat in voor de uitvoering van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) stimuleert vrijwillige terugkeer, maar staat ook in voor een verplichte verwijdering van het grondgebied. De  gesloten centra hebben binnen dit kader van het vreemdelingenbeleid als specifieke opdracht vreemdelingen vast te houden met het oog op hun eventuele verwijdering. Hier verlenen wij de bewoners opvang, psychologische, medische en sociale begeleiding met respect voor de fundamentele menselijke waarden zoals veiligheid, privacy, gezondheid, religieuze beleving en persoonlijke ontwikkeling. De centra vormen zo een sterk gegeven in de strijd tegen illegale immigratie.

Het Open Centrum te Zaventem (OCZ) vangt uitsluitend verzoekers om internationale bescherming op waarvoor DVZ heeft vastgesteld dat ze een voorgaand verzoek om internationale bescherming in een andere Europese lidstaat hebben ingediend. De bewoners verblijven gedurende hun Dublinprocedure in het centrum, met het oog op hun terugkeer. In afwachting van de beslissing die door DVZ wordt genomen, hebben bewoners onder voorwaarden de mogelijkheid zich vrij buiten het centrum te verplaatsen.

Dienst Vreemdelingenzaken breidt uit!

Dit najaar opent Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) het nieuw "open Europees terugkeercentrum Nazareth-De Pinte. Dit centrum zal eveneens uitsluitend asielzoekers opvangen voor wie DVZ heeft vastgesteld dat een andere EU-lidstaat waarschijnlijk verantwoordelijk is voor de behandeling van het dossier. De bewoners verblijven gedurende de procedure voor het bepalen van de verantwoordelijke lidstaat in het centrum. Het centrum zal plaats bieden aan ongeveer 300 personen en richt zich op de opvang, begeleiding en terugkeer in het kader van de AMMR-procedure (Asylum and Migration Management Regulation).

Om de effectiviteit op vlak van verwijderingen te verhogen, bouwt DVZ momenteel op de site Steenokkerzeel aan een nieuw gesloten vertrekcentrum. Het doel is om de opvang van illegale vreemdelingen uit de andere gesloten centra en gevangenissen, die effectief op korte termijn worden verwijderd, te optimaliseren door dit te centraliseren in het vertrekcentrum vlak bij de luchthaven.

Momenteel werken ongeveer duizend personeelsleden voor de centrale diensten van Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel en nog eens een duizendtal personeelsleden zijn tewerkgesteld bij de gesloten centra te Brugge, Steenokkerzeel, Merksplas, Holsbeek en Vottem en het open opvangcentrum te Zaventem.

Meer informatie hierover en de wettelijke regelingen die hierop van toepassing zijn, vind je op de  website van Dienst Vreemdelingenzaken .

Bekijk ook het  filmpje over Dienst Vreemdelingenzaken.

FOD Binnenlandse Zaken

Veiligheid, crisisbeheer, brand- en inbraakpreventie, beheer van het Rijksregister, organiseren van verkiezingen, uitreiken van identiteitskaarten, beheren van migratiestromen … FOD Binnenlandse Zaken doet het allemaal en nog veel meer.

Uw veiligheid, ons beroep . Als FOD Binnenlandse zaken creëren wij een veilige samenleving waar burgers initiatief durven nemen en verbinding zoeken met elkaar. Ook op de werkvloer streven wij naar een  open organisatiecultuur waar jij als collega de ruimte krijgt om mee te denken of mee te beslissen, maar zeker ook  om mee te doen .

Onze FOD telt meer dan  zesduizend medewerkers  verdeeld over de  zes algemene directies (Civiele Veiligheid, Nationaal Crisiscentrum, Dienst Vreemdelingenzaken, Veiligheid & Preventie, Identiteit & Burgerzaken, Digitale Innovatie & Oplossingen), de overkoepelende stafdirecties , coördinatie- & ondersteuningsdiensten en de  vier onafhankelijke diensten (Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen, de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, de Vaste Commissie voor Taaltoezicht en de Federale diensten van de Gouverneurs).

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van hoger secundair onderwijs.
• Er is geen ervaring vereist.
• Je bent klantgericht. 
• Je hebt interesse in asiel en migratie.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Procedure

In het kort:

1. We screenen jouw diploma. 
2. Je legt meerdere testen op computer af bij FOD BOSA in Brussel ('Fase 1: Stap 2- Specifieke screening - PC').
   Opgelet! Deze selectieprocedure verloopt in twee fasen. Enkel kandidaten die slagen voor de pc-proef (Fase 1), kunnen worden uitgenodigd voor een bijkomende proef (Fase 2).
3. Je legt een interview af bij Dienst Vreemdelingenzaken ('Fase 2 - Bijkomende proef').

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Our offer

Aanbod

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van onbepaalde duur als administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1. Afhankelijk van de noden op het moment van aanwerving, kan je ook een contract van bepaalde duur aangeboden krijgen.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 31516,99 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Premies

Voor de functies in het Repatriëringscentrum 127bis en het Centrum voor Illegalen te Brugge gelden volgende premies:

Risicopremie : jaarlijkse toelage van €991,58, die wordt gedeeld door twaalf en maandelijks tegelijkertijd met de wedde vereffend.
Premie voor onaangenaamheden : maandelijkse forfaitaire vergoeding van €24,79

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • mogelijkheid tot telewerk (bij de centrale diensten in Brussel)
  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar (permantieregeling in de centra)
  • bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie (bij de centrale diensten in Brussel)
  • voordelige hospitalisatieverzekering  
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie (bij de centrale diensten in Brussel)
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • mogelijkheid om een fiets te leasen
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Voir email sur werkenvoor.be
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een laptop

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA .