Assistant·e Administratif·ve - Accueil - Admissions One Day - Horta/Brien- 38h

Le Centre Hospitalier Universitaire Brugmann (CHU Brugmann), hôpital public membre du réseau IRIS est doté d'une riche palette hospitalière (trois sites complémentaires : Horta, Paul Brien et Reine Astrid) et bénéficie d'une architecture spécifique en constante évolution.

Au travers de sa forte personnalité sociale, le CHU Brugmann œuvre à préserver l'accès des patients aux meilleurs soins, sans discrimination.

Médecins, infirmiers, paramédicaux, administratifs ou ouvriers, l'hôpital regroupe une très grande diversité de carrières, parfois insoupçonnées... Le CHU Brugmann est régulièrement à la recherche de nouveaux talents et de collaborateurs motivés, garants des valeurs de l'institution.

Nous sommes dès lors à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve), prêt(e) à intégrer un service du milieu hospitalier et ayant envie d’évoluer dans une équipe engagée et dynamique.

  Activités et tâches liées à la fonction

• Veiller au contrôle de l’identité du.de la patient.e pour garantir la sécurité et la qualité de la prise en charge.
• Accueillir le.la patient.e et ses proches avec respect et courtoisie.
• Assurer le relais d’informations entre le.la patient.e et les services impliqués, afin de garantir un parcours patient.e sûr et organisé.
• Informer les patient.e.s, au téléphone et en présentiel.
• Organiser les rendez-vous, en veillant à la clarté des informations transmises.
• Encoder, mettre à jour et vérifier les données administratives et mutualistes.
• Suivre les (pré)admissions et signaler sans délai les modifications ou annulations.
• Gérer la caisse et en assumer la responsabilité dans le respect des procédures.
• Utiliser efficacement les outils (IPlan, WISH) pour garantir la cohérence et la fiabilité des données.
• Collaborer de façon constructive et bienveillante avec les collègues des différents services pour assurer la coordination autour du.de la patient.e.
• Participer à l’harmonisation des procédures entre les sites (Horta / Brien) pour les mêmes types d’accueil, sauf exception validée.
• S’adapter à l’évolution des outils numériques et aux nouvelles procédures pour contribuer à l’efficacité du service.
• Respecter les procédures établies et appliquer les consignes transmises par la responsable hiérarchique.

Exigences attendues pour la fonction

• Niveau bachelier ou expérience équivalente pertinente pour la fonction
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l'examen Selor)
• Satisfaire à l’entretien de sélection
• Satisfaire aux conditions du profil
• Date d’entrée en fonction : immédiate

Profil recherché pour la fonction

• Connaissance du néerlandais parlé, indispensable
• Communication claire et écoute active, favorisant des échanges efficaces et respectueux avec les patient.e.s et les collègues.
• Organisation, rigueur et souci du détail, contribuant à la fiabilité du suivi administratif et au respect des procédures.
• Empathie et tact, avec la capacité d’adapter l’approche aux situations variées rencontrées dans le milieu hospitalier.
• Flexibilité pour exercer la fonction sur les différents sites (Horta et Brien) et dans les différents accueils, selon les besoins organisationnels.
• Adaptabilité et capacité à hiérarchiser les priorités au quotidien, notamment face aux imprévus ou aux périodes d’affluence.
• Autonomie et sens de l’initiative, dans le cadre des procédures établies.
• Esprit d’équipe et collaboration constructive, pour soutenir la coordination entre les différents services.
• Résilience et calme pour assurer un accueil de qualité.
• Polyvalence, pour s’adapter aux différents lieux et missions liés à la prise en charge des patient.e.s
• Expérience ou connaissance du milieu hospitalier (accueil / secrétariat / call-center) constituant un atout.

• Hiérarchie : Team Leader
• Horaire : 38h/semaine

  Langues

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12).

Offre

• Fonction interne : Assistant Administratif – Accueil – Admissions – One Day
• Montants annuels à temps plein : Echelle barémique (charte sociale) : B/1/2/3

• Le package salarial comprend de nombreux avantages extra-légaux tels que notamment:
• des chèques repas d’une valeur de 7,30€;
• des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge);
• une intervention (80% pour la SNCB et 100% pour la STIB) dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo;
• une prime annuelle d’attractivité et une prime de fin d’année;
• une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10);
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance) ;
• Une assurance pension (3% à charge totale de l’employeur) ;
• Une crèche pour les enfants du personnel ;
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS);
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste;
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière.

Modalités d’introduction des candidatures

Vous êtes intéressé(e) ? Vous avez envie de rejoindre une des plus belles institutions hospitalières de Bruxelles ? Veuillez-vous rendre sur le site internet du CHU Brugmann ou sur son intranet et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).

Le présent appel doit être porté à la connaissance de tous les membres du personnel. C’est pourquoi les Chefs de Service veilleront à ce que ces informations soient également communiquées aux membres de leur service.

Nous avons hâte de vous rencontrer !

Caroline Franckx

Directrice Générale