Senior Administratief Medewerker (halftijds)

Wij zoeken een
Senior Administratief Medewerker (halftijds)!

Om de continuïteit en efficiëntie van het secretariaat te garanderen, wordt het team tijdelijk versterkt met een 50%-ondersteunende administratieve functie.

In deze rol bied je senior administratieve ondersteuning aan de afdeling en zorg je voor een vlotte coördinatie van de dagelijkse werking, projecten en communicatie met interne en externe stakeholders.

Dit zijn je voornaamste taken :

Belangrijkste verantwoordelijkheden:
– Beheer van administratieve documenten en processen.
-Organiseren van agenda’s, vergaderingen, reizen, seminars en evenementen.
– Ondersteunen van aankoop- en facturatieprocessen (Ariba, SAP).
– Coördineren van bezoekers, contracten en communicatie.
– Onderhouden en optimaliseren van administratieve tools en processen (o.a. SharePoint).
– Zorgen voor de beschikbaarheid van kantoor- en projectbenodigdheden.

Aanvullende taken:
– Back-up voor collega’s bij afwezigheid.
– HR-administratie (onboarding, interne communicatie).
– Ondersteuning bij tijdsregistratie en personeelsadministratie.
– Bijdragen aan procesverbetering en efficiëntie.
– Werken met een hoge mate van vertrouwelijkheid en verantwoordelijkheid.

Dit zijn must-haves voor deze job:

Opleiding en ervaring:
– Bachelor in Office Management of gelijkwaardig door relevante ervaring.
– Minstens 7 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen een industriële of technische omgeving.

Technische vaardigheden:
– Uitstekende kennis van Microsoft Office (Word, Excel en PowerPoint).
– Ervaring met ERP-systemen (SAP).
– Ervaring met aankoop- en procurementtools zoals Ariba en met planningssystemen is een sterke troef.

Persoonlijke competenties
– Sterk organisatorisch vermogen en in staat om meerdere taken tegelijk te beheren.
– Nauwkeurig en detailgericht.
– Uitstekende communicatieve vaardigheden en vlotte omgang met verschillende stakeholders.
– Kan zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid op.
– Proactieve en oplossingsgerichte ingesteldheid.
– Discreet en betrouwbaar in het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Talenkennis:
– Vloeiend Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
– Goede praktische kennis van het Engels, met voldoende begrip van technische documentatie.