Administratief medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Lokaal bestuur Tervuren organiseert een selectieprocedure voor de aanleg van een wervingsreserve voor de functie van administratief medewerker. Ben je geslaagd voor deze selectie, dan word je opgenomen in deze wervingsreserve. De wervingsreserve is één jaar geldig, en kan eventueel verlengd worden tot maximum drie jaar.

Wanneer er binnen een specifieke dienst van het lokaal bestuur een vacature voor administratief medewerker vrijkomt, kunnen kandidaten uit de wervingsreserve worden uitgenodigd voor een bijkomende selectieproef. Die proef richt zich op het concrete takenpakket en de context van de dienst waarvoor de vacature openstaat.

Een administratief medewerker ondersteunt de dagelijkse werking van de organisatie en zorgt ervoor dat medewerkers, burgers en externe partners kunnen rekenen op een correcte en efficiënte dienstverlening.

Algemeen takenpakket:

• Verwerken en opvolgen van administratieve dossiers.
• Opstellen, registreren en beheren van documenten, brieven, verslagen en databanken.
• Beantwoorden van vragen van burgers, collega's en externe partners.
• Instaan voor een correcte verwerking van gegevens en administratieve procedures.
• Ondersteunen van projecten, activiteiten en organisatorische processen.
• Opvolgen van termijnen, afspraken en administratieve acties.
• Werken met diverse softwaretoepassingen en digitale systemen.
• Mee bewaken van de kwaliteit, correctheid en vertrouwelijkheid van informatie.
• Signaleren van verbeterkansen en meewerken aan een efficiënte dienstverlening.

Jouw profiel

Voor administratieve functies wordt verwacht dat kandidaten beschikken over:

• een diploma secundair onderwijs of slaagt voor een capaciteitstest;
• goede administratieve vaardigheden;
• basiskennis ICT;
• vlotte omgang met courante softwaretoepassingen;
• bereidheid om regelgeving, procedures en interne afspraken correct toe te passen.

Daarnaast herken je je in de volgende competenties:

• Samenwerken met collega's en actief bijdraagt aan een positieve teamsfeer.
• Kwaliteitsgericht werkt en verantwoordelijkheid opneemt voor je dossiers.
• Klantgericht handelt en burgers op een vriendelijke en professionele manier helpt.
• Effectief communiceert, zowel mondeling als schriftelijk.
• Nauwkeurig analyseert en administratieve informatie correct verwerkt.
• Planmatig werkt en prioriteiten kan stellen.
• Beslissingen neemt binnen het kader van de geldende procedures.
• Kennis deelt en collega's ondersteunt waar nodig.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

Voordelen van de betrekking

Beroepservaring opgedaan bij een andere overheid wordt volledig meegerekend voor de geldelijke anciënniteit.  Relevante beroepservaring opgedaan in de privésector of als zelfstandige wordt maximum voor 20 jaar meegerekend voor de geldelijke anciënniteit.

• Naast je loon heb je ook recht op maaltijdcheques (8 euro per gewerkte dag), jaarlijkse ecocheques en een geschenkbon om te spenderen bij de Tervuurse handelaars.
• Je werkt met glijtijden, dus je kan jouw werk en privé op elkaar afstemmen. Ook thuiswerk behoort tot de mogelijkheden.
• 33 vakantiedagen per jaar (+ feestdagen)
• Opleidingsmogelijkheden
• Gratis hospitalisatieverzekering (bij contract van onbepaalde duur, of na een tewerkstelling van 1 jaar)
• Jaarlijks gratis griepvaccin
• We sparen mee voor je oude dag met de tweede pensioenspijler
• Je kan via het werk gratis gebruik maken van het openbaar vervoer. Kom je met de fiets? Dan belonen we je met een fietspremie van 0,35 euro per kilometer. Bovendien zal je vanaf 2024 ook een fiets kunnen leasen (na de inloopperiode).
• Onze organisatie is lid van GSD-V dus kunnen al onze medewerkers profiteren van hun voordelen (stevige kortingen met jouw pluspas, premies wanneer je gaat wettelijk samenwonen of trouwen of een kindje krijgt, goedkoper op reis, etc.)
• Leuke activiteiten met de collega's, zoals een jaarlijks petanquetoernooi, personeelsfeest, afterwork-activiteiten, sport onder middag,.
• Gebeten door cultuur? Profiteer dan van het voordeeltarief via de UiTPAS.