Administratief assistent - Limburg (m/v/x)

Jobinhoud

Draag bij aan de operationele effectiviteit van onze strijdkrachten terwijl je je vaardigheden ontwikkelt in een stimulerende en lonende omgeving. Ga de uitdaging aan en maak integraal deel uit van onze cruciale missie om het land te beschermen. Jouw administratieve expertise zal een essentiële schakel zijn in het soepel laten verlopen van onze gevarieerde activiteiten.

Sluit je nu bij ons aan en smeed je toekomst in het hart van de actie bij het Ministerie van Defensie!

Je maakt deel uit van een administratief team bestaande uit militairen en burgerpersoneel. Je bent verantwoordelijk voor de volgende taken:

• ·      
  Je beheert administratieve dossiers

• ·      
  Je draagt bij aan een goede organisatorische en administratieve werking

• ·      
  Je beantwoordt verzoeken van klanten

• ·      
  Je ondersteunt het personeel met administratieve voorschriften in een specifiek domein: personeelsbeheer, veiligheidsbeheer, opleidingsbeheer, logistiekbeheer, IT-systeembeheer, budgetbeheer, infrastructuurbeheer, public relations beheer, enz.

Voor het uitvoeren van je taken, kan je vertrouwen op gedetailleerde procedures en richtlijnen, maar ook op ervaren je ervaren collega’s en je teammanager.

Wij zoeken administratieve assistenten voor verschillende eenheden in de provincie Limburg. Hieronder vind je per regio meer informatie:

Regio Leopoldsburg

• Bataljon Bevrijding – 5 Linie (Bvr/5 Li) – optie 1
  Je ondersteunt het Public Affairs Office in de dagelijkse werking en draagt actief bij aan de positieve zichtbaarheid van het Bataljon en zijn opdrachten via sociale media. In deze veelzijdige functie help je mee om professionele en aantrekkelijke communicatie te creëren die de bevolking helder en correct informeert.

• ·      
  Bataljon Bevrijding – 5 Linie (Bvr/5 Li) – optie 2
  Je biedt ondersteuning in het dagelijkse beheer van voertuigen en materieel en draagt zo bij aan een efficiënte logistieke werking binnen het bataljon. Je helpt mee om het bataljon optimaal te ondersteunen, zodat opdrachten vlot, efficiënt en professioneel kunnen worden uitgevoerd.

• Kamp Beverlo
  Je ondersteunt de werking van Kamp Beverlo door keuringen en werkorders te plannen, op te volgen en te coördineren. Je fungeert hierbij als aanspreekpunt tussen Defensie en externe partners. Daarnaast draag je bij aan het beheer van contracten, de voorbereiding en opvolging van vergaderingen, en de algemene monitoring van infrastructuur, projecten en middelen binnen het garnizoen Leopoldsburg.

• Divisie Communication Information systems & Infrastructuur (MRC&I)
  Je staat in voor het domaniaal beheer en bent primair verantwoordelijk voor het afleveren van domaniale vergunningen en concessies voor het gebruik van militaire infrastructuur door derden. Daarnaast volg je de domaniale toestand van het domein op, win je adviezen in voor vergunningsaanvragen en houd je rekening met de budgettaire impact.

• 2/4 Regiment Lansiers (2/4L)
  Je draagt hoofdzakelijk bij aan de algemene werking van de dienst, met een duidelijke focus op lokale aankopen. Als verantwoordelijke beheer je het volledige proces van offertes, bestellingen, betalingen en budgetopvolging, volledig in lijn met de richtlijnen voor overheidsopdrachten binnen Defensie. Daarnaast lever je logistieke steun voor oefeningen en evenementen, onder meer via aanvragen en afstemming met interne partners.

Regio Sint-Truiden

• ·      
  Koninklijke School voor OnderOfficieren (KSOO) – optie 1
  Je ondersteunt leerlingen en het kader bij vragen rond betalingen, verloven, reglementering en het opstellen van planningen. De focus ligt daarbij op leerlingen in technische opleidingen en kandidaten die zich voorbereiden op de KMS. Daarnaast geef je regelmatig briefings waarin je deze onderwerpen helder toelicht en zorgt voor een correcte en consequente opvolging.

• Koninklijke School voor OnderOfficieren (KSOO) – optie 2
  Je beheert en coördineert diverse vormingen, waarbij je cursisten inschrijft en alle administratieve stappen nauwkeurig opvolgt. Je stelt convocaties op, voorziet examens, nodigt juryleden uit en organiseert zowel de deliberatiecommissies als de proclamatie. Daarnaast stel je volledige vormingsdossiers op en zorg je voor een correcte en tijdige opvolging ervan.

Belangrijk: Je bent bereid in een militair milieu te werken en een veiligheidsverificatie te ondergaan (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst).

Door bij het Ministerie van Defensie te gaan werken, erken en aanvaard je dat op elk moment tijdens jouw dienstverband een veiligheidscontrole vereist kan zijn, afhankelijk van de vereisten van de nationale veiligheid. Je verbindt je ertoe je te onderwerpen aan deze veiligheidsonderzoeken, met inbegrip van die van periodieke aard, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, met name de wet van 11 december betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst, zoals gewijzigd bij de wet van 3 mei 2005.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Het personeel (militairen en burgers) moet het neutraliteitsprincipe naleven en dus geen opvallende religieuze symbolen dragen of tonen.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Werkgever

Er zijn 5 vacante plaatsen binnen het Ministerie van Defensie . Afhankelijk van je affiniteiten zijn er meerdere functies beschikbaar op verschillende locaties, waaronder: Leopoldsburg (Bvr/5 Li, Kamp Beverlo, MRC&I en 2/4L) en Sint-Truiden (KSOO). 

• Het Bataljon Bevrijding – 5 Linie (Bvr/5 Li) is een dynamisch en professioneel infanteriebataljon binnen de Gemotoriseerde Brigade in Leopoldsburg. De sterkte van de eenheid schuilt in de expertise en inzet van haar gevechtssoldaten. Het Bataljon traint intensief om de Belgische overheid en internationale gemeenschap te voorzien van de nodige middelen om te reageren op mogelijke veiligheidsuitdagingen.
• Kamp Beverlo is een faciliterende eenheid die beschikt over uitgestrekte oefenterreinen, gespecialiseerde infrastructuur en logistieke voorzieningen. De kernopdracht bestaat uit het administratief en logistiek ondersteunen van aangehechte eenheden. Door de nodige faciliteiten aan te reiken, zorgt Kamp Beverlo ervoor dat klanteenheden hun opleiding, training en voorbereiding op operationele inzet in optimale omstandigheden kunnen uitvoeren.
• De Divisie Communication Information Systems & Infrastructure (MRC&I) maakt deel uit van het directoraat-generaal Material Resources. Deze divisie staat in voor het beheer, controle en verdere ontwikkeling van de infrastructuur en het materieelbeleid binnen Defensie. MRC&I ondersteunt de operationele eenheden op een efficiënte manier en zorgt voor een duurzaam beheer van de middelen van Defensie.
• Het 2/4 Regiment Lansiers (2/4L) is een cavalerie-eenheid binnen de Gemotoriseerde brigade. De eenheid vormt en traint haar personeel in het plannen en uitvoeren van ingestegen gevechtsoperaties op tactisch en interwapen-niveau. Daarnaast ondersteunt 2/4L de Natie, zowel nationaal als internationaal.
• De Koninklijke School voor Onderofficieren (KSOO) verzorgt de basisopleiding aan alle onderofficieren van de Belgische Defensie. De kazerne is gevestigd in Sint-Truiden, op Campus Saffraanberg. De KSOO positioneert zich als het huis van Vertrouwen van de onderofficieren van Defensie. Het commando en de staf worden ondersteund door twee directies: de Directie Vorming en de Directie Steun.

Het  Ministerie van Defensie is verantwoordelijk voor de verdediging van het nationale grondgebied, de organisatie van missies in het buitenland in een internationale context en in het kader van hulp aan de bevolking bij rampen, zowel op het nationale grondgebied als in het buitenland. Defensie heeft een specifieke structuur en cultuur en is met ongeveer 30.000 medewerkers een van de grootste werkgevers van ons land.

Het  Ministerie van Defensie  vormt een gemengde werkomgeving, met  zowel burger- als militair personeel , zowel mannen als vrouwen, afkomstig uit een van de drie officiële taalregimes van België.

Hier kan je bijkomende informatie terugvinden over het  Ministerie van Defensie .

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van hoger secundair onderwijs
• Je bent goed in administratie 
• Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Procedure

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit.
2. Je legt meerdere testen op computer af bij FOD BOSA in Brussel.
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze stap niet georganiseerd worden.
3. Je legt een interview af met een gevalstudie (optioneel) bij FOD BOSA in Brussel.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Our offer

Aanbod

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als Administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 30.898,32 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Erkenning van de professionele ervaring

• Wat anciënniteit en financiële anciënniteit betreft, houdt de administratie automatisch rekening met jouw dienstjaren in de openbare sector.
• Voor financiële anciënniteit is het mogelijk om diensten in de privésector of als zelfstandige in aanmerking te nemen als de opgedane ervaring relevant is voor de functie die je bij de overheid gaat bekleden.
• Het verzoek om rekening te houden met in de privésector (of als zelfstandige) opgedane beroepservaring moet binnen de eerste 3 maanden na indiensttreding worden ingediend. Het verzoek wordt pas geanalyseerd door de bevoegde dienst nadat je in dienst bent getreden.

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen: 

• Goede balans tussen werk en privé 

  • glijdende werkuren in een 38-uren week 

  • telewerk is mogelijk (na een inwerkperiode) 

  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar + 3 dagen dienstontheffing van het departement 

  • 2 extra verlofdagen op 15 november (Koningsdag) en 15 april (verjaardag van de Koning) 

  • een gesubsidieerde crèche in het militair kwartier (niet in alle kwartieren) 

  • bereikbaar met het openbaar vervoer 

  • gebruik van sportfaciliteiten tijdens de werkuren 

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden 

  • uitgebreid  opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren) 

  • uitgebreide  loopbaankansen

• Financiële voordelen 

  • maaltijdcheques ter waarde van €6 per gewerkte dag 

  • telefoonvergoeding van €15 per maand 

  • mogelijkheid tot het krijgen van een  tweetaligheidspremie

  • voordelige hospitalisatieverzekering en terugbetaling van eigen bijdragen voor consultaties bij artsen, tandartsen en fysiotherapeuten erkend door Defensie 

  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer 

  • 50% korting op privéverplaatsingen met de NMBS en tussen 20% en 30% op de TEC 

  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen 

  • mogelijkheid tot fietsleasing 

  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie 

  • voordelen en interessante aanbiedingen via  Voir email sur werkenvoor.be

• allerlei sociale voordelen 

  • recht op de voordelen van  Def+ , deze dienst verleent verschillende diensten en organiseert voordelen die het leven van het personeel van Defensie makkelijker of goedkoper maken zoals bijvoorbeeld voordelige vakanties, kortingen via hun webshop, huisvesting in de buurt van de werkplaats en sociale dienstverlening 

  • terbeschikkingstelling van een laptop 

  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen. 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de  website van BOSA .