Administratief assistent - West-Vlaanderen (m/v/x)

Jobinhoud

Draag bij aan de operationele effectiviteit van onze strijdkrachten terwijl je je vaardigheden ontwikkelt in een stimulerende en lonende omgeving. Ga de uitdaging aan en maak integraal deel uit van onze cruciale missie om het land te beschermen. Jouw administratieve expertise zal een essentiële schakel zijn in het soepel laten verlopen van onze gevarieerde activiteiten.

Sluit je nu bij ons aan en smeed je toekomst in het hart van de actie bij het Ministerie van Defensie!

Je maakt deel uit van een administratief team bestaande uit militairen en burgerpersoneel. Je bent verantwoordelijk voor de volgende taken:

• Je beheert de administratieve dossiers 
• Je draagt bij tot de goede organisatorische en administratieve werking
• Je beantwoordt verzoeken van klanten
• Je ondersteunt het personeel met administratieve voorschriften in een specifiek domein: personeelsbeheer, veiligheidsbeheer, opleidingsbeheer, logistiek beheer, public relations beheer, IT-systeembeheer, budgetbeheer, infrastructuurbeheer, enz.

Voor het uitvoeren van je taken kun je vertrouwen op gedetailleerde procedures en richtlijnen, maar ook op je ervaren collega's en je teammanager.

Wij zoeken administratieve assistenten voor verschillende eenheden over heel West-Vlaanderen. Hieronder vind je per regio meer informatie:

Regio Zeebrugge

• Directie Navy Logistics & Support (DNLS)
  Je staat in voor het logistiek en budgettair beheer van de contracten. Je beheert het volledige aankoopproces: van het opstellen van offerteaanvragen, bestelbrieven en documenten rond overheidsopdrachten tot de opvolging van aankopen en facturatie. Daarnaast analyseer en prioriteer je behoeften binnen de toegewezen contracten en onderhoud je het overleg met interne diensten, leveranciers en andere betrokken partijen. Je zorgt verder voor de nodige budgettaire rapportering en administratieve opvolging.

Regio Koksijde

• Vliegbasis Koksijde (BKOKS)
  Je maakt deel uit van de Dienst Kwaliteit en Competenties binnen het Smaldeel Maintenance van de Luchtmachtbasis Koksijde, het expertisecentrum voor helikopteroperaties van Defensie. Je staat in voor de planning, voorbereiding, uitvoering en opvolging van interne audits binnen de onderhoudsorganisatie van de NH90-helikopters. Daarnaast waak je over de competenties van het technisch personeel door opleidingen, licenties, machtigingen en brevetten op te volgen.

Regio Oostende

• Maritieme Operations Centre (MOC)
  Als operator bij Oostenderadio ben je een essentiële schakel in de maritieme veiligheid op zee en op de Belgische binnenwateren.
  Je staat in voor het 24/7 verzekeren van radiocommunicatie, het opvolgen van nood-, spoed- en veiligheidsverkeer, en het verspreiden van maritieme veiligheidsinformatie. Daarnaast behandel je inkomend en uitgaand radioverkeer en voer je administratieve taken uit. Je werkt in een ploegensysteem (dag-, nacht- en weekenddiensten) en handelt professioneel, zelfstandig en stressbestendig.

Regio Lombardsijde

• Bataljon Military Training Areas and Facilities (Bn MTAF)
  Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de planning binnen het Kamp van Lombardsijde. Je beheert de planning en verzorgt de concessies voor externe diensten die gebruik maken van het schietveld. Daarnaast bouw je kennis op van de verschillende schietstanden en fungeer je als aanspreekpunt voor kamperende troepen en andere gebruikers van het domein.

Regio Brugge

• Navy Academy (NAC)
  Je staat in voor het beheer, de registratie en de uitgifte van analoge en digitale leermiddelen voor leerlingen en instructeurs van de NAC. Je ondersteunt gebruikers bij het gebruik van digitale leeromgevingen en fungeert als aanspreekpunt voor hardware- en softwareproblemen in samenwerking met CIS en andere ondersteunende diensten. Daarnaast beheer je de uitleenprocedures, stock en logistieke opvolging van leermiddelen en bureaumateriaal, en zorg je ervoor dat leerlingen en instructeurs steeds beschikken over de nodige middelen om kwalitatief te kunnen werken en leren.
• Directie Navy Logistics & Support (DNLS)
  Je staat in voor het volledige beheer van de financiële middelen (cash, rekeningen en stock) binnen de ‘Restauratie-Hotel-Diensten van Defensie- vloot’ en zorgt voor een correcte boekhoudkundige opvolging en maandelijkse afsluiting van de rekeningen. Je volgt facturen en betalingen op, int schuldvorderingen en rapporteert over de financiële toestand van de vloot. Daarnaast bereid je overheidsopdrachten voor en waak je over de correcte uitvoering van contractuele afspraken met leveranciers aan boord. Indien van toepassing geef je ook leiding aan de verkooppunten aan boord en zorg je voor het beheer en de verdeling van wisselgeld en fondsen.

Regio Gent

• Militair Commando – Provincie Oost-Vlaanderen (MPC-O-VL)
  Je staat in voor de coaching van het secretariaat, waarbij je een klein team medewerkers aanstuurt en motiveert in de dagelijkse werking. Daarnaast beheer je een breed pakket aan administratieve taken, waaronder de verwerking van briefwisseling en post, het bijhouden en actualiseren van personeelsdossiers en het administratief beheer van zowel vast als reservekader. Je zorgt ook voor de correcte archivering en digitalisering van documenten. Verder sta je in voor de financiële opvolging binnen het secretariaat, inclusief boekhoudkundige verrichtingen. Tot slot neem je communicatie- en protocollaire taken op, zoals contacten met vaderlandslievende verenigingen, het beheer van sociale media en ondersteuning bij events en protocolactiviteiten.

Regio Houthulst – Poelkapelle

• Dienst voor Opruiming en Vernietiging van Ontploffingstuigen (DOVO)
  Je staat in voor de financiële opvolging van de corporate contracten Facility Management (infra en horeca) en Security Management, in nauwe samenwerking met de respectieve Front Desks. Daarnaast onderhoud je de nodige contacten met interne financiële diensten binnen DOVO en Defensie, evenals met externe contractanten, om een correcte en vlotte contractuitvoering te garanderen. Je ondersteunt de Location Manager en Adjunct Location Manager bij de bredere werking van het Location Office en draagt zo bij aan een efficiënte operationele en administratieve opvolging van de site.
• Directie Navy Logistics & Support (DNLS)
  Je staat in voor de administratieve en boekhoudkundige ondersteuning, met als doel de continue en efficiënte werking van de munitievoorziening te garanderen. Je beheert en controleert de boekhoudkundige processen binnen de munitie store LCG0 en stelt de nodige transportdocumenten en toestemmingen op om bevoorrading en herbevoorrading van militair personeel mogelijk te maken. Daarnaast volg je diverse administratieve en veiligheidsgerelateerde lijsten op en sta je in voor de planning van werkzaamheden binnen K-STER C. Tot slot fungeer je als eerste aanspreekpunt, zowel telefonisch als via mail, waarbij je zorgt voor een vlotte communicatie en opvolging van vragen en dossiers.

Regio Wingene

• Competentiecentrum Vliegend Materieel en Communicatie- en Informatiesystemen (CC V&C)
  Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de siteverantwoordelijke en zorgt voor de opvolging van aankopen en bestellingen van technisch materiaal en algemeen verbruiksmateriaal voor beide sites, zowel via contracten als via lokale aankopen. Daarnaast maak je werkaanvragen op voor herstellingen en onderhoud van de infrastructuur en volg je deze administratief op. Je bent ook verantwoordelijk voor het bijhouden van inventarissen en het stockbeheer, zodat de beschikbaarheid van materialen steeds correct en up-to-date blijft.

Belangrijk : Je bent bereid in een militair milieu te werken en een veiligheidsverificatie te ondergaan (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst). 

Door bij het Ministerie van Defensie te gaan werken, erkent en aanvaardt u dat op elk moment tijdens uw dienstverband een veiligheidscontrole vereist kan zijn, afhankelijk van de vereisten van de nationale veiligheid. U verbindt zich ertoe u te onderwerpen aan deze veiligheidsonderzoeken, met inbegrip van die van periodieke aard, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, met name de wet van 11 december betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst, zoals gewijzigd bij de wet van 3 mei 2005.   

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten. 

Het personeel (militairen en burgers) moet het neutraliteitsprincipe naleven en dus geen opvallende religieuze symbolen dragen of tonen. 

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Werkgever

Er zijn 10 vacante plaatsen binnen het Ministerie van Defensie. 

Afhankelijk van je affiniteiten zijn er verschillende functies beschikbaar in verschillende eenheden op verschillende locaties:

Zeebrugge

• Er is 1 plaats bij Directie Navy Logistics & Support (DNLS)te Zeebrugge (Graaf Jansdijk 1, 8380 Zeebrugge). DNLS levert technische, logistieke, beveiligings- en facilitaire ondersteuning aan de Marine. Verder zijn ze verantwoordelijk voor de inzet en coördinatie van de TSS-diensten die in of vanuit de marinebasis werken en bieden ze ondersteuning voor alle klanten van de Marinebasis Zeebrugge.

Koksijde

• Er is 1 plaats bij de  V liegbasis Koksijde (B-Koks) te Koksijde (Robert Vandammestraat 100, 8670 Koksijde). 
  De luchtmachtbasis Koksijde is vandaag erkend als expertisecentrum voor helikopteroperaties . Deze operaties vinden hoofdzakelijk plaats in het domein van redding op zee en ondersteuning van de marine. De luchtmachtbasis van Koksijde zal volledig worden gemoderniseerd in het kader van een aantal nieuwe capacitaire ontwikkelingen. Hierbij zal een significant groeitraject voor de Basis worden ontwikkeld in de komende jaren. Het Smaldeel Maintenance is verantwoordelijk voor het onderhoud van de gestationeerde
  helikopters. Vandaag betreft dit enkel de NH90. Binnen dit smaldeel Maintenance verzorgt de Flight NH90 het dagelijks onderhoud van deze helikopters. De planning van het onderhoud wordt uitgevoerd door de Dienst LCAMO (Local Continued Airworthiness Management Organisation).

Oostende

• Er is 1 plaats bij het Maritieme Operations Centre (MOC) te Oostende (3de en 23ste Linieregimentsplein 1, 8400 Oostende). Het MOC ondersteunt de vloot door de situatie continu te monitoren, de situationele bewustheid te waarborgen en operationele activiteiten te plannen. Tevens coördineert de MOC middelen en strategieën om de missies van de vloot effectief te ondersteunen. 

Lombardsijde

• Er is 1 plaats bij het Bataljon Military Training Areas and Facilities (Bn MTAF) te Lombardsijde (Matrozenlaan 16, 8620 Lombardsijde). Het Bn MTAF is onderdeel van het  Competentiecentrum van de Landcomponent (CC Land).  Het CC Land is een gespecialiseerd commando binnen de Belgische Landcomponent van Defensie. Dit commando is verantwoordelijk voor de planning, coördinatie en uitvoering van landoperaties.

Brugge

• Er is 1 plaats bij Directie Navy Logistics & Support (DNLS)te Brugge (Leopold Debruynestraat 125, 8310 Brugge). DNLS levert technische, logistieke, beveiligings- en facilitaire ondersteuning aan de Marine. Verder zijn ze verantwoordelijk voor de inzet en coördinatie van de TSS-diensten die in of vanuit de marinebasis werken en bieden ze ondersteuning voor alle klanten van de Marinebasis Zeebrugge.
• Er is 1 plaats binnen de  Navy Academy (NAC)  te Brugge (Leopold Debruynestraat 125, 8310 Brugge). NAC is een expertisecentrum dat bijdraagt tot een professionele inzetbare en veilig opererende marine. Ze bieden VAK (Vaardigheden, Attitude, Kennis) -expertise en faciliteren ervaringsgerichte opleidingen & trainingen.

Gent

• Er is 1 plaats binnen het Militair Commando Provincie Oost-Vlaanderen (MPC-O-VL) te Gent (Kattenberg 72, 9000 Gent).
  In elke provincie en in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is er een militair commando. De provinciecommando's vormen de brug tussen Defensie en de lokale autoriteiten. Hun taken zijn erg uiteenlopend. Op hun grondgebied coördineren zij de hulp aan de natie bij crisissituaties, staan in contact met de lokale autoriteiten om de eigen en geallieerde eenheden op operatie of oefening te ondersteunen en om de opvolging ervan te verzekeren en organiseren en ondersteunen Public Relations (PR) en protocolactiviteiten.

Houthulst - Poelkapelle

• Er is 1 plaats binnen de Dienst voor Opruiming en Vernietiging van Ontploffingstuigen (DOVO) te Poelkapelle (Schaapbaliedreef 1, 8920 Langemark-Poelkapelle). De Dienst voor Opruiming en Vernietiging van Ontploffingstuigen (DOVO) staat in om achtergebleven munitie en niet-ontplofte explosieven op te ruimen, te neutraliseren en te ontmantelen.  

Wingene

• Er is 1 plaats binnen het Competentiecentrum Vliegend Materieel en Communicatie- en Informatiesystemen (CC V&C) te Wingene (Predikherenstraat 27, 8750 Wingene). Het CC V&C is een cruciale militaire ondersteuningsdivisie. Het hoofddoel van deze eenheid is het leveren van IT-diensten aan alle Defensiegebruikers, zowel voor dagelijkse taken als tijdens operationele inzet. Daarnaast beschikt het over uitgebreide expertise om ervoor te zorgen dat alle militaire luchtvaartmiddelen operationeel blijven. Dit omvat het onderhoud en testen van zowel kleine componenten als complete systemen, waardoor ze luchtwaardig blijven. Je zal terechtkomen bij RCS (Radio Communication Services). Het RCS is een zendstation dat samenwerkt met het RCS te Oudenburg en die beiden voorzien voor de communicatie met het maritiem verkeer. 

Het Ministerie van Defensie is verantwoordelijk voor de verdediging van het nationale grondgebied, de organisatie van missies in het buitenland in een internationale context en in het kader van hulp aan de bevolking bij rampen, zowel op het nationale grondgebied als in het buitenland. Defensie heeft een specifieke structuur en cultuur en is met ongeveer 30.000 medewerkers een van de grootste werkgevers van ons land. 

Het vormt een gemengde werkomgeving, met  zowel burger- als militair personeel , zowel mannen als vrouwen, afkomstig uit een van de drie officiële taalregimes van België. 

Hier kan je bijkomende informatie terugvinden over het Ministerie van Defensie.  

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van hoger secundair onderwijs
• Je bent goed in administratie 
• Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Procedure

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit
2. Je legt meerdere testen op computer af bij FOD BOSA in Brussel 
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze stap niet georganiseerd worden. 
3. Je legt een interview af met een gevalstudie (optioneel) bij FOD BOSA in Brussel.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Our offer

Aanbod

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als Administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 30.898,92 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Erkenning van de professionele ervaring

• Wat anciënniteit en financiële anciënniteit betreft, houdt de administratie automatisch rekening met jouw dienstjaren in de openbare sector.
• Voor financiële anciënniteit is het mogelijk om diensten in de privésector of als zelfstandige in aanmerking te nemen als de opgedane ervaring relevant is voor de functie die je bij de overheid gaat bekleden.
• Het verzoek om rekening te houden met in de privésector (of als zelfstandige) opgedane beroepservaring moet binnen de eerste 3 maanden na indiensttreding worden ingediend. Het verzoek wordt pas geanalyseerd door de bevoegde dienst nadat je in dienst bent getreden.

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen: 

• Goede balans tussen werk en privé 

  • glijdende werkuren in een 38-uren week 

  • telewerk is mogelijk (na een inwerkperiode) 

  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar + 3 dagen dienstontheffing van het departement 

  • 2 extra verlofdagen op 15 november (Koningsdag) en 15 april (verjaardag van de Koning) 

  • een gesubsidieerde crèche in het militair kwartier (niet in alle kwartieren) 

  • bereikbaar met het openbaar vervoer 

  • gebruik van sportfaciliteiten tijdens de werkuren 

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden 

  • uitgebreid  opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren) 

  • uitgebreide  loopbaankansen

• Financiële voordelen 

  • maaltijdcheques ter waarde van €6 per gewerkte dag 

  • telefoonvergoeding van €15 per maand 

  • mogelijkheid tot het krijgen van een  tweetaligheidspremie

  • voordelige hospitalisatieverzekering en terugbetaling van eigen bijdragen voor consultaties bij artsen, tandartsen en fysiotherapeuten erkend door Defensie 

  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer 

  • 50% korting op privéverplaatsingen met de NMBS en tussen 20% en 30% op de TEC 

  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen 

  • mogelijkheid tot fietsleasing 

  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie 

  • voordelen en interessante aanbiedingen via  Voir email sur werkenvoor.be

• allerlei sociale voordelen 

  • recht op de voordelen van  Def+ , deze dienst verleent verschillende diensten en organiseert voordelen die het leven van het personeel van Defensie makkelijker of goedkoper maken zoals bijvoorbeeld voordelige vakanties, kortingen via hun webshop, huisvesting in de buurt van de werkplaats en sociale dienstverlening 

  • terbeschikkingstelling van een laptop 

  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen. 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen,...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de  website van BOSA .